Прямой эффект от внедрения решений для автоматизации документооборота в территориально распределенных компаниях будет выше.

Рассчитывать на это стоит в любом случае, хотя здесь очень многое зависит от того, какое решение внедряется. Именно такое впечатление сложилось у автора этих строк после посещения очередной выставки-конференции Docflow. Другое дело, что при внедрении различных классов систем достигаемый эффект будет обуславливаться разными причинами. Более того, даже при использовании однотипных решений могут быть очень заметные различия. В результате некоторые компании идут на то, от чего пытаются уйти другие.

Как сканеры заменяют грузовики

Всем известно, что обработка бумажной документации — дело затратное. На одном из круглых столов по ЖКХ, например, говорилось, что обработка и хранение квитанций на оплату услуг одного домохозяйства обходится в 700 руб. в год. И это далеко не самый сложный случай, поскольку платежка за коммунальные услуги — одностраничный документ небольшого формата. А вот транспортные накладные или счета-фактуры куда более объемны, и генерируются они в намного большем количестве, чем привычные жировки. Например, большой банк ежедневно оперирует 250–300 тысячами документов («Пробизнесбанк»: из бумаги в цифру и обратно /  / Intelligent Enterprise. 2013. №4).

Не стоит забывать и о том, что бумага является не слишком стойким материалом. Да и помимо утраты от огня и воды бумажный документ или часть его легко потерять, что нередко и происходит. Особенно если эти документы необходимо перемещать, вероятность чего в любой организации или компании с несколькими офисами близка к 100%. И любая такая потеря оборачивается прямыми убытками, поскольку за каждым из этих документов стоят те или иные денежные суммы или товарно-материальные ценности.

Но даже если ничего не сгорело, не истлело и не потерялось, это вовсе не означает, что рисков больше нет. Ведь информацию с бумажных документов нужно вносить в информационные системы, и очень хорошо, если делать это приходится один раз. И тут практически неизбежны ошибки операторов, которые трудно отследить даже при самом строгом контроле. А любая такая ошибка означает как минимум снижение качества данных со всеми вытекающими последствиями. А то и прямые убытки.

И наконец, обработка бумажной документации требует немалого труда и времени. Скажем, процесс, связанный с выставлением счетов, проходит медленно, что ведет к прямой потере доходов.

Внедрение системы потокового ввода является одним из способов снизить затраты на обработку и хранение бумажной документации. При этом, как свидетельствует накопленный опыт реализованных проектов, можно рассчитывать на трехкратное снижение затрат. А для территориально распределенной компании эффект будет больше.

Прежде всего выигрыш достигается за счет ускорения ввода данных при значительном сокращении количества ошибок. Например, в Объединенной металлургической компании (ОМК) нормативом на ввод документа является два бизнес-дня, тогда как раньше этот процесс мог растягиваться на недели (Бухгалтерия избавляется от бумаги /  / Intelligent Enterprise. 2013. №4).

Не менее значим такой фактор, как ускорение поиска нужных документов в электронном архиве. На то, чтобы найти нужный документ, уходят минуты, тогда как раньше на это требовались часы, если не дни. Так, в компании «Технониколь» затраты времени на поиск документов сократились в 10 раз. А если речь идет о территориально распределенной организации, то сокращение может быть и больше. Ведь скан-образы легко пересылаются по корпоративной сети, и нет необходимости ждать, пока их физически привезут из филиала. В ОМК до внедрения системы потокового ввода каждая налоговая проверка или аудит означали, что документы из филиалов нужно везти в Москву, причем в больших объемах. А эта компания, надо сказать, далеко не самый тяжелый случай в плане территориальной разбросанности филиалов. Естественно, перевозка документов автотранспортом требовала заметных временных затрат, что существенно увеличивало сроки налоговых проверок и аудитов. Между прочим, сократить затраты позволил и тот факт, что оцифровка вынесена в регионы: не нужно лишний раз напоминать, насколько там меньше уровень заработной платы по сравнению с Москвой. Хотя есть и такие примеры, причем далеко не единичные, когда оцифровку централизуют, также вынося этот процесс в один из регионов. Так что здесь всё зависит от объемов документации и требует детальных расчетов.

И наконец, оцифровка информации позволяет автоматически анализировать накопленные данные. И об этом уже начинают задумываться. Так, на Docflow ‘2013 было объявлено о старте проекта по анализу данных о клиентах банка ВТБ. Вполне возможно, что это не единственный пример.

Избежать паралича

В территориально распределенных компаниях согласование документов часто является очень сложным и многоступенчатым процессом. И малейший сбой на любом этапе приводит к тому, что вся работа стопорится. Учитывая, что филиалы могут находиться в разных часовых поясах, выяснение всех деталей может потребовать огромных временных и денежных затрат на междугородные телефонные разговоры. А в некоторых особо тяжелых случаях перекрытие рабочего времени между разными филиалами может быть очень коротким, а то и вовсе отсутствовать, как, например, между Калининградом и Петропавловском-Камчатским.

Кроме того, большая проблема состоит в том, что далеко не всегда можно сразу определить, занимается ли тот или иной сотрудник реальным делом или всего лишь его имитацией. А последнее, судя по целому ряду косвенных признаков, в частности по росту публикаций на данные темы в социальных медиа, получило чрезвычайное распространение среди тех, кого называют «офисным планктоном». Да и вполне добросовестные и лояльные сотрудники далеко не всегда могут правильно приоритизировать свои задачи, и им в этом нужно просто помочь.

Именно таким помощником может стать СЭД. Ведь в отличие, например, от электронной почты практически любая такая система имеет инструменты контроля исполнения, позволяющие видеть, кто из ответственных за то или иное поручение выполнил его, а кто задерживает. Причем, что важно, об этом узнают не только делопроизводители, но и руководство. В итоге задержки в процессе согласования документов устраняются. Равно как и имитация бурной деятельности при отсутствии реальных дел если не становится невозможной в принципе, то по крайней мере сужается.

При этом разные часовые пояса перестают быть непреодолимым препятствием. Просто задача, поставленная во внерабочее для других филиалов время, автоматически переносится на следующий бизнес-день. Именно так поступили при внедрении СЭД в компании «Русская платина».

Кроме того, в таких проектах налицо все преимущества от создания электронного архива, о которых было сказано выше. «Безбумажный документооборот сделал работу более оперативной. Наши исполнительные органы находятся в разных зданиях, поэтому порой очень приятно слышать уже через несколько минут после отправки поручения губернатора, как в исполнительных органах уточняется механизм его реализации. Значительно ускорены сроки подготовки ответов и рассмотрения запросов ответственными исполнителями, минимизировано использование бумаги» — так прокомментировал результаты внедрения СЭД заместитель председателя Правительства Камчатского края — руководитель аппарата губернатора и Правительства Камчатского края Алексей Войтов (http://www.docflow.ru / news / analytics / detail. php? ID=27401).

Естественно, данный материал не претендует на то, чтобы быть истиной в последней инстанции. Тем более, что внедрение решений автоматизации документооборота является делом не слишком простым, сопряженным с большим количеством разного рода подводных камней и всевозможных рисков. Далеко не все вопросы решены на законодательном уровне, причем они касаются не только органов власти и управления, но и практически всех предприятий и организаций. И решаются они медленнее, чем хотелось бы. Но тем не менее результат обычно себя оправдывает.

СЭД — основа информационной среды предприятия

Сергей Плаунов, руководитель практики по внедрению BPM- и ECM-систем компании КРОК

Действительно, к основным задачам, которые бизнес ставит перед СЭД, относятся ускорение процесса документооборота, контроль за исполнением документов и их постоянная доступность плюс возможность построения отчетов. Эти же задачи подталкивают заказчиков к созданию электронных архивов. Мало того, крупные территориально распределенные компании уже начинают использовать облачные СЭД. В частности, наши специалисты в 2012 году оцифровали и каталогизировали большое количество накладных и отгрузочных документов «М.Видео», создали для них архив бухгалтерской документации в облаке КРОКа. Теперь сотрудники ритейлера отправляют нам поток бумажных документов и уже на следующий день получают доступ к ним в электронном архиве с возможностью поиска, просмотра, пересылки и печати. В общей сложности в месяц обрабатывается порядка 40 000 страниц. Основные преимущества решения — оперативность доступа к нужным документам и отсутствие издержек, связанных с содержанием собственной инфраструктуры и технического обслуживающего персонала. В результате стоимость пользования услугой за пять лет в среднем в два-три раза ниже совокупной стоимости владения собственным электронным архивом.

В то же время заказчики начинают понимать, что современная система электронного документооборота — это основа информационной среды предприятия, которая не может существовать автономно, ведь она обрабатывает документы, созданные в разных приложениях. В связи с этим возрастает потребность в интеграции СЭД с другими информационными системами. Например, на базе ECM-платформы. Для этого в них встраиваются элементы интеграции с основными системами компании, скажем, с SAP или Navision. Это позволяет реализовывать в СЭД более специализированные задачи, окружать их документооборотом и работать в единой контролируемой информационной среде. В практике КРОКа количество проектов внедрения ECM с каждым годом растет, в частности в компаниях финансового и нефтегазового секторов.

Не надо изобретать велосипед

Роман Щемелев, менеджер по продукту SharePoint, Microsoft в России

В сфере автоматизации документооборота хотелось бы отметить два ключевых тренда: распространение облачных СЭД и развитие систем поиска по документам в сторону их кастомизации.

В крупных компаниях количество документов удваивается каждые три года, поэтому хранение и обработка данных даже в электронном виде требуют существенных финансовых затрат. Небольшим предприятиям организовать СЭД на собственных серверах еще более накладно. Актуальность этой задачи значительно возрастает для территориально распределенных компаний, когда требуется предоставить доступ к единой базе документов сотрудникам из разных регионов. В связи с этим перенос СЭД на ресурсы стороннего поставщика (в облако) становится популярным сценарием, в том числе и в России.

Следующий тренд связан с тем, что благодаря повсеместному распространению Интернета пользователи научились искать. Они уже не хотят работать с несколькими поисковыми интерфейсами в различных информационных системах и заполнять карточки или строить специализированные запросы. Современные пользователи ждут, что смогут найти нужный документ, просто введя запрос в хорошо знакомую строку поиска, аналогичную Yandex, Google или Bing, и получить доступ ко всей нужной информации при помощи нескольких ключевых слов.

По оценкам IDC, сотрудники в среднем тратят девять с половиной часов в неделю на поиск информации. Для некоторых задач поиск может занимать до 50% рабочего времени. Невозможность найти и использовать нужную информацию приводит к тому, что они создают ее сами, «изобретая велосипед». Результаты исследований свидетельствуют, что офисные работники непреднамеренно тратят больше времени на воссоздание существующих знаний и документов, чем на создание действительно новых.

Проблема осложняется еще и тем, что нужные данные и документы хранятся не только в СЭД, но и на персональном компьютере пользователя, в сообщениях электронной почты, в файловых серверах и прочих информационных системах. Поэтому задача поисковой системы — объединить все эти источники информации. В частности, возможности FAST, поисковой технологии в Microsoft SharePoint, позволяют находить информацию из различных систем, исключать дубликаты и получать доступ ко всем документам из единого окна поиска.