Масштабное внедрение систем электронного документооборота (СЭД) в компании не может рассматриваться как изолированная проблема. Параллельно всегда будет существовать оборот бумажных документов. К тому же само внедрение СЭД сопряжено с рядом методических инициатив и неотделимо от внедрения других информационных продуктов корпоративного уровня. Об этом мы говорим с руководителем департамента информационных технологий машиностроительно-индустриальной группы «Концерн “Тракторные заводы”» Евгением Гавриловым.
Intelligent Enterprise: Какова доля бумажного документооборота в вашем холдинге? В каких структурах чаще всего плодятся бумаги?
Евгений Гаврилов: Только представив себе масштабы холдинга, можно оценить объёмы документооборота как в делопроизводстве, так и в процессах конструкторско-технологической подготовки, управления производством, персоналом. Справиться с таким объёмом документов — задача непростая. И помогают в этом самые современные технологии управления бизнес-процессами. Так, 70% конструкторско-технологической документации разрабатывается и согласуется в электронном виде. Однако далее вся документация согласно принятым стандартам хранения печатается и передается в архив… всё в том же бумажном виде! Выходит, в 21-м веке стандарты отстают от реальных потребностей рынка. Например, основная часть документов, касающихся процессов управления персоналом, должна содержать собственноручную подпись работников, поэтому в обязательном порядке распечатывается. Представьте себе, скажем, сотрудника ГИБДД, которому водитель грузовика предъявляет флешку, утверждая, что на ней хранятся путевой лист и документы на груз, удостоверенные электронно-цифровой подписью руководителя предприятия…
Аналогичных примеров можно привести множество.
Помимо этого существуют и экономические факторы, так как в некоторых случаях просто дешевле заказать в типографии бланки и заполнять их от руки, чем разрабатывать специальное программное обеспечение, обучать сотрудников правилам ведения электронной документации и снабжать их дополнительной офисной техникой.
Сталкивались мы с этой проблемой и в нашем концерне. Решить её отчасти помогла система электронного документооборота Company-Media на платформе Lotus Notes / Domino. Инициатор внедрения СЭД — управляющая компания концерна. В управлении машиностроительно-индустриального холдинга находится более двадцати крупнейших предприятий, расположенных как в Российской Федерации, так и за рубежом. Поэтому переход на электронный документооборот был необходим: это сэкономило время, сократило затраты на бумагу и расходные материалы. В настоящее время в контур электронного документооборота вовлечено 43 предприятия — все управляемые общества, а также их дочерние компании.
Наш бумажный документооборот в зависимости от его источников можно разделить на четыре группы. Во-первых, это входящие документы — письма, обращения граждан, телеграммы и др., во-вторых, внутренние, в-третьих, организационно-распорядительные (приказы, протоколы, решения) и наконец в-четвёртых, исходящие, главным образом письма сторонним организациям и предприятиям.
До внедрения СЭД всю эту бумажную лавину приходилось письменно регистрировать в специальных журналах. Специалисты службы делопроизводства были перегружены рутинной и практически никому не нужной работой. Специалисты предприятий постоянно звонили, интересовались судьбой отправленных документов. Документы часто терялись, случалось, что приказы не доходили до исполнителей. И невозможно было доказать, что документ точно был отправлен или получен. Сложности возникали и при контроле исполнения приказов, распоряжений и поручений. Сегодня эти проблемы решены. СЭД позволяет в режиме реального времени наблюдать процесс движения документа: доставку, согласование, корректировку и т. д.
Известно, что эффективное управление документацией в компании в целом вряд ли возможно вне связи с другими ключевыми ИТ-системами и прежде всего с системой автоматизации основных управленческих процессов. Какова ситуация на вашем предприятии?
Сейчас концерн «Тракторные заводы» будет использовать ещё и информационную систему «Парус». В результате этого ИТ-проекта будет обеспечен централизованный доступ предприятий машиностроительно-индустриальной группы к единой базе данных пакета программ «Парус-8». Сервисы программного обеспечения станут доступны таким предприятиям, как ОАО «Промтрактор», ООО «Промтрактор-Промлит», ОАО «Чебоксарский агрегатный завод», ОАО «Курганмашзавод», ООО «Зауральский кузнечно-литейный завод». Оператором предоставления услуги выступает входящая в нашу индустриальную группу ИТ-компания «Информ-Стандарт», которая занимается сопровождением и развитием информационных систем и ИТ-инфраструктуры концерна.
В рамках такой ИТ-модели ведущие предприятия «Тракторных заводов» получат возможность оперативного перераспределения лицензий между внутренними пользователями. При нынешнем масштабе применения системы «Парус» в промышленной группе (около 1500 лицензий) это позволяет существенно снизить стоимость владения решением и его обслуживания.
В настоящий момент в лицензию, предоставленную «Тракторным заводам», включены приложения для управления всеми основными процессами финансово-хозяйственной деятельности: финансами, персоналом, закупками, складом и реализацией, автотранспортом, техническим обслуживанием и ремонтами, бухгалтерским учетом, расчетом заработной платы, — а также модули для планирования и учета в производстве и для управления проектами.
Возможно ли избавиться от бумажного документооборота в принципе? Что этому мешает?
Полностью избавиться от бумажного документооборота на сегодняшний день невозможно. Согласно действующим нормативно-правовым актам некоторые виды документов обязательно должны храниться в бумажном виде. Зато можно минимизировать бумажный оборот по документам, хранение которых в таком виде не обязательно. Здесь более всего подойдет закон Парето, который применительно к теме нашего разговора можно сформулировать так: «Перевести на электронный документооборот 20% документов, сохранив оборот остальных 80% в бумажном виде». Одним из определяющих в этом процессе является человеческий фактор. Если руководитель объявит, что с понедельника он перестанет принимать на подпись документы в бумажном виде (кроме обязательных), это подвигнет его подчиненных на оперативный переход к электронному документообороту. А если люди больше доверяют «живым» подписям на листе согласования, то мы приходим к парадоксальным процессам, когда электронный документ распечатывается в бумажном виде, к нему распечатывается и подписывается лист согласования, который затем сканируется и размещается в системе электронного документооборота.
Разработчики современных информационных систем уделяют электронному документообороту немало внимания. Однако процесс этот находится в стадии становления и до полного его ввода в промышленную эксплуатацию еще очень далеко, хотя в последнее время наметились значительные шаги в этом направлении.
Кроме огромных плюсов у электронного документооборота есть и свои минусы, которые станут критичными для некоторых предприятий. Например, в этом случае легче проконтролировать товарооборот, легче проводить встречные проверки, некоторые побоятся утечки информации к конкурентам. Кроме того, если при бумажном документообороте мы можем договориться с предприятием и оформить счет-фактуру за прошлый месяц до 10-го числа текущего месяца, то с внедрением электронного документооборота счет-фактура, полученная 10-го, этим числом и будет проходить и у продавца, и у покупателя. Такой подход стимулирует предприятия к более оперативному ведению учета, но не все к этому готовы. Таким образом, в настоящее время полностью избавиться от бумажного документооборота невозможно. Вероятно, это станет реально в будущем, когда технологии разовьются настолько, что мы не будем расставаться с электронными носителями ни днем, ни ночью, во всех учреждениях и ведомствах будет внедрен электронный документооборот и всюду будут приниматься цифровые документы. Сегодня же юридическую силу имеют только документы на бумажных носителях с определенным набором обязательных реквизитов. Да и архивному хранению подлежат те же бумажные документы.
Не размещаются в СЭД и документы, носящие конфиденциальный характер, поскольку в соответствии с федеральным законом о защите коммерческой тайны мы должны соблюсти ряд требований по ее защите. Рассылка и хранение таких документов осуществляются на бумажных носителях.
СЭД не позволяет полностью отказаться от бумажных документов, зато создает функциональную оперативную систему управления и принятия решений в концерне.
А на вашем предприятии каково соотношение между электронными и печатными документами?
Несомненно, в современных условиях существует тенденция к снижению бумажного документооборота. Если бы можно было подсчитать его экономическую целесообразность на каждом предприятии, учитывая все факторы (кроме экономии прямых затрат, увеличивается еще и оперативность принятия решений, снижаются потери времени на откровенно непроизводительную работу), то многие менеджеры очень удивились бы и с большим желанием и рвением стали бы внедрять электронный документооборот.
Сегодня у нас значительно сокращен бумажный документооборот при внутренней переписке между предприятиями концерна. Для утверждения документа достаточно электронной подписи, это отмечено во внутренних регламентах. Максимально сокращен и обмен организационно-распорядительными бумажными документами. Сейчас они согласуются и рассылаются в СЭД. Распечатываются же для архивного хранения только организационно-распределительные и финансово-хозяйственные документы.
К примеру, в «Приказах по основой деятельности» в среднем содержится 35—40 листов, среднее количество версий документов, формируемых в процессе согласования, — две, среднее число участников согласования — десять человек. Приказ рассылается во все управляемые общества и предприятия, входящие в структуру холдинга. Несложно посчитать примерное количество бумажной документации только по одному виду нормативного акта, а в системе их 88. Благодаря внедрению СЭД данные документы не печатаются ни в управляющей компании, ни на предприятиях. Они рассылаются в СЭД посредством функции «Резолюция».
Приходилось слышать, что одной из главных проблем, связанных с вводом документов, является обучение персонала. Насколько остро она стояла у вас?
Проблема обучения в этом контексте не стояла вообще. В концерне давно сложились стандарты внедрения любого программного обеспечения, которые в обязательном порядке включают этап обучения сотрудников. При необходимости по заявкам предприятий организуются дополнительные группы по обучению конкретных сотрудников конкретному функционалу.
Процесс внедрения СЭД был четко структурирован и проходил поэтапно. В первую очередь было организовано обучение методологической группы и ИT-специалистов концерна сотрудниками «ИнтерТраста» при внедрении системы электронного документооборота «Company-Media-Делопроизводство».
На втором этапе — перевод электронной почты на платформу Lotus Notes / Domino — с системой познакомились руководители и специалисты управляющей компании. После этого началось веерное обучение персонала бизнес-единиц холдинга. Специалисты управляющей компании выезжали на предприятия, подключали СЭД и давали руководителям предприятий, служб делопроизводства и ИT-специалистам индивидуальные консультации по работе с программой. А те, в свою очередь, обучали уже своих сотрудников.
К моменту внедрения системы были разработаны необходимые методические рекомендации делопроизводителям и пользователям СЭД для оперативного самостоятельного изучения. Проблем с оформлением документов не было. Ответственные делопроизводители выполняют гораздо больше функций, чем обычные пользователи СЭД, поэтому они проходили обучение в специально сформированных группах.
Одним из решающих факторов быстрого и успешного внедрения и развития системы является выбор стартовой площадки — управляющей компании, где работает молодой персонал, нацеленный на обучение, интересующийся новыми технологиями. Важно, что инициатором проекта выступил генеральный директор концерна «Тракторные заводы» Михаил Болотин. Он отказался от бумажных документов и начал пользоваться СЭД одним из первых. Соответственно и руководители, и специалисты были мотивированы к работе в системе. За ними подтянулись и предприятия.
На этапе внедрения системы было создано отдельное структурное подразделение — служба поддержки пользователей, которая оказывала техническую помощь в режиме онлайн. Сотрудники департамента управления делами осуществляют постоянную консультационную поддержку руководителей высшего звена и делопроизводителей. Для удобства пользователей разрабатываются методические материалы, инструкции, регламенты по работе СЭД. Посредством видеоконференцсвязи проводится периодический инструктаж делопроизводителей предприятий концерна.
