Идеи аутсорсинга постепенно приобретают популярность, особенно среди малых и средних компаний. Одной из первых услуг, которую компании отважились отдать на сторону, было бухгалтерское обслуживание. И хотя бухгалтерская информация в общем-то относится к коммерческой тайне, директора, как ни парадоксально может показаться, вполне спокойно передают фактическое ведение всей своей бухгалтерии внешним фирмам. А как только заходит речь об облаках – так все, как один, проявляют озабоченность риском утечки данных. Вероятнее всего, виноват плохой маркетинг облачных сервисов.

Разумеется, общая тенденция развития ИТ сейчас направлена в сторону расширения использования внешних сервисов. Хотя аналитики и расходятся во мнениях насчет динамики перехода бизнеса в облака, в целом они едины – это неизбежно. Не будем останавливаться на экономических преимуществах аутсорсинга, об этом много уже сказано. Обратимся к практике использования и техническим вопросам.

Одним из самых востребованных должны стать сервисы по управлению электронной почтой, документами и совместной работой – просто потому, что это нужно всем компаниям. Электронный документооборот превращается в товар массового спроса, ECM-технологии упрощаются в использовании и начинают применяться очень широко. Об определенной зрелости рынка и одновременно появлении массового спроса на нем говорит приход туда крупных игроков, таких как Microsoft и Google.

Marksman – активно развивающаяся московская рекрутинговая компания, штат которой сейчас насчитывает 40 человек. Коллектив занимается подбором персонала высшего и среднего звена. Среди клиентов – крупнейшие российские и международные brandname компании.

С одной стороны, здесь мы говорим не об ИТ-компании, а значит, развивать у себя глубокую экспертизу в сфере ИТ Marksman не собирается. С другой – современный рекрутинг как известно, фактически целиком погружен в интернет-пространство и поэтому сильно зависит от ИТ. Рассказывает Михаил Торчинский, управляющий партнер Marksman Recruitment Solutions: «Идея перехода на Google Apps возникла, когда мы столкнулись со следующей проблемой: Мы имели определенные сложности с администрированием имеющегося у нас на площадке почтового сервера, и большинству сотрудников нашей компании стали досаждать постоянные перебои в его работе. За новое оборудование и программное обеспечение, якобы призванное решить наши проблемы, нам было нужно заплатить более 300 тыс. руб., но тратить средства на “то же самое, только новое” не хотелось совершенно. К тому же мы устали бороться с нашим сисадмином, у которого, как всегда, была масса объяснений, почему все не работает должным образом» Бизнес устал от диктата ИТ и стремится к тому, чтобы технологии просто использовались в повседневной работе. Подобных прецедентов, по крайней мере в некоторых направлениях корпоративной ИТ-поодержки, уже на сегодня не так мало. К тому же времена всемогущества сисадминов и программистов уходят в прошлое. Видимо, и директора стали понимать в ИТ достаточно, чтобы отказаться от услуг случайных «специалистов», с разумной осторожностью относиться к носителям преимущественно технических знаний и самостоятельно оценивать практическую реализуемость схем ИТ-поддержки, позволяющих оплачивать понятные им услуги с предсказуемым качеством.

Другой фактор тоже важен: сами технологии внутри стали настолько сложными, что в одиночку ни один специалист не может поддерживать систему даже в небольшой компании. Чтобы оставаться на уровне, нужно работать в коллективе профессионалов, обмениваться знаниями, иметь доступ к новейшим разработкам и хорошей технике.

Продолжает Михаил Торчинский: «В итоге я изучил возможности почты Google, и мы закупили 35 аккаунтов. Цена мне показалось более чем адекватной. Мы не ожидали, что, кроме почты, получим еще массу очень полезных сервисов, и, осознав их возможности, постарались максимально эффективно использовать каждый. Теперь почта работает идеально: нет спама, есть доступ откуда угодно, в том числе c мобильных устройств. Все сразу обзавелись мобильной корпоративной почтой. Все можно настроить под себя, масса всяких полезных “экспериментальных” функций».

Это вполне логичный ход, почти все компании начинают привыкать к аутсорсингу с использования внешней электронной почты. Использование почты служит своего рода «затравкой», стимулируя пользователя к активному применению сервисов Google Docs., Ведь самый частый сценарий использования почты подразумевает обмен файлами с целью согласования документов или их коллективной разработки, а делать это посредством электронной почты крайне неудобно.

Пользователи Marksman утверждают, что в «Документах Google» очень удобный совместный доступ, дающий возможность вовсе исключить пересылку файлов друг другу. Это достигается за счет создания единого документа, с которым могут одновременно работать все, в том числе и внешние по отношению к компании пользователи.

Однако, по данным аналитиков Forrester Research, на сегодняшний день Google Docs используется в 8% ИТ-подразделений для повышения производительности труда, а 9% применяют Google Apps для совместной работы. Это весьма небольшая доля рынка систем управления документами, но все же достаточная, чтобы задаться вопросом: может ли Google решить классические ECM-задачи? На сегодняшний день ни Google Docs, ни даже Google Apps не могут конкурировать с хорошо продуманной и спланированной корпоративной системой управления контентом (содержанием). Но «настоящая» ECM нужна далеко не всем компаниям. Если бизнес не жестко регулируемый и процессы еще не стали формализованными, то можно обойтись более простыми средствами для управления своими документами и организации коллективной работы.

Следующий шаг – организация совместной работы. Крупным компаниям определенно стоит задуматься о внедрении серьезной ECM или BPM-системы, в то время как для малого и среднего бизнеса излишняя формализация бизнес-процессов может оказаться бесполезной и даже вредной. И не только по чисто экономическим соображениям. Чрезмерная тяга к порядку и субординации может убить творческий дух команды. Аналитики тоже считают, что прежде чем использовать BPM, компания должна достигнуть некоторого уровня зрелости. Если не учитывать данного фактора, этот инструмент оказывается не всегда эффективен.

В то же время Календари Google позволяют организовать личное и коллективное планирование задач и вполне могут служить средством коллективной работы.

В компании Marksman создали много разных календарей, которые учитывают все особенности бизнеса рекрутинговой компании. Есть календарь с расписанием переговорных, встреч с клиентами, днями рождений, запланированных выходов кандидатов на работы и прочие. По словам сотрудников Marksman, порядка в работе стало гораздо больше.

Другой инструмент создания информационных ресурсов для внешнего или внутреннего использования – это «Сайты Google». В Marksman был создан Интранет-сайт, где есть вся информация о коллегах, контактах, проектах, административные документы, форум и даже развлекательный раздел. К тому же разработка этого сайта явилась для компании отнюдь не самым затратным проектом Переход к облачным сервисам вместо традиционных локальных ИТ-систем также произошел для пользователей незаметно. Стабильность системы в целом стала выше, но, конечно, теперь нужно больше заботиться о надежности своего интернет-канала, ведь если Интернета нет, то вся работа встанет.

«Конечно, поначалу народ возмущался, когда не видел знакомого вида Outlook, но уже через месяц мы провели опрос, и выяснилось, что никто не хочет возврата к прежней системе. Теперь уже и я, и коллеги представить не можем, как жили раньше. Я считаю, что браузерные сервисы – это лучшее, что сейчас есть на рынке. И Google в этой области демонстрирует впечатляющие достижения!» – резюмирует Михаил Торчинский опыт работы своей компании с Google Apps.

Единство и борьба противоположностей

Рассказывая о функциях и практической реализации набора сервисов Google Docs, было бы неразумно вообще ничего не сказать о его основном конкуренте – решении Microsoft Office 365. В большинстве имеющихся на сегодня публикаций эти два семейства продуктов пытаются ставить вместе. Вопрос крайне актуален, потому что непосредственно затрагивает сразу две горячие темы, быть может, самые интересные для корпоративных пользователей, – облачные вычисления и офисные приложения. К тому же, если говорить об онлайн-пространстве, появляется возможность не только сравнивать реализацию классических офисных функций, но и говорить об организационных моментах двух сценариев перехода в онлайн, об эргономике решений и о ряде других вещей.

По совокупности публикаций, в основном относящихся к концу лета 2011 г. и последовавших за презентацией MS Office 365 в его нынешней конфигурации, можно заметить следующие общие тезисы.

  • Microsoft Office 365 значительно лояльнее и ближе тем пользователям, которые не стремятся резко порвать с «офлайновым» прошлым. Данный набор сервисов во многом рассчитан на интеграцию онлайн и внутреннего офисного инструментария (в том числе установленного на клиентских рабочих местах), а Google (по крайней мере до массового принятия рынком HTML 5) рассчитан исключительно на онлайновое применение.
  • В онлайн-версии возможности коллективного взаимодействия и унифицированных коммуникаций в MS Office 365 (представленные в нем через SharePoint и Lync соответственно), тесно сопряженные с классическими офисными функциями, считаются сильнее того, что предлагается в Google Docs и Google Groups. Это очень мощный козырь. Хотя и считается, что в отношении интеграции с социальными сетями, что сегодня также можно рассматривать как смежное с офисным направление ИТ-поддержки, пока Google остается впереди.
  • Преимуществом MS Office 365 пока остается более продуманная политика наследования свойств пользовательского интерфейса этого продукта с аналогичных характеристик настольных систем, что призвано облегчить миграцию. Среди сильных сторон Google, в свою очередь, – более серьезные достижение по портации решения на мобильные платформы, а также совсем небольшое преимущество по цене.