Журнал Intelligent Enterprise уже писал (на сайте www.iemag.ru) о том, как мобильное приложение от «1С» помогло компании ВИПКОМ ускорить обработку заказов и увеличить количество новых клиентов. Теперь мы расскажем об этом проекте более подробно.
Компания ВИПКОМ — поставщик отделочных материалов, инструмента и акриловых красок на юге России, есть у нас филиал и в Московской области. Мы представляем интересы завода Polisan в Российской Федерации. Для того чтобы расширить географию продаж силами существующих торговых представителей, необходимо было оптимизировать работу торговых представителей и время на работу с клиентом в «полях» (сбор заказов, экспресс-сверка взаиморасчетов и т. д.).
Когда мы приступали к проекту внедрения мобильного решения, наша информационная база данных насчитывала около 14 тыс. наименований продаваемых позиций и 4,5 тыс. клиентов. У торговых представителей не было непосредственного доступа к информационной базе, и для того чтобы оформить каждый заказ, нужно было всякий раз звонить менеджерам в офис по телефону. Разумеется, страдали оперативность и точность оформления заказов. Кроме того, торговые представители не могли своевременно получать информацию об остатках товаров на складе и взаиморасчетах с покупателями, и это приводило к увеличению задолженности клиентов.
Выбор решения
Нашей основной системой управления бизнесом уже тогда было «1С: Управление торговлей 10.3», тщательно внедренное нашим ИТ-партнером «Портал-Юг». Поэтому у нас не было вопроса: «Кто поможет нам реализовать наш проект?»
Кроме того, мы хорошо понимали, какое нам нужно мобильное решение. Нам требовалось приложение с низкой стоимостью владения и простое в эксплуатации, которое было бы достаточно гибким, чтобы его можно было адаптировать к требованиям нашей учетной системы.
На этапе выбора решения мы рассмотрели ряд вариантов, в том числе следующие.
- «Управление торговыми представителями» — механизм, встроенный в «1С: Управление торговлей 11», который позволяет оформлять заказы торговым представителям, а также использовать управление представителями с созданием заданий. Нас не устроило то, что при выборе этого варианта пришлось бы приобретать дополнительное ПО, а также то, что инструментарий работает не со всеми версиями платформ мобильных приложений, — нам пришлось бы переходить с редакции 10.3 на 11.
- Веб-клиент «1С» не устроил нас в первую очередь тем, что для работы с ним необходимо постоянное соединение через Интернет. К тому же потребовалась бы серьезная доработка функциональности существующей системы.
- Мы оценили широкую функциональность решений сторонних производителей, таких как «Агент-Плюс» и «Моби-С», но их внедрение потребовало бы серьезных работ по кастомизации.
В результате наш выбор пал на мобильное приложение на платформе «1С: Предприятие 8.3», позволяющее произвольным образом настраивать конфигурацию и обмен данными и совместимое с Android и iOS. Изучив его, мы обнаружили, что оно не только полностью совместимо с системой «1С: Управление торговлей 10.3», но и:
- не требует постоянного соединения с Интернетом, и представители могут работать с ним несмотря на проблемы с соединением;
- позволяет немедленно отображать рассчитанные суммы продажи с учетом видов цен конкретного пользователя системы скидок любой сложности;
- достаточно высокопроизводительно и позволяет передавать необходимые нам объемы информации.
Это было именно то, что нужно.
Настройка
Этап настройки решения мы начали с работы над механизмом обмена данными. Реализованная схема, основанная на планах обмена, созданная в «1С: Управлении торговлей» и мобильном приложении, работает через веб-сервис, который мы добавили в «1С: Управление торговлей». Подключение к веб-сервису осуществляется с использованием веб-сервера (см. рисунок).
Затем мы настроили обмен справочной информацией, такой как номенклатура, контрагенты, организации и склады (с регистрацией изменений и выгрузкой только измененных объектов), и обмен данными о взаиморасчетах, остатках товаров на складах и ценах номенклатуры. В обмене участвуют не все изменения, а только те, которые необходимы для текущего торгового представителя.
Следующим этапом была реализация непосредственного обмена заказов. Заказ в процессе обмена регистрируется в центральной базе данных, при этом выполняется расчет всех скидок, проверяются остатки на доступных складах пользователя и формируется задание менеджеру по продажам для проверки созданных заказов торговыми представителями. Только после этого все изменения попадают в мобильное приложение.
На этапе реализации первичной и последующей регистрации информации в мобильном приложении у нас возникла техническая проблема: из-за большого объема информации при первичной регистрации мобильное приложение буквально «падало» изза нехватки ресурсов. Мы решили эту проблему, реализовав частичный обмен, при котором сообщения делятся на пакеты, включающие заданное количество элементов.
Наконец, мы создали отчеты «Взаиморасчеты с контрагентами» для мобильного приложения и «Отчет по торговым представителям» — данные о продажах торговых представителей в «1С: Управлении торговлей 10.3».
Проект был выполнен за два месяца, автоматизировано восемь рабочих мест. Обучение персонала проходило силами ИТ-отдела. Каждого сотрудника у торговых представителей пришлось обучать индивидуально — только так можно было преодолеть нежелание отдельных сотрудников перестраивать свою работу.
Результаты и перспективы
Самый заметный итог проекта заключается в том, что период с момента получения заказа торговым представителем до начала его обработки сократился с трех дней до пяти минут. У торговых представителей появилось больше времени на дополнительные заказы, что, в свою очередь, привело к увеличению клиентской базы компании.
Кроме того, теперь торговый представитель может в любой момент увидеть информацию о задолженности клиента — и принять меры. Это привело к заметному сокращению дебиторской задолженности.
Отметим также, что расходы торговых представителей на связь сократились в два-три раза. Но главное в том, что руководство теперь получает отчеты о продажах каждого торгового представителя и может контролировать как эффективность их работы, так и прибыль компании.
Напоследок отмечу, что весь наш опыт автоматизации предприятия показал, что к успеху приводят только те проекты, в которых разграничены ответственность и объемы работ, выполняемые каждой из сторон, а руководитель проекта умеет объединить понимание проекта каждым подразделением компании в общую реализацию. Но даже этого не будет достаточно, если проект не востребован предприятием по-настоящему и в нем не заинтересованы основные руководящие лица, которых он коснется.
