Тема информационной интеграции между различными компаниями, бизнес которых связан с регулированием потоков товаров массового спроса, была популярна всегда. Для подобных сценариев взаимодействия всегда разрабатывались какие-то стандарты, шаблоны, применялись лучшие практики. О том, какие задачи интеграции и на базе каких технологий в основном пытаются решать сейчас, мы беседуем с координатором проектов электронного документооборота сети гипермаркетов «Реал» Алексеем Митиным.
Intelligent Enterprise: Какие стандарты, технологии и лучшие практики служат в настоящее время фундаментом «сквозного» информационного взаимодействия в отрасли FMCG?
Алексей Митин: Различные стандарты и спецификации, cвязанные с информационной интеграцией между партнёрами в бизнесе, действительно создавались уже довольно давно (по меркам истории корпоративных ИТ даже очень давно), и уже в восьмидесятых годах эти усилия материализовались в виде разработанного пакета стандартов информационного взаимодействия между партнерами EDIFACT. Стандарт неоднократно дорабатывался, последняя его редакция в 2005 году была адаптирована под популярный сейчас формат данных XML. В рамках данного пакета можно выделить подмножество EANCOM, этот сборник насчитывает 49 типов документов, задействованных в сегменте розничной торговли. Некоторые документы были включены в российские ГОСТы. В России внедрение технологий EDI (Electronic Data Interchange) началось в 2003—2004 году. Сейчас практически каждая компания, работающая на FMCG-рынке, приходит к необходимости использования таких технологий, применяя их в разном объеме и с разной степенью глубины.
Что касается решаемых задач, то их, наверное, можно разделить на несколько типов. Наиболее значимыми, конечно, являются задачи оперативные, с которыми нужно иметь дело постоянно. Речь идет об электронном документировании с помощью EDI таких типовых операций и событий, как заказы, ответ на заказ, уведомление об отгрузке, уведомление о приемке товара и некоторые другие. Словом, мы говорим о вполне классическом документарном сопровождении логистической цепочки, которое внедряется в FMCG-сегменте. Перевод этого процесса в электронное пространство позволяет повысить качество поставок и прозрачность взаимоотношений как ритейловому оператору, так и поставщику продукции. А кроме того, мы добиваемся еще и значительного снижения затрат с обеих сторон.
Значимой вехой во внедрении внешнего электронного документооборота явилось принятие в 2011 году федерального закона № 63 «Об электронной цифровой подписи». Закон регламентировал использование электронного документооборота в отношении юридически значимых документов, а также обозначил более четкие правила работы с применением электронных документов. Все это дало участникам различных рынков, включая FMCG, сигнал к началу пилотных проектов внедрения ЭДО.
Надо сказать, что появление законодательного регулирования и технологий, позволяющих работать с юридически значимым ЭДО, дает компаниям значительное преимущество и чувствительное повышение эффективности деятельности. Скажем, раньше сетевым поставщикам приходилось готовить определенные формы платежных документов под каждого ритейлера, учитывая различные тонкие нюансы, как, например, размер шрифта, дополнительные реквизиты и т. п. Соответственно под каждого партнёра делалась определенная доработка в ERP-системе поставщика. А вот когда партнёры могут работать со стандартизированными юридически значимыми электронными документами, в которых передаются и обрабатываются только данные, подобных проблем не возникает по определению.
Компания «Реал», в предыдущие годы реализовавшая цепочку логистических электронных документов по технологии EDI, сейчас активно ведёт разработки в области бухгалтерской и бизнес-документации. В рамках проекта юридически значимого ЭДО уже действуют такие документы, как уведомления, акты, приложения к договорам поставки, а сейчас завершается внедрение электронного счёта-фактуры от поставщиков. Пока в продуктивном режиме с электронной бухгалтерской документацией работает небольшая группа компаний, но уже к концу следующего года мы ожидаем, что на электронное взаимодействие перейдут не менее 20% наших поставщиков. Благодаря внедряемым технологиям мы высылаем поставщику документы, а тот может оперативно принять или не принять изложенные в них условия; аналогично с документами, которые от партнёров получаем мы.
Если рассматривать преимущества использования электронного документооборота, то прежде всего нужно выделить ускорение взаимодействия между партнёрами, повышение производительности сотрудников, которые меньше занимаются операторской деятельностью по заведению данных и больше времени могут выделять бизнес-задачам. Помимо этого работа с электронными документами может предоставить бизнесу целый ряд очень важных преимуществ и качеств, таких как прозрачность и надёжность. Пока у нас нет богатой практики, но мы не без основания ожидаем, что очень существенно должна упасть нагрузка на юридические отделы компаний вследствие сокращения числа судебных разбирательств, упрощения тех дел, которые все же доходят до суда, а также процедур досудебных разбирательств, коих абсолютное большинство. Всё это снизит риски взаимодействия между партнёрами.
Ну и наконец, поскольку электронные документы, как правило, являются неким структурированным набором данных, мы можем легко выделять те данные, которые необходимы, и, значит, постоянно пополнять базу ценной для бизнеса информацией для последующей аналитической обработки. С точки зрения бизнеса мы в данном случае говорим уже не об оперативных, а скорее о стратегических задачах.
Какого рода информационные инструменты вы применяете для решения тех задач, о которых мы говорим?
ИТ-инфраструктура компании «Реал» весьма многогранна. У нас используются как приложения на Oracle, так и SAP. Для коммуникации ERP-системы с внешней средой, как правило, организуются каналы передачи данных — например, AS2, SFTP, возможны и другие варианты. Раньше предприятия организовывали прямые соединения по типу «система к системе», но сейчас такая практика прекращена, так как требует больших затрат на поддержку и управление изменениями. В настоящее время торговые партнёры переходят на взаимодействие с провайдерами EDI-услуг, то есть организуются подключения «система — провайдер — система». Такое решение прежде всего дает возможность каждому партнёру легко внедрять изменения в своей ERP-системе или, наоборот, отгораживаться от тех, которые происходят в ERP-системе контрагента, но не касаются его собственного бизнеса.
Из других изменений в ERP-системах у нас были разработаны внутренние модули для пользовательского проведения EDI-настроек, то есть без участия высококвалифицированного ИТ-специалиста. Обучение работе в данном модуле составляет один день.
В рамках модификации функций ERP мы сделали также довольно существенные доработки в системе приемки товара. Определенные поля при получении электронного документа контрагента теперь заполняются автоматически, что снижает риск человеческой ошибки и ускоряет работу оператора приёмки.
Для счетов-фактур мы делаем более интересную доработку: ставим проверочный модуль для входящих документов, который позволяет в автоматическом режиме выявить более трехсот типов ошибок. С целью автоматизации обработки ряда исключений была выполнена настройка коммуникации данного модуля с системой оператора электронного документооборота. Если документ, скажем, не содержит каких-то обязательных для обработки с нашей стороны полей данных, тогда модуль проверки автоматически сгенерирует информацию об ошибке и отправит её поставщику. Если же модуль не находит ошибок, то он формирует системе провайдера сигнал о корректности документа, и система провайдера формирует юридически значимый электронный документ в виде счета-фактуры.
В контексте разговора об использовании информационных систем для организации взаимодействия хотелось бы сказать несколько слов и о портале. Для обеспечения документооборота всегда можно использовать либо решения собственной ERP-системы, либо решения сервис-провайдера. Здесь за каждым участником выбор самостоятельный. Так как у «Реала» в ходе взаимодействия с контрагентами используется ряд информационных модулей, для нас проще было сделать минимальные доработки в собственных системах, а основной функционал по документообороту и подписанию документов переложить на систему провайдера, которая является облачным приложением. Надо оговориться, что далеко не всегда подобное решение может быть правильным, и лучше сделать определённую доработку в собственной системе. Для этого можно, например, использовать специальные модули, предлагаемые, как правило, крупными мировыми производителями для ряда популярных корпоративных систем. Большинство ритейлеров использует именно второй вариант реализации ЭДО.
Отвечая на наши вопросы, вы уже не раз упомянули EDI-провайдера. Скажите, какова его роль в структуре интеграционных решений?
В строгом смысле это промежуточное звено не является обязательным, хотя современное законодательство уже явно начинает требовать присутствия такового по крайней мере для работы с электронным счётом-фактурой. Мы с некоторыми своими контрагентами пока сохраняем схему прямого взаимодействия «система — система». Однако специфика нашей работы такова, что обойтись вовсе без услуг провайдера довольно сложно. Дело в том, что у поставщика имеется целый ряд партнеров из числа розничных сетей, а у сетей в свою очередь также много поставщиков. У всех участников есть свои требования к структуре документов, увязывать которые, реализуя схему прямого взаимодействия ERP-систем, крайне сложно.
Тут и приходит на помощь провайдер, который за счет определенной логической обработки структуры документов позволяет каждому участнику ИТ-взаимодействия получать данные нужной ему структуры и формата и при этом не зависеть от изменений, которые, быть может, поставщик вносит по требованию другого ритейлера.
Мы, например, сейчас активно сотрудничаем с четырьмя EDI-провайдерами, а на практике это число может быть даже больше. Для поставщика в 99% случаев необходимо выбрать какого-либо одного провайдера.
Какие внутренние подразделения оказываются задействованы в работе по формированию бизнес- и информационной интеграции с вашими партнерами? Есть ли перспективы вовлечения в проект новых участников, а вместе с этим и расширения круга решаемых с помощью EDI-интеграции задач?
В нашем случае, говоря об интеграции с контрагентами, мы прежде всего имеем в виду электронный документооборот, а фактически любая деятельность в организации в той или иной форме находит свое отражение в пространстве оборота документов. Попросту говоря, на каждое действие существует соответствующая бумага. У нас в проекте участвуют различные подразделения. Прежде всего это логистики, отдел взаиморасчетов с поставщиками, юридический отдел, бухгалтерия и отдел автоматизации. Сейчас активно вовлекается в проект отдел закупок. Речь идет о полусотне с лишним сотрудников только в центральном офисе, которые занимаются оформлением договоров, согласованием ценовых списков, дополнительных соглашений к договорам и так далее. В итоге получается, что даже на текущий момент, когда у нашего проекта еще явно есть пространство для развития, у нас в него уже вовлечено около половины подразделений центрального офиса.
Что касается круга решаемых задач, могу сказать, что внедряемые нами технологии информационного обмена электронными документами вполне эффективно могут быть задействованы не только для автоматизации совместных работ с товарным поставщиком, но и с любым нашим контрагентом, отношения с которым также могут сопровождаться генерацией и последующим движением электронных документов. Например, речь вполне может идти о поставщиках оборудования для наших магазинов. Все это можно и в перспективе, наверное, нужно переводить в плоскость электронного взаимодействия, и здесь, кстати, значимость провайдера услуг необходимо еще раз подчеркнуть.
В целом некая идеальная картина состоит в том, что с любым юридическим лицом компания один раз подписывает договор, в котором определяются все правила электронного взаимодействия. И после этого весь оперативный обмен документами ведется исключительно в электронном виде. Хотя такие перспективы, прямо скажем, не близкие.
Существуют какие-либо стандарты в области работы с электронной информацией, которые были бы едины для всех участников электронного взаимодействия и внедрение которых было бы непосредственно продиктовано необходимостью эффективно организовать данный процесс?
Отвечая на данный вопрос, надо еще раз вернуться к роли провайдера услуг. С одной стороны, его работа, как я уже сказал, во многом направлена на то, чтобы экранировать каждого участника процесса от изменений. А следовательно, появление провайдера скорее ослабляет необходимость в соблюдении каких-либо обязательных условий для клиента. С другой стороны, на провайдеров возложена ответственность за контроль проходящих через них документов на соответствие стандартам EDIFACT. При этом надо учитывать, что бизнес развивается, и для поддержания эффективного информационного обмена безусловно необходимо периодически, как говорится, сверять часы, координируя подходы в масштабах всего сообщества, вовлеченного во взаимодействие по стандарту EDI.
В секторе FMCG такая координация осуществляется силами глобальной общественной организации ECR (Efficient Customer Response), отделение которой есть и в России. Именно на ее технических комитетах, проходящих ежемесячно, обсуждаются содержательные изменения, произошедшие за указанный срок в методах ведения бизнеса или в законодательстве. И соответственно намечаются меры, которые необходимо предпринять во всем пространстве электронного обмена документами в нашей отрасли. Затем эти изменения могут постепенно вводиться в практику. На ежегодной конференции, доступной для широкого круга участников, проводится представление некоторых лучших практик и решений, которые были выработаны за последнее время.
Информационная система мечты
Ришат Мухаметшин,
ИТ-аналитик компании «Директум»Если в контексте ERP-систем существует стандарт EDI, то, например, для ECM-систем таким можно считать CMIS. Сейчас, когда это стало возможно, появляются сервисы для обмена юридически значимыми документами (например, SynerDocs). Не надо пристально смотреть, чтобы увидеть, что практически все поставщики информационных сервисов сегодня разрабатывают собственные программные интерфейсы и стандарты. Это нужно для того, чтобы пользователь мог собирать собственную «информационную систему мечты» из составных частей, каждая из которых подходит под его нужды, и получать от такой связки синергетический эффект в виде системы, безупречно решающей задачи его бизнеса. В частности, системам класса ECM аналитики пророчат именно такую судьбу. Новые сервисы по отдельности, как правило, не обладают широким функционалом. Они решают одну задачу, зато безупречно. Впрочем, когда мы говорим о сервисах уровня Enterprise, ситуация несколько иная, сопоставимая с тем, что происходило с «маленькими» сервисами год, два или пять лет назад. Отдельно хочется обратить внимание на упомянутых в интервью EDI-провайдеров. В статье выдвигается очень зрелая мысль о том, что их участие помогает избежать однообразных и назойливых проблем по адаптации собственной ERP-системы под разные форматы, которые каждый участник информационного взаимодействия когда-то для себя принял. Присутствие провайдеров очень важно и действительно помогает избежать множества проблем по адаптации ERP, но рискну предположить, что дальнейшее развитие ИТ в глобальных масштабах приведёт к более точному соблюдению стандартов и, как следствие, к быстрому снижению необходимости в провайдерах услуг контроля и трансформации документов для приведения их в соответствие требованиям участника-получателя. В отношении EDI есть ещё одна интересная идея. Она утверждает, что внедрение подобных систем будет порождать оборот таких электронных документов, каких в бумажном виде просто никогда не существовало, например Advanced Shipment Notification.
