Некоторые программные продукты, широко распространившиеся среди корпоративных пользователей, во многом определяют состояние рынка. Это происходит если не за счет реализации передовых разработок в них самих, то по крайней мере из-за значительной базы инсталляций в общем ландшафте автоматизации бизнеса. Один из таких продуктов для сферы документооборота отечественных компаний — безусловно, система «1С: Документооборот». Проведенный в середине апреля клубом топ-менеджеров 4CIO семинар «Роль и место документооборота в организации» был посвящен использованию именно этой системы, в том числе в документоемких процессах.
Прежде всего — несколько слов о самих понятиях «документ» и «документоемкий процесс». Ссылки на положения ряда актов, приведенные на семинаре (в частности, на Федеральные законы № 149-ФЗ, № 77-ФЗ и спецификацию MoReq2), позволяют совершенно обоснованно говорить о корпоративных документах в несколько расширенном значении. Документы могут иметь не только текстовую форму, но и, скажем, форму аудио- и видеозаписей. По сути, не всегда обязательны и строгие требования к процедурам их формальной обработки. Наряду с важными для предприятия приказами к числу документов можно, например, отнести поступающие поздравления, которые даже не следует обязательно регистрировать.
Спецификация MoReq2, в свою очередь, активно оперирует термином «запись» (record), определяя ее как информацию, получаемую и впоследствии поддерживаемую в качестве возможной доказательной базы соблюдения законодательных и регулирующих актов, а также деталей совершения бизнес-транзакций. Понятие «запись» — более широкое, чем понятие «документ». Формальная политика работы с данными объектами во многом создается в самой организации. Все вышеназванные факторы способствуют тому, что само понятие документоемкости становится отчасти относительным.
Трактовать же термин «документоемкие процессы» можно по крайней мере с двух позиций.
Первая из них больше учитывает необходимость работы с большим количеством документов, и это на сегодняшний день прочно связывает современные системы документооборота с целым рядом функций. В основном они направлены на то, чтобы повысить надежность исполнения и производительность процессов, связанных исключительно с обращением документов.
Вторая позиция больше концентрируется на качественных характеристиках документоемкости. Это, в свою очередь, предполагает более явное появление терминов «документ» и «электронный документ» при описании, последующей автоматизации и оценке производительности весьма широкого круга бизнес-процессов предприятия.
Первую трактовку документоемких процессов можно (хотя это отчасти субъективно) связать со следующими функциями, обсужденными на семинаре в контексте применения системы «1С: Документооборот».
Поиск информации. В данном случае мы, пожалуй, говорим о наиболее универсальном свойстве систем документооборота, прежде всего ориентированном на достижение производительности. Наверное, это наиболее понятный и знакомый пользователю сервис, не требующий пояснений. Разумеется, в данном случае имеется в виду полнотекстовый поиск, с которым сейчас сталкивается практически каждый. Поиск дополняется возможностью работы со структурированной информацией совокупности атрибутов документов, что безусловно повышает как производительность поиска, так и надежность его результатов. Важную роль в организации эффективных механизмов поиска начинают играть и технологии штрихкодирования, в последнее время все более настойчиво проникающие в том числе и в электронно-бумажный документооборот.
Сканирование и распознавание бумажных документов и их конвертация в электронный вид. Также вполне понятный и стандартный сервис, доступный в современных системах документооборота, востребованность которого существенно повышается именно в документоемких процессах. Именно здесь мы, как правило, имеем ситуацию активной параллельной работы как с электронными, так и с бумажными носителями. Важный нюанс технологии распознавания, используемой в сопряжении с системами СЭД, пожалуй, состоит в обеспечении возможности автоматически выделять атрибутивную информацию, описывающую документ на уровне метаданных. И чем более развиты подобные функции, тем легче решать вторую из вышеобозначенных задач автоматизации документоемких процессов — обеспечивать интеграцию прохождения документов по предприятию с исполнением различных бизнес-процессов.
Создание ролевой структуры. Способно существенно повысить гибкость процессов. Применительно к системе «1С: Документооборот» к этой группе функционала, в частности, относится возможность оперативной замены ролей в случае, если незапланированное отсутствие какого-либо ключевого сотрудника способно приостановить прохождение того или иного документа.
Формирование сопутствующего функционала. В большинстве практических ситуаций, и в случае рассматриваемой системы тоже, речь часто идет о встроенном клиенте, что позволяет оптимально решать проблемы внутрикорпоративных коммуникаций, тесно сопряженные с вопросами организации документооборота. Прежде всего это касается возможности информировать сотрудников о поступающих им заданиях, о появлении документов, с которыми предстоит работать, и т. д. Надо сказать, что наиболее известные зарубежные производители, чтобы интегрировать процессы прохождения документов и внутренних коммуникаций, начинают использовать триаду технологий — документооборот, электронную почту и подобие внутренних социальных сетей. Хотя устойчивое использование данной комбинации — скорее дело будущего.
Возможность формирования произвольных заметок на документах. Данный функционал отчасти был востребован и ранее, особенно в несколько специфических задачах автоматизации работы с конструкторской документацией. Сейчас же, когда в автоматизацию бизнеса сверхдинамично внедряются планшетные компьютеры, подобный функционал довольно резко становится востребован руководителями. Сегодня можно говорить о его наличии, среди прочих функций, и на платформе iPad, в том числе и для системы «1С: Документооборот». Об этом также было доложено на мероприятии.
Когда организуются бизнес-процесы предприятия, задача максимально эффективного использования информации, содержащейся в корпоративных документах, во многом решается на базе совершенствования вышеперечисленных направлений. Однако в современных системах класса СЭД все более зрелым и разнообразным становится класс функций, который позволяет расширить цели их применения на другие функциональные области корпоративного управления. Например, те, которые оказываются ближе, скажем, к управлению человеческими ресурсами или организации коллективной работы. В контексте применения «1С: Документооборот» среди подобных функций отмечаются, в частности, следующие.
Оценка качества работы персонала. После прохождения всех этапов согласования пользователю приходит сообщение о возможности ознакомиться с результатом. И программа предлагает ему оценить всех согласующих лиц, например, по пятибалльной шкале. Составляются отчеты, и руководство в количественных характеристиках может оценить, почему документ проходил по маршруту ненадлежащим образом, и принять дисциплинарные меры опять-таки в соответствии с количественной градацией.
Учет рабочего времени. Данный функционал стимулирует пользователя описывать свой рабочий день и отмечать время, потраченное на решение той или иной задачи. Руководство видит все факты отсутствия сотрудников или, наоборот, прецеденты, связанные с переработкой.
Мероприятия. Данный блок функций позволяет подготавливать и протоколировать любые корпоративные мероприятия. Таким образом, он оказывается ближе уже не к HR-функциям, а к организации коллективного взаимодействия сотрудников внутри компании.
