Конференция-выставка DOCFLOW не нуждается в подробном представлении — по крайней мере, для тех, кто хотя бы поверхностно знаком с темой электронного документооборота и автоматизации управления. В текущем году она будет проходить уже в 17‑й раз и состоится 18 мая на традиционной площадке в гостинице «Рэдиссон Славянская». Со списком участников конференции‑выставки этого года уже сейчас можно ознакомиться на сайте организаторов www.DOCFLOW.ru. И там же следует пройти регистрацию для бесплатного посещения.
В 2009 и 2010 годах организаторы DOCFLOW, видя необходимость проведения регулярного анализа российского рынка СЭД, организовали опрос участников и гостей. Предметом опроса, реализованного в 2009 и 2010 годах, стали общие вопросы готовности потенциальных заказчиков к внедрению систем автоматизации документооборота и решений класса ECM. Целью данного исследовательского проекта явилось Получение актуальной информации о динамике спроса и потребностях заказчиков СЭД.
Проведенный в 2009 году опрос разработан группой экспертов международной независимой ассоциации AIIM (www.aiim.org), объединяющей более 60 000 профессионалов в области ECM по всему миру. Исследование ежегодно проводится в США и странах Европы. В России права на его реализацию получил проект DOCFLOW.
Портрет участника исследования DOCFLOW
На протяжении двух последних лет количество участников опроса оставалось примерно одинаковым. В 2009 г. их было несколько больше, хотя в обоих случаях в опросе приняло участие около 500 человек и вполне можно говорить о том, что со статистической точки зрения результаты, полученные за 2009 и 2010 гг., сравнимы абсолютно корректно.
На рис. 1 представлены данные, характеризующие распределение респондентов по отраслям. Подобные данные сопровождают, наверное, любое массовое исследование, касающееся вопросов использования информационных технологий в бизнесе, и в этом смысле являются каноническими. Они носят в основном справочный характер и, по сути, отражают структуру аудитории, принявшей участие в опросе. Значимые корреляции между количеством ответивших от той или иной отрасли и интересом к теме опроса со стороны данной сферы здесь делать по определению неправомерно. Но все же отметим, что, судя по рисунку, отличия есть. И они вряд ли носят полностью случайный характер.
Выбор и внедрение СЭД
Как показал опрос, лишь для 3% его участников эффективность управления документами не имеет значения. При этом для 77% повышение эффективности управления данными имеет большое значение для успеха их бизнеса, а для 20% — важно до определенной степени. За год это распределение ничуть не изменилось.
Что касается тех, на кого указывали в качестве ответственных за выбор и внедрение СЭД, то тут изменения более заметны. Как и в 2009 г., чаще всего указывали, что данный вопрос находится в компетенции высшего руководства компании. Причем в 2010 г. доля выбравших такой вариант ответа увеличилась с 29% до 32%. На втором месте — ИТ-директор. Так ответило 20% респондентов в 2009 г. и 18% в 2010 г. Выросло с 12% до 15% количество тех, кто указал, что за внедрение СЭД отвечает ИТ-отдел. При этом на те же 3% упало число тех, кто полагает, что в их компании нет службы, отвечающей за СЭД: с 15% в 2009 г. до 12% в 2010 г. Это можно объяснить перераспределением количества участников по размеру компаний. В 2009 г. был заметный перекос в сторону крупных заказчиков.
Другие подразделения, в том числе и ДОУ, набрали существенно меньшее число голосов. Хотя стоит отметить то, что по сравнению с 2009 г. практически удвоилось число тех, кто выделил финансовую службу в качестве ответственного за внедрение СЭД. Это можно связать с ростом доли проектов по автоматизации ввода финансовой документации.
Приоритетными факторами развития бизнеса при выборе технологий автоматизации документооборота и в 2009, и в 2010 гг. были названы повышение эффективности, соответствие требованиям законодательства и оптимизация бизнес-процессов, хотя удельный вес их все же изменился (рис. 2). Также в 2010 г. существенно выросла доля указавших фактор снижения затрат: с 6% в 2009 г. до 10% в 2010 г.
Проблемы в ходе проектов
Оценка опыта компаний в области внедрения СЭД существенно не изменилась (рис. 3). Довольно тревожный симптом — некоторый рост доли тех, кто не приступал к реализации таких проектов и не планирует делать это в ближайшем будущем: с 13% в 2009 г. до 17% в 2010 г. Вместе с тем количество компаний, где нет СЭД/ECM системы, снизилось с 41% до 38%, зато выросла доля тех, где такой системе менее года.
Что касается оценки причин, мешающих внедрению СЭД, то их распределение с точки зрения опрошенных заметно изменилось (рис. 4). Высокая стоимость сместилась на второе место, пропустив вперед решение технологических проблем. Это неудивительно, так как в настоящее время действительно имеет место некоторое технологическое усложнение подобных проектов. Более тесно сопряженным с проектами в области СЭД/ECM становится решение проблем ретроконверсии. Чаще, чем ранее, к традиционным вопросам управления документами добавляются вопросы организации работы с медиафайлами. Кроме того, довольно сильное снижение показали такие факторы, как недостаток ИТ-ресурсов, недостаток знаний в области технологий СЭД, а также недостаток функционала.
Схожие изменения произошли и в том, как респонденты оценили факторы, мешающие ведению работ по проекту внедрения СЭД/ECM. Значимость тех из них, что связаны с финансированием и недостатком знаний (причем как собственных сотрудников, так и поставщиков), падает, причем довольно сильно. К тому же снизилась важность экономии как основного фактора мотивации начала работ по внедрению системы СЭД/ECM. Если в 2009 г. 56% респондентов оценивали ее как очень высокую, то в 2010 г. так поступили лишь 15%. При этом доля тех, кто оценивает значимость этого фактора как низкую и очень низкую, практически не изменилась.
Итоги проектов
Как показали результаты опроса, обычно оценка окупаемости инвестиций, если она, конечно, проводится, что делается далеко не всегда, соответствует ожидаемой (рис. 5). При этом различия в результатах между 2009 и 2010 гг. обусловлены лишь случайной погрешностью.
Что касается экономии за счет снижения временных затрат, то тут уровень удовлетворенности респондентов еще более высок: 68%. Вместе с тем в 2010 г. наметилась тенденция к снижению этого уровня. Впрочем, она весьма слаба (1 процентный пункт), и ее вполне можно списать на случайную погрешность. С другой стороны, это может быть связано с ростом доли представителей отраслей, где относительно мал опыт внедрения решений СЭД/ECM.
Итоги опроса показали, что оценка эффективности капиталовложений в СЭД/ECM имеет явную тенденцию к росту Растет доля тех, кто оценивает этот показатель выше, чем инвестиции в другие технологии автоматизации (в 2010 году 5% оценили их как значительно выше ожидаемых, а 14% — выше ожидаемых против соответственно 3% и 12% в 2009 году). Впрочем, количество недовольных также увеличилось. Так, количество тех, кто оценивал окупаемость проектов внедрения СЭД как значительно ниже ожидаемой удвоилось: с 3% до 6%.
Примечательно то, что скоро можно будет проследить тенденции изменений рынка СЭД и 2011 г. Следующее исследование организаторы DOCFLOW планируют провести, традиционно, в мае, а результаты озвучить уже к осени. Для тех, кто активно следит за развитием рынка СЭД, будет также полезно посетить конференцию-выставку DOCFLOW 18 мая в Москве. По словам организаторов, в программе конференции большое внимание будет уделено анализу успешных проектов внедрения в целом ряде компаний, в том числе: СК РОСНО, «ВТБ24», TNK BP, ОАО «Мобильные ТелеСистемы», «Газпром трансгаз Екатеринбург», Минюст Узбекистана, ООО «КМ-Эксперт» и других. Новшеством также будут индивидуальные секции вендоров и целых четыре панельные дискуссии по острым вопросам внедрения СЭД, ECM-технологиям, по вопросам эффективности поиска информации и Е-государству. В этом году, как и в последние несколько лет, конференция-выставка пройдет в один день 18 мая. Однако для тех, кому требуется более осведомленный и комплексный подход к погружению в тему ECM и внедрению СЭД, организаторы проводят двухдневный pre-conference 16 и 17 мая — учебный курс AIIM ECM Practitioner. Условия прохождения курса и программа «DOCFLOW 2011 Москва» доступна уже сейчас на портале проекта.
Бок о бок с бизнес-процессами
Вадим Ипатов,
заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст»Мы наблюдаем несколько тенденций развития СЭД.
Продолжается процесс повышения бизнес-ориентированности систем электронного документооборота. До сих пор они оставались системами обособленными, ориентированными на процедуры обработки документов, которые выполняются параллельно с основными бизнес-процессами. Сегодня собственники и руководители организаций начали понимать важность СЭД как технологии поддержки и оптимизации основных управленческих процессов. В связи с этим дальнейшее развитие получат функции СЭД, обеспечивающие поддержку основных деловых процессов, упорядочение документопотоков и построение инфраструктуры для документирования деятельности с возможностью ее последующего анализа и принятия управленческих решений, основанных на задокументированных фактах. Для достижения этих целей все актуальнее становится задача интеграции с внешними информационными системами, обеспечения взаимодействия с ними посредством сервисов и обмена данными.
Признание СЭД как технологии поддержки и оптимизации основных бизнес-процессов компании предполагает необходимость ее установки на рабочих местах всех специалистов, участвующих в этих процессах. Таким образом, СЭД должны иметь возможность работать в компаниях со сложной территориально распределенной организационной структурой, развитой филиальной сетью и поддерживать сквозной документооборот во всей оргструктуре.
Ожидается также развитие технологий, повышающих удобство работы в СЭД руководителей всех уровней и бизнес‑специалистов. Очевидно, что требования к функционалу и интерфейсу систем электронного документооборота специалистов по управлению документами и бизнес‑специалистов очень различаются. Возрастет актуальность простых, понятных и удобных пользовательских интерфейсов, возможности работы удаленно с помощью мобильных устройств, «планшетников». Ожидается также развитие и совершенствование правил и политик, которые определяют и унифицируют создание, публикацию, хранение, нахождение, предоставление, уничтожение — все активности, связанные с документированием.
Не СЭД’ом единым
Галина Аристова,
директор департамента маркетинга компании RadiusGroupЕсли посмотреть на представленные в статье графики, становится ясно, что в 2010 г. компании немногим чаще, чем год назад, ставят задачу усовершенствовать обслуживание клиентов, улучшить качество взаимодействия и получить конкурентные преимущества. Хотя и сейчас число таких ответов невелико, все же эти цифры позволяют предположить, что заказчиков начинает интересовать управление именно контентом, а не «чистым» СЭД. Без ECM упомянутые задачи решить трудно.
В связи с этим хочется проложить тему перспектив ECM в России. Распространение цифровых устройств — мобильных телефонов, iPhone, iPad и других — оказывает очень сильное воздействие на культуру ведения бизнеса. Все становятся мобильными, все имеют удаленный доступ к компьютеру и серверу. Сейчас в России наблюдается рост интереса к решениям класса ECM 2.0 со стороны государства. Возможно, через некоторое возникнет бум интереса со стороны бизнеса.
Так, появилась информация о том, что в Государственной Думе депутаты скоро в обязательном порядке будут снабжены планшетами iPad. Автоматизированная система поиска законов на Охотном ряду уже создана и действует, прорабатывается вопрос о создании возможности общественным организациям, экспертам и просто гражданам интерактивно участвовать в законотворческой деятельности. У руководства аппарата Госдумы есть планы отказаться от бумажных экземпляров периодических изданий и поставлять для депутатов периодику в электронном виде. Идут дискуссии о расширении виртуального сегмента в законодательном процессе, о том, чтобы региональные парламенты получили полноценную возможность удаленного и оперативного участия в нем и чтобы в Госдуме с каждого рабочего места в зале ее пленарных заседаний можно было выходить в общероссийскую сеть для консультаций с местными коллегами.
Заметим — речь здесь уже в значительно меньшей степени идет об управлении электронными документами. Мы говорим именно об электронном контенте, хотя та же Госдума может служить едва ли не классическим примером структуры, где важность документооборота трудно переоценить.
