Традиционный подход к управлению персоналом базируется на том, что людей нужно как минимум «иметь под рукой»: в рабочее время сотрудники должны быть в офисе. Отсутствие их там — исключение, вызванное уважительными причинами.
В подавляющем большинстве российских организаций время, проведенное на работе, — единственная метрика, которой доверяет начальство, более тонких и точных мерил производительности нет, причем управленцам даже в голову не приходит, что может быть иначе. До сих пор вспоминается советский «почтовый ящик» и возмущение умудренного жизнью сотрудника: «Как это я плохо работаю? Да я до десяти вечера тут сижу». При этом проходная фиксирует время ухода и время прихода, опоздал три раза — депремирование всего отдела. За последние тридцать лет мало что изменилось. Однако меняться начинает, и технологии влияют на ситуацию существенно. Об опыте «Мон’дэлис Русь» (бывшая «Крафт Фудс Рус») в этом направлении рассказал на втором форуме «Мобильный офис», проводимом AHConferences, Сергей Гупаисов, директор отдела информационных систем компании. Чаще всего под «мобильным офисом» понимают возможность менеджеров работать удаленно — в командировках, на выездах к клиентам. Но в «Мон’дэлис Русь» подход принципиально другой.
Московский офис компании расположен близ Белорусского вокзала, в нем работает около четырехсот человек. В России «Мон’дэлис Русь» работает в одиннадцати часовых поясах, действуют 5 заводов, причем не в самых больших городах. Около года назад в московском офисе стартовал проект «мобилизации» сотрудников, имевший две цели. Одна — наладить лучший, чем удавалось ранее, баланс жизни рабочей и личной. Вторая — сократить офисные помещения или хотя бы не расширяться. «Пилот» начался с отдела информационных систем, где работает сорок человек, и был признан успешным; после этого новый режим был принят во всей компании.
Основа нового подхода — незакрепленные рабочие места. На столах ничего нет, даже мониторов и настольных телефонов. «Мы ставили док-станции с монитором, но их практически никто не использует», — замечает Гупаисов. Все личные вещи сотрудников находятся в подвижных тумбочках — мобиках. Они имеют высоту столешницы, их легко катать на роликах, получается довольно удобный Г-образный стол. Абсолютно жесткое требование: в конце работы все вещи — в мобик; если завтра планируешь снова работать в офисе, то можно оставить его у стола, если нет — мобик нужно откатить в «гараж», угол в офисе, предназначенный для их хранения. Рабочих мест меньше, чем сотрудников.
За счет перепланировки в «Мон’дэлис Русь» сделали четыре отдельные переговорные комнаты. Кому-то нужно посовещаться, кому-то провести телеконференцию, кому-то — просто в тишине поработать. Это небольшие стеклянные помещения, где стоят стол и пара стульев. Выделено место для спонтанных митингов с разноформатной мебелью.
Телефонов нет вообще, вся связь переведена на софтфоны, инсталлированные на ноутбуки. Сергей Гупаисов поясняет: «Мы недавно перешли на Lync, внедрили TelePresence, все функции присутствия и других коммуникаций есть, VDI — виртуальные десктопы — тоже. Lync работает замечательно и для групповых конференций, и для общения один на один, отличная штука». Он разъяснил порядок работы: «Когда мы внедряли это в отделе ИТ, мы поставили условие — человек может работать дома, когда ему это удобно, по согласованию с начальством». Когда новая схема была развернута на всю компанию, HR-отдел поставил более жесткие требования: только два дня в неделю, по заявлению, подписанному руководителем, можно работать дома. В это время человек на связи: он отвечает на почту, на софтфон, он виден в коммуникаторе и пр. Если что-то не получается, менеджер может мгновенно и единолично изменить положение: завтра сотрудник должен быть в офисе и работать в обычном режиме. Работать дома могут только сотрудники, проработавшие в компании не менее года.
В начале проекта Гупаисов предполагал, что в первый же день работы «по-новому» в офисе он окажется в одиночестве, все остальные останутся дома. Но так не случилось. Практика показывает, что только 20–30% сотрудников, не больше, работают дома. Люди хотят общаться с коллегами, им это нужно, им так удобней по его наблюдениям.
Мобильность — это не только трансформируемый офис, это и виртуализация, и BYOD. Как в свое время десктопы были заменены ноутбуками, так теперь ноутбуки уступают место планшетам. Сергей Гупаисов рассказывает: «Совсем недавно отдел продаж пришел к нам с просьбой купить им 150 ноутбуков для менеджеров по продажам, которые должны бывать в торговых точках, фотографировать полки, работать с почтой и средствами коммуникации. Простое размышление подсказало, что ноутбуки не нужны: для этих целей вполне достаточны и намного удобнее будут планшеты, в них и камера уже есть, и стоят они в разы дешевле».
Для компании все это означает некий новый этап, новый образ жизни. Менеджерам сказано: «Дружище, ты можешь не приезжать в офис. Если пробки, если как-то сложились обстоятельства — оставайся дома». И если уж человек в офис приехал, он знает зачем, подчеркивает Гупаисов и отмечает еще одно волшебное свойство удаленной работы — снижение заболеваемости респираторными инфекциями. Если кто-то чихает — немедленно домой, работать через видеоконференцию.
В целом такой подход требует от компании определенного уровня зрелости. Люди должны понимать, что они работают не по времени, а на результат. Менеджеры должны оценивать именно результат и понимать, что если человека нет в офисе, это не значит, что он не работает, а если, напротив, он на месте, это совершенно не означает, что он действительно занят делом. «Продуктивность сотрудников не падает, по нашим наблюдениям, скорее увеличивается, но этой эффективностью надо управлять, — подчеркивает Гупаисов. — Время, проведенное в офисе, и время, проведенное с пользой для работы, не одно и то же. При таком подходе это становится еще видней. Но это качественные, а не количественные оценки».
Опыт показывает, что часть сотрудников не может работать дома вообще. Это мамы с маленькими детьми, кому-то психологически важно все же приехать на работу, у кого-то условия жилья не позволяют. Разогнать всех по домам не получится: по КЗОТу фирма должна предоставить каждому рабочее место, восемь квадратных метров.
Одновременно с «роспуском» собственных сотрудников «Мон’дэлис Русь» жестко контролирует чужих. «Первая линия поддержки работает в том же помещении и практически не встает из-за стола, у нас три тысячи пользователей, нагрузка значительна. Эта функция отдана на аутсорсинг, но мы решили, что хотим видеть сотрудников аутсорсинговой фирмы у нас в офисе, чтобы иметь возможность передачи знаний», — пояснил Гупаисов.
В начале проекта не обошлось и без сопротивления персонала: «Как так — у меня не будет своего рабочего стола? А где будут мои фотографии, мои плюшевые мишки?». В тумбочках место ограничено. «Мы вывезли из офиса несколько огромных картонных коробок с хламом. Теперь если уборщица находит что-то на столах, все кидается в мусорный ящик, который ждет утра: свои вещи еще можно найти там, если посмотреть сразу», — говорит Гупаисов. По его мнению, в результате перехода на «домашний режим» растет лояльность людей и их гордость за свою компанию: компания мне доверяет, я могу работать дома, это удобно. Это чувство свободы: не надо ни у кого отпрашиваться, если у меня какие-то личные дела днем — я волен построить свой день так, чтобы всё успеть. Кроме того, работает и экономика такого подхода: сократить 20–30% рабочих мест вполне реально, в том числе парковочных.
Первый же вопрос, заданный при обсуждении доклада, касался двух самых болевых точек: доступности каналов и безопасности взаимодействия. Гупаисов пояснил, что интернет-канал в доме, его наличие и качество — ответственность сотрудника, компания на себя обязательств наладить связь не берет. Что касается безопасности, то большая часть содержательной работы выполняется на корпоративных ноутбуках, а не на планшетах и не на телефонах. Ноутбуки подлежат двухфакторной сертификации. Есть машинные сертификаты, есть «логин-пароль». «Мы считаем, что этого достаточно, мы же не Пентагон», — говорит Гупаисов. Доступ к почте регламентируется политиками Exchange. Доступ к «тяжелым» базам данных, например к SAP — через VDI на базе продуктов Citrix.
Поддержка собственных устройств сотрудников выполняется, но ограниченно. Гупаисов отмечает: «Парк того, что нам приносят, огромен. MDM у нас пока нет, мы его только разворачиваем. Но к нему в любом случае относятся только устройства компании. Практика такова — человек приносит свое устройство, ему дают пароль к офисному Wi-Fi и объясняют, как подключиться к Exchange. И всё». Вся корпоративная почта работает на Microsoft Office 365. Это публичное облако. BYОD — это уже произошло, и этого не остановить. Можно вводить жесткие политики безопасности, но тогда вы получите и другой состав сотрудников, другое отношение к работе, считает Гупаисов.
В целом выводы после года работы в новом режиме положительные. Сотрудники получают возможность работать где угодно. Выигрывают они и их семьи. Выигрывает компания, так как получает больше времени сотрудника и большую его вовлеченность. Выигрывает общество, так как люди не тратят бензин, не занимают место на дорогах и в транспорте.
Кто-нибудь еще готов отключить проходную и ввести метрики эффективности, разрешив работать дома? В аудитории форума таких не нашлось.
ООО «Мон’дэлис Русь» (www.mdlz.ru, входит в группу компаний Mondele`z International, до апреля 2013 года — ООО «Крафт Фудс Рус») работает на российском рынке 19 лет.
Число занятых в России — около 3,5 тыс. человек. За последние 17 лет инвестиции в экономику страны достигли миллиарда долларов США.
Mondele`z International в России — это завод по производству шоколада в Покрове Владимирской области, завод полного цикла по производству и упаковке сублимированного кофе под Санкт-Петербургом, бисквитная фабрика «Большевик» в городе Собинка Владимирской области, завод по производству жевательной резинки в Великом Новгороде и завод по производству шоколада в Чудове, а также центральный офис в Москве и более 20 региональных торговых представительств.
