Предприятия, внедряющие у себя электронный документооборот (ЭДО), нередко ограничиваются лишь электронной сдачей обязательной государственной отчетности (или ее части). Это и понятно: соответствующие процессы проработаны лучше всего, а вот с электронным документооборотом между контрагентами труднее — практически всегда нужна дополнительная работа, не столько сложная, сколько кропотливая, и мелкие, казалось бы, детали, внезапно оказываются труднопреодолимыми препятствиями. На выявление, обобщение и практическое решение такого рода проблем направлена деятельность Рабочей группы по вопросам ЭДО при Торгово-промышленной палате РФ. В группу, созданную 25 апреля 2012 года, входят представители и крупных компаний, и малого и среднего бизнеса, и органов государственной власти. Группа регулярно проводит сессии для обмена актуальной информацией, большое внимание уделяется, в частности, распространению успешного опыта внедрения ЭДО. На очередной сессии, прошедшей 4 марта, прозвучало три сообщения о реализованных проектах.
«Татнефть»: и внутренний, и внешний
Чтобы переход на ЭДО принес значительную экономию времени и бумаги, его следует провести там, где объем документации максимален. Проект в «Татнефти» охватывал первичную бухгалтерскую документацию, как внешнюю, так и внутреннюю. В обмене с контрагентами предусматривался перевод в электронную форму счетов-фактур, актов, накладных ТОРГ-12 и универсальных передаточных документов, в обмене между подразделениями компании — внутренних актов, форма которых была разработана в рамках проекта, и накладных М-15.
Электронный документооборот реализован в «Татнефти» на платформе «1С» и интегрирован с системой SAP, в которой ведется весь учет компании. Процедура согласования и подписания внутренних и внешних документов едина, но внешние пересылаются из компании контрагентам и обратно через «Такском», а внутренние отправляются непосредственно из одного подразделения в другое без участия удостоверяющего центра. К сегодняшнему дню на ЭДО перешли 73 контрагента «Татнефти», что обеспечило автоматическую обработку порядка 250 тыс. накладных и счетов-фактур за год, и все структурные подразделения компании (а их общим счётом 22).
«Татнефть» выступила лидером во внедрении ЭДО, или, как еще говорят, драйвером — организацией, предлагающей форматы и правила, под которые подстраиваются контрагенты. «Мы никого не стали спрашивать, — рассказал заместитель главного бухгалтера по информационному обеспечению компании Рамиль Ахметшин. — Мы просто сказали: “Вы хотите с нами работать? Значит, на документах должен быть наш код”». На базе системы «1С: Документооборот» в «Татнефти» была реализована сплошная проверка кодов входящих документов. Кроме того, у входящего документа проверяется наличие полей, необходимых для автоматического запуска процедуры согласования: содержащаяся в них информация определяет цепочку согласования, которая зависит от договора — основания документа. Дополнительные поля электронных документов, разработанные и используемые в «Татнефти», обладают высокой степенью универсальности и могут пригодиться другим предприятиям. Документы, не отвечающие требованиям, автоматически отклоняются на входе, а те, которые оформлены правильно, поступают в обработку.
Разработчики стремились исключить повторный ввод информации и в целом минимизировать ручной ввод: всё, что однажды было набрано, дальше должно обрабатываться в информационных системах без вмешательства человека. При этом они принципиально отказались от сканирования и перевода бумажных документов в электронную форму: бумаги просто сохраняются в архивах традиционного типа. В случае необходимости их легко там найти, а запрашиваются они довольно редко, причем срок хранения у большинства из них не превышает пяти лет. Документов, которые должны храниться долгое время, сравнительно мало; конечно, рано или поздно компании придётся переместить их в электронный архив, но это уже отдельная задача, не имеющая прямого отношения к ЭДО.
Система будет развиваться. Начата работа по организации прямого обмена электронными документами с банками по технологии DirectBank, планируется реализовать автоматическое формирование проводок и подписание договоров с использованием мобильных устройств.
«Такском»: проверили на себе
Всякий проект по внедрению программного продукта на предприятии должен учитывать его специфику, и внедрение компанией-разработчиком собственной программы — не исключение. Зачастую такие проекты помогают разработчику лучше понять потребности конечных пользователей, возможности продукта и способы его применения для решения конкретных задач. Компания «Такском» специализируется на системах ЭДО — их разработке, внедрении и сопровождении — и поддерживает крупнейший в стране центр сертификации ключей электронной цифровой подписи. Ее взаимодействие с налоговыми органами, разумеется, проходит в электронном виде, причем это касается как сдачи регулярной отчетности, так и ответов на поступающие требования. Если же говорить об обмене электронными документами с контрагентами — клиентами, поставщиками и агентами, — то «Такском» постепенно продвигается в этом направлении, попутно развивая и свою систему.
«Такском» ведет учет в системе «1С: Торговля», в которой, как и в большинстве других конфигураций «1С», доступно стандартное решение для электронного документооборота «1СТакском» — совместная разработка двух компаний. Для автоматического формирования документов сотням тысяч контрагентов разработчики написали специализированные модули и интегрировали их с имеющимися средствами подписания и отправки. Затем «Такском» разослал клиентам приглашения присоединиться к ЭДО.
Клиенты реагировали на приглашения без особого энтузиазма: действительно, эффект от перехода на ЭДО с одним поставщиком невелик, а процедуру подключения, как она ни проста, все-таки необходимо выполнить. Кто-то, конечно, подключался, но процесс шел медленно. Поэтому возникла идея дополнительно упростить для них процедуру присоединения. Инструменты, позволяющие это сделать, у «Такскома» есть: для своих партнеров компания разработала программный интерфейс и портал, которые позволяют организациям создавать настраиваемые личные кабинеты клиентов, встраивая в них всю необходимую функциональность. Прежняя процедура включала заполнение заявки, выбор тарифа, ожидание, загрузку в кабинет сертификата и т. д. — так, как если бы речь шла о подключении нового клиента; а сейчас заказчик, изъявивший согласие принимать от «Такскома» документы в электронном виде, в течение минуты получает кабинет с уже загруженными в него документами. Благодаря такому удобству подключение активизировалось, и сегодня уже более десятка тысяч клиентов обменивается с «Такскомом» документами в электронном виде.
Учет договоров с поставщиками и агентами «Такском» ведет в системе «1С: Бухгалтерия», где, как и в «1С: Торговле», доступно стандартное решение «1С-Такском». Интенсивность обмена документами здесь значительно ниже, чем в случае клиентов, так что в пакетной обработке необходимости нет, но имеется потребность в построении сложных цепочек согласования. На помощь пришла система «1С: Документооборот», которая используется в «Такскоме» для обслуживания внутренних процессов. В ней были настроены сценарии нестандартного согласования входящих документов; при поступлении документа, которому нужно такое согласование, обычный процесс обработки и проведения в «1С: Бухгалтерии» блокируется и запускается соответствующий сценарий, а по его завершении возобновляется стандартная обработка.
Новой проблемой, возникшей в результате перехода на ЭДО, стал архив электронных документов — точнее, отсутствие единого архива. Электронные документы, относящиеся к клиентам, сохранялись в базе «1С: Торговли», а относящиеся к поставщикам и агентам — в базе «1С: Бухгалтерии»; отдельно от этих баз сохранялись документы, с которыми работа велась непосредственно на портале «Такском-Файлер», а документы на бумаге по-прежнему обрабатывались стандартным образом. Чтобы упорядочить хранение, было применено решение под названием «Картотека документов» — специальная конфигурация на платформе «1С», обеспечивающая, в частности, поддержку электронного архива. С помощью специальных драйверов, осуществляющих взаимодействие с внешними системами, «Картотека» по заданному расписанию собирает информацию обо всех изменениях, сопровождающихся документами — как электронными, так и бумажными. Система настроена так, что все электронные документы переносятся в единый архив на базе «1С: Документооборота», где имеется резервное копирование и восстановление, а в «Картотеке документов» остаются их карточки.
В организованном таким образом архиве можно искать, отбирать, связывать документы, решать другие задачи, что позволило в большой степени автоматизировать процессы ответа на входящие требования ФНС самого разного содержания, которые ежедневно поступают в «Такском». Картотека позволяет сигнализировать о финальных сроках представления ответов, за нарушение которых компания может быть подвергнута штрафным санкциям, — извещение отправляется ответственному лицу через специальное мобильное приложение «Информер» и/или по другим каналам (электронной почте, SMS). Очень интересен сервис «Сверься!», который дает контрагентам возможность сверить данные о сделках в своих учетных системах, чтобы оперативно выявить и устранить возможные несоответствия (например, несовпадение номера счета-фактуры) до подачи отчета в налоговую службу, а если расхождения в отчетности всетаки возникнут, — быстро определить их источник и представить в ФНС необходимые пояснения.
Procter and Gamble: аудит ЭДО
Компания «Procter and Gamble Россия», начавшая работать с электронными документами в 2012 году, недавно организовала внешний аудит своих бизнеспроцессов, использующих ЭДО; работу выполнили специалисты фирмы Deloitte. Общие цели аудита формулировались безотносительно к форме представления документов: выявление потенциальных рисков и выработка рекомендаций по их снижению, определение областей, где возможны улучшения. Аудиторы изучили процедуры и процессы компанииклиента, проинтервьюировали ее ключевых экспертов, проанализировали полученную информацию, оформили результаты в виде отчета о текущем положении дел с рекомендациями и предложениями и предоставили Procter and Gamble поддержку в реализации этих рекомендаций.
Охват ЭДО-аудита был определен как E2E, то есть рассматривались все процессы — и B2G, и B2B, в которых присутствует взаимодействие с участием электронных систем. В отличие от многих других проектов по аудиту здесь в центре внимания находились не бухгалтерия и ИТ, а непосредственно функциональные подразделения — владельцы анализируемых документов. Разумеется, об информационно-коммуникационных технологиях тоже не забыли — они заняли в отчете подобающее место. В соответствии с корпоративным стандартом автоматизированное управление реализовано в P&G на платформе SAP ERP, и аудиторы тщательно проанализировали корректность и полноту использования ее функционала, качество интеграции и другие аспекты применения ИКТ. Руководитель отдела Procter and Gamble по соблюдению финансового законодательства РФ Анна Климова рекомендует подготовить к аудиту ЭДО описания внутренних политик и процедур документооборота, описания и схемы бизнес-процессов, договоры с операторами и контрагентами, а также доверенности на электронную подпись и подключать к сопровождению аудита финансовые, юридические подразделения и ИТ-службу.
Главная ценность аудита, конечно, в том, что на систему смотрят свежим, «незамыленным» взглядом специалисты, пришедшие извне, — у них больше шансов заметить недостатки и риски, пропущенные участниками проекта. Впрочем, тщательное обследование, проведенное Deloitte, не выявило рисков и подтвердило высокую надежность системы. Было обнаружено (и устранено) дублирование процессов: документы по валютному контролю, которые использовались в электронной форме, дополнительно распечатывались и хранились в бумажном виде, в чем не было никакой необходимости.
