Кливлендская публичная библиотека (США) была основана в 1869 году. Она обладает книжным фондом, включающим около 10 миллионов изданий. Учреждение, имеющее 28 филиалов, играет важную роль в культурной и образовательной жизни штата Огайо, являясь крупнейшей в городе и третьей по величине научной библиотекой страны. Кроме того, библиотека осуществляет поддержку каталогов для 38 библиотечных систем.
До начала проекта в библиотеке было установлено 100 монохромных принтеров, 40 копировальных и 40 факс-машин. Устройства использовались не слишком эффективно, а их ограниченная функциональность препятствовала развитию сервисов платной печати в учреждении. Все это еще и усугублялось тем, что оборудование печати и копирования было от разных производителей, и сотрудники библиотеки сталкивались со сложностями в техническом обслуживании, а также в снабжении расходными материалами. При этом спрос читателей на услуги факсимильной связи, сканирования и цветной печати постоянно рос, но удовлетворить его в полном объеме не было возможности.
В связи с этим перед библиотекой встала задача модернизировать парк средств печати и копирования. При этом должна была обеспечиваться интеграция системы с существующей базой данных посетителей. Также было необходимо обеспечить возможность подключения к аппаратам собственных ноутбуков, планшетов и смартфонов посетителей. Также перед библиотекой стояла задача упростить техническое обслуживание периферийной техники и сбор платы за использование печатных сервисов.
Для модернизации печатной инфраструктуры и системы платных сервисов учреждение обратилось к компании Xerox, которая провела исследование потребностей читателей и предложила комплексное программно-аппаратное решение, разработанное с учётом задач библиотеки. В целях оптимизации печатного парка 180 периферийных устройств, реализующих лишь одну функцию от разных компаний были заменены на 55 МФУ Xerox с возможностью беспроводного подключения, поддержкой цветной печати, сканирования, копирования и факсимильной связи. Благодаря этому читатели получили доступ к широкому набору сервисов для работы с библиотечным фондом. В частности, пользователи смогли отправлять задания на печать с собственных мобильных устройств на базе наиболее популярных платформ.
За счёт полной интеграции созданной Xerox инфраструктуры с базой читателей посетители библиотеки получили возможность самостоятельно пользоваться дополнительными сервисами для работы с документами, оплачивая их через терминалы при помощи читательского билета. При этом для авторизации в системе может применяться тот же пароль, что и при заказе книг. Личный счёт можно пополнить через платёжный автомат без использования банковской карты.
Решение Xerox позволило оптимизировать целый комплекс рабочих процессов. Так, например, ранее печатающие устройства могли подключаться к одному из 30 стационарных ПК. При этом возможности перенаправления заданий на другие аппараты предусмотрено не было. И если принтер ломался или останавливался на профилактическое обслуживание, с подключённых к нему компьютеров становилось невозможно произвести печать. Эта проблема была решена за счёт объединения МФУ Xerox в единую сеть с возможностью перераспределения нагрузки.
В результате реализации проекта все поставленные задачи были выполнены. Библиотека оптимизировала работу печатной инфраструктуры, расширила спектр платных сервисов, а также внедрила систему доступа к периферийным устройствам по читательскому билету. Благодаря новым услугам учреждение получило возможность привлечь больше посетителей и дополнительный источник дохода.
