«АЛЬЯНС СК» — поставщик газа и нефтепродуктов для 20 крупных предприятий и АЗС Ростовской области и Украины. Компания работает с 2015 года, но уже накопила в архиве более 10 000 документов: «оборотка», «первичка», таможенные бумаги, товарные и международные накладные CMR. Налоговые органы к экспортным компаниям предъявляют серьезные требования во время проверок. Бухгалтерия «АЛЬЯНС СК» предоставляет в ФНС не менее 2 000 различных бумаг каждый квартал.
Чтобы подготовить пакет документов для налоговой, необходимо найти нужные бумаги в архиве и запросить недостающие у контрагентов, отсканировать и распечатать все материалы, после чего отправить их в налоговую. На эти операции каждый месяц тратилось несколько часов чистого рабочего времени главного бухгалтера компании. Для быстрого доступа сотрудников к документам руководство «АЛЬЯНС СК» решило приобрести программу «Скан-Архив», предназначенную для создания электронного архива документов в «1С». Разработчик и интегратор решения — ГК «ГЭНДАЛЬФ».
С внедрением «Скан-Архива» в компании процесс работы с документами изменился. Сотрудники бухгалтерии перенесли в программу все необходимые документы из бумажного архива, теперь они хранятся в базе программы, синхронизированной с «1С: Бухгалтерией 8», ред. 3.0. Также по мере поступления ежемесячно вносится порядка 300 новых документов. После этих процедур бумажный архив из офиса компании был перенесен в подсобные помещения. Теперь он необходим только на случай выездных налоговых проверок. Для подготовки материалов к квартальным проверкам достаточно выбрать их в программе и распечатать.
В скором времени руководство компании планирует обратиться к разработчикам программы за двумя важными доработками. Во-первых, за настройкой распознавания договоров: это позволит хранить их в базе программы и больше не обращаться к бумажному архиву. Во-вторых, за настройкой распознавания международной накладной CMR. Если удастся реализовать эту функцию, документы в налоговую будут отправляться по электронной почте, а не в картонных коробках. Но уже сейчас можно говорить о том, что «Скан-Архив» выполняет поставленные перед ним задачи.
«Кроме быстрого доступа к документам, у нас появилась возможность контролировать их возврат. Благодаря синхронизации программы с „1С“ мы отслеживаем, кто из контрагентов не прислал нам оригиналы бумаг, и своевременно требуем от них возврата», — поделилась своим мнением о работе программы главный бухгалтер «АЛЬЯНС СК» Елена Александровна Доронина.
