Внедрение системы потокового ввода данных и документов является в значительной степени типовой задачей. Да, при ее решении немало сложностей и подводных камней, и тем не менее таких проектов немало. Но подход к этой задаче в компании «Руссо Транс» показался нам в высшей степени нестандартным и поэтому интересным. Тем более, что именно нестандартность позволила обойти целый ряд препятствий, на которых другие набивают шишки. Именно это и стало предметом разговора с исполнительным директором «Руссо Транс» Романом Розенфельдом.
Intelligent Enterprise: Чем вас не устраивала ситуация, сложившаяся до начала работ по проекту? С каким объемом документов приходилось иметь дело?
Роман Розенфельд: Деятельность нашей компании – контейнерные перевозки железнодорожным и смешанным (железнодорожным и водным) транспортом. Основная масса заказчиков находится в Восточной Сибири, на Дальнем Востоке, в Якутии, на Чукотке, Камчатке и Сахалине. Это накладывает определенный фактор сезонности на работу, которую мы ведём. Но все равно меньше тысячи контейнеров в месяц мы не отправляем. При этом каждый контейнер сопровождается несколькими видами различных накладных. Так что объем товарно-транспортных документов довольно большой, до десятков тысяч в месяц на пике.
Работа с такой документацией без электронного архива весьма непрозрачна, особенно при таких объёмах, как у нас. За каждым документом стоят грузы, отправители, получатели, деньги, налоги, поэтому учет и отслеживание документов и грузов – ключевая задача для успешного ведения дел в транспортной компании. Ввод всей этой документации был весьма трудоемок и занимал довольно много времени. Кроме того, нам приходилось хранить бумажные оригиналы документов. Стоит отметить, что с самого начала проекта мы понимали, что нам нужны и распознавание документов с извлечением из них данных, и электронный архив. По отдельности – только электронный архив или только распознавание и извлечение данных – мы эти опции не рассматривали. И именно с необходимости реализовать распознавание документов началось наше сотрудничество с компанией «ТехКомпас». С их помощью на первом этапе проекта для тестирования идеи было создано решение, которое позволяло нам не только распознавать текст, но и прикреплять образы документов к импровизированной базе данных, созданной с помощью средств Microsoft Office. Тем самым решались обе поставленные нами задачи.
Основным тормозом при внедрении систем распознавания на всем постсоветском пространстве называют низкий уровень оплаты труда. Зачем, мол, внедрять дорогостоящую систему, когда можно нанять тех, кто перепечатает эти документы на компьютере вручную за совсем маленькие деньги. Такой вариант у вас не рассматривался?
К Этому варианту если и можно относиться всерьез, то только как к временному. А нам надо двигаться вперед. Мы готовы вкладывать деньги в ИТ и такое вложение рассматриваем как серьезную инвестицию в развитие. Тем более, что даже в краткосрочной перспективе внедрение системы распознавания как минимум не дороже, чем привлечение дешевой рабочей силы, а в долгосрочной – намного выгоднее. Кроме того, с решением проблемы ввода не исчезала задача хранения электронных скан-копий документов. Так что подобный подход не является полноценным выходом из положения.
Как выбиралось (и выбиралось ли?) решение для распознавания текста? Ведь продукт ABBYY– далеко не единственное из того, что есть на нашем рынке...
При выборе мы исходили из соотношений цена/качество и доступность/открытость. Во вторую очередь смотрели, насколько компания заинтересована в нас как в заказчике. В итоге «ТехКомпас» привлек наше внимание активной заинтересованностью в работе с нами. Другие компании, к которым мы обращались, были не так отзывчивы к нашим запросам. Да и коммерческие условия от «ТехКомпаса» и ABBYY были вполне привлекательны.
Как проходили пусконаладочные работы, установка и настройка ПО? Были ли тут какие-нибудь сложности?
Да, без проблем не обошлось. Так, мы испытывали сложности с настройкой удаленного сканирования. МФУ, с которых производится ввод документов, находятся в разных офисах нашей компании. Чаще всего они отказывались подключаться к Интернету, возникали и другие вопросы. Потребовалось время для того, чтобы обучить сотрудников и выбрать оптимальные настройки сканирования, при которых распознавание проходило бы с минимальным количеством ошибок. В итоге на то, чтобы все наладить, ушло несколько недель. Но после окончания плановых работ все задачи по внедрению были успешно завершены. Да и никаких горячих историй о том, что ничего не работало или работало совсем не так, как надо, не было. Наши ИТ-специалисты успешно решили все проблемы, иногда с привлечением сотрудников «ТехКомпаса».
Какова итоговая конфигурация решения?
Используемое нами решение является облачным. ПО распознавания и извлечения данных на базе ABBYY FlexiCapture стоит на территории «ТехКомпаса», мы осуществляем только ввод (сканирование) документов, образы которых отправляем через публичный Интернет. Причем с проблемой перегрузки каналов, на которую иногда жалуются участники отраслевых конференций, мы не сталкивались. Возможно, у нас не такие большие объемы данных, но дополнительная оптимизация сети или процесса передачи информации нам не понадобилась. Как я уже говорил, ввод у нас производится из нескольких офисов, которые расположены на разных железнодорожных станциях. Мы не стали переходить на полную централизацию процесса ввода. Хотя отсканированные копиивсе же собираются на сервере в центральном офисе, откуда они и поступают на распознавание. О том, что распознавание окончено, приходит уведомление, после чего полученные данные в полуавтоматическом режиме по нажатии кнопки разносятся по нашей базе. Таким образом, нам не нужно следить за тем, присланы необходимые файлы или нет, а потом вносить их в базу. Это существенно снижает вероятность всякого рода технических ошибок.
Для ввода информации мы используем МФУ компании Ricoh, которые использовали и раньше. Хотя для данного проекта, чтобы охватить все документы, пришлось приобрести несколько дополнительных аппаратов. Они же применяются в офисах для выполнения обычных задач печати, копирования и сканирования, поэтому приобретать ещё и сканеры не потребовалось. Наши МФУ могут отправлять отсканированные документы по электронной почте, и мы используем эту возможность для передачи скан-образов в «ТехКомпас», где они и распознаются.
Отмечу, что облачный принцип хорош практически полным отсутствием постоянных затрат и непредсказуемых вложений с нашей стороны. Это было очень важным фактором для нас, так как, запуская новый проект, мы не знали, будет ли вся эта работа укладываться в необходимые сроки, и боялись рисковать, вкладывая капитальные средства в новое программное обеспечение.
Получили ли вы какие-то преимущества от того, что документы стали оцифровываться, а не храниться только на бумаге?
Да, нам стало удобнее и проще работать. Теперь мы быстрее находим то, что нам нужно, а ведь обработка документов напрямую связана с выставлением счетов клиентам. Раньше из-за отсутствия или долгого поиска документа часто замедлялось выставление счета, что приводило к прямой потере дохода. Когда же мы стали применять метод оцифровки и распознавания транспортной документации, скорость выставления счетов заметно выросла. Кроме того, документы реже теряются, и бухгалтерия отмечает возросшее удобство работы благодаря электронному архиву: проще стало вести учет документов, готовить бухгалтерскую и налоговую отчетность.
В последнее время многие жалуются, что их подводят под нарушение законодательства о защите персональных данных, когда через оцифрованные документы эти самые данные попадают в системы, где их быть не должно. Вам приходилось сталкиваться с чем-то подобным?
В транспортных документах нет персональных данных, по крайней мере данных высокой категории. Однако определенные меры мы предприняли. Тем более, что некоторые документы могут содержать информацию, относящуюся к категории коммерческой тайны. Поэтому мы разработали «Соглашение о конфиденциальности», которое регламентирует вопросы, связанные с возможной утечкой информации. Надо сказать, что мы не опасаемся передавать данные «ТехКомпасу», потому что они вряд ли смогут использовать их с ущербом для нас. Но с некоторыми из наших партнеров подобного рода сложности возникают. Они касаются, например, работы с доверенностями, в которых указаны паспортные данные, представляющие собой персональную информацию высокой категории и предполагающие специальные процедуры обработки. Обычно такими партнерами являются крупные компании, нередко иностранные. И зачастую помимо паспортных и прочих данных, относящихся к категории персональных, основная проблема с ними, что называется, «в головах». Обычно работает хорошо знакомый принцип -- «как бы чего не вышло».
Как вы организовали процесс обучения? Были ли при этом какие-то сложности?
Наиболее сложную и трудоемкую часть процесса, связанного с обработкой скан-образов, мы передали партнеру. К слову, во многом это было определяющим для нас фактором. Ведь системы распознавания являются одним из наиболее сложных в обращении классов приложений, с которыми приходится иметь дело.
Процесс обучения не занял значительного времени и прошел в целом без проблем. Всё сводится буквально к нажатию одной кнопки, остальное полностью автоматизировано. Некоторые сложности, конечно, возникали и возникают. Трудно, например, донести до людей, как следует действовать в том случае, если что-то не работает как надо. Но такие ситуации возникают довольно редко.
Каков экономический эффект от данного проекта? За счет чего он достигается?
Прежде всего эффект достигается за счет повышения производительности труда персонала. Обычно в ходе проектов, связанных с потоковым вводом документов и данных, она увеличивается как минимум втрое. У нас выигрыш был намного больше, поскольку самые сложные и трудоемкие операции переданы вовне.
И все же более значительный эффект выразился в ускорении процесса, связанного с выставлением счетов. Тут все легко вычислить исходя из процентной ставки банка, услугами которого вы пользуетесь. В нашем случае прямые потери за день просрочки в расчете на один договор стоимостью порядка десяти миллионов рублей, составляют несколько тысяч. А таких договоров множество. Честно говоря, детальным подсчётом наших потерь до внедрения системы потокового ввода мы не занимались, но могу сказать, что эффект есть, и очень ощутимый.
Каковы планы на ближайшее будущее?
Мы планируем совершенствовать систему, увеличивать количество документов, подлежащих распознаванию. Эта работа требует совместных усилий с нашим партнером – компанией «ТехКомпас».
Кроме того, мы сейчас внедряем ERP-систему на платформе «1С: Предприятие», причём базовая версия платформы серьезнейшим образом дорабатывается. И, естественно, эта система будет состыкована с действующим решением потокового ввода, что также потребует определенного объема работ.
