Когда почти сорок лет назад Совет министров СССР принял постановление о строительстве Камского автозавода, задача автоматизации торговли по понятным причинам не стояла в принципе: плановая экономика предполагала простое распределение произведенной продукции. Торгово-финансовая компания (ТФК) «КамАЗ» была создана значительно позже, в 1997 году, как инструмент работы в рыночных условиях. Основные направления деятельности – реализация автомобильной техники и запасных частей, организация сервисного и гарантийного обслуживания автомобилей, организация дилерской сети «КамАЗа». И бизнес-процессы, которые необходимо было автоматизировать, были сложны и нестандартны.
В 80‑х годах за автоматизацию работы «КамАЗа» отвечал единый центральный вычислительный центр, использовавший мэйнфреймы. Становление рыночных механизмов продаж в 90‑х потребовало срочной разработки АСУ для управления этими процессами. Необходимое программное обеспечение было создано специалистами ТФК «КамАЗ» на СУБД FoxPRO и Clipper под операционной системой MS DOS. Разработанные решения позволили отслеживать и учитывать все торговые операции ТФК, но за десятилетие работы изменились и усложнились бизнес-процессы торговли, устарели технология использования файл‑сервера как основного хранилища данных и на смену DOS пришла Windows. В конце 2005 года было принято решение об открытии инвестиционного проекта «Система управления продажами запасных частей и товаропроводящей сетью ОАО «КамАЗ». Этот момент и можно считать началом работ по автоматизации торговой деятельности «КамАЗа», о которых идет речь. Заказчиком проекта развития систем управления продажами стал генеральный директор предприятия Сергей Когогин.
В качестве основной задачи проекта была определена комплексная «сквозная» автоматизация логистики, управления продажами и товаропроводящей сетью, управления поставками, складскими запасами, ценовой политикой, а также бухгалтерского учета. Кроме того, нужно было включить в единое информационное пространство все дилерские центры «КамАЗа».
Ход проекта и технические аспекты
На предпроектной стадии были задокументированы существовавшие на предприятии бизнес-процессы, разработано технико-экономическое обоснование проекта, проведен анализ платформ для его реализации. По совокупности критериев оценки конкурс выиграла система «1С: Управление производственным предприятием 8». Стадии проекта довольно стандартны: подготовительная, основная и заключительная. На подготовительной стадии было закуплено и установлено всё необходимое оборудование, инсталлировано базовое ПО и проведено обучение команды внедрения со стороны ТФК «КамАЗ». В ходе основного цикла работ совместно с выбранной компанией-исполнителем «Проект ИТ» проводилась адаптация и настройка системы, дорабатывались и отлаживались ее основные модули. Заключительная стадия включала в себя сборку всех модулей в единое целое и отладку интерфейсов взаимодействия с другими информационными системами ТФК «КамАЗ».
Сдача решения в эксплуатацию проходила в два этапа. На первом был принят функционал автоматизации управления продажами на территории России, а на втором — продажами на экспорт. Аналогичным образом, в два этапа, проводился и запуск системы в опытную эксплуатацию. Система, относящаяся к продажам по России, была запущена 1 января 2008 года. Несколько месяцев сотрудники осваивались с нею, проходила обкатка, и 1 июня, после выхода на все запланированные показатели, была запущена автоматизация экспортного направления. Поставленные в проекте задачи решает комплекс разнородных систем. Основной его функционал — это управление продажами запчастей в России и на экспорт (АСУП запасных частей) на платформе «1С: Управление производственным предприятием 8». Технологический Web-портал для работы с дилерами представляет собой отдельную заказную систему, написанную на Java. Созданы также подсистемы управления автотранспортом («1С: Управление производственным предприятием 8»), заказа запчастей (Java) и отдельное решение — система управления продажами для дилеров «АСУ-Дилер» («1C: Управление торговлей 8»). Отметим, что пока все дилеры для автоматизации заказа продукции пользуются временным решением — «Заказником запасных частей».
В дальнейшем планируется переход на «АСУ-Дилер», позволяющий управлять всей функциональностью подобных торговых компаний: автосалоном, автосервисом, продажей автозапчастей.
Управление продажами запчастей
Система управления продажами запасных частей состоит из модулей планирования продаж, управления закупками, запасами, ценообразованием и продажами, а также модулей для учета и аналитики. Работа начинается со сбора через портал электронных заявок дилеров, из которых система формирует единую сводную заявку. Далее заявка корректируется с учетом складских остатков и направляется в производство. После подтверждения производственниками заявка автоматически распределяется дилерам (с учетом недопоставок). Дилер получает необходимую информацию, и проходит стандартная для компании схема планирования отгрузки и ее подтверждения.
Бизнес-процессы, которые должна автоматизировать система, сложны и нестандартны. Нужно пояснить, что по отношению к «КамАЗу» ТФК «КамАЗ» является дочерней компанией. Исторически сложилось так, что она продает самостоятельно закупленный товар, берет у материнской компании товары на комиссию и продает по поручению акционерного общества «КамАЗ». Бизнес-процессы и документооборот для договоров комиссии и поручения в стандартной версии «1С: Управления производственным предприятием 8» частично отсутствуют или недостаточно функциональны, поэтому объем доработок группы внедрения был весьма значителен.
Кроме того, выделен бизнес-процесс продаж на экспорт, поскольку сама ТФК «КамАЗ» занимается продажами только на территории России, а с зарубежными покупателями работает родственное предприятие ВТК «КамАЗ», пользующееся складским хозяйством и информационной системой ТФК.
При работе по договору поручения с точки зрения документации продажа «КамАЗом» конечному покупателю состоит из пяти шагов. Первый — возврат комиссионного товара от торгово‑финансовой компании контрагенту ОАО «КамАЗ». Второй — реализация собственного товара ТФК контрагенту. Шаги три и четыре — оформление прихода возвращенного комиссионного товара от комиссионера контрагенту ОАО «КамАЗ» и поступление по договору поставки от контрагента ТФК. И только на пятом шаге товар реализуется конечному потребителю. Данный механизм работает автоматически, нажатием «одной кнопки», и генерирует все необходимые документы и проводки.
Не менее сложен пятишаговый бизнес-процесс продаж на экспорт. Сначала ТФК проводит возврат комиссионного товара поставщику-контрагенту ОАО «КамАЗ» и реализацию собственного товара контрагенту ВТК «КамАЗ». Далее комиссионный товар поступает от контрагента ОАО «КамАЗ» в ВТК «КамАЗ». И уже после этих предварительных шагов возможна конечная продажа покупателю. Для пользователя данные процессы также реализованы нажатием «одной кнопки».
«Все перечисленные бизнес-процессы пришлось прописывать в “1С: Управлении производственным предприятием 8” самостоятельно, — говорит директор ИТ-департамента ТФК “КамАЗ” Сергей Тыртов. — Понятно, что восьмая версия поддерживает комиссию, но с нашей точки зрения только самую простую. При такой схеме важно ввести информацию о товаре один раз, чтобы затем все документы и бухгалтерские проводки система сгенерировала автоматически, а люди не занимались рутинной работой повторно».
Проблемы
«Основной и, наверное, единственно специфичной проблемой в ходе реализации проекта стал страшнейший кадровый дефицит в ИТ-подразделении, — рассказал Сергей Тыртов. — Случилось это в самый разгар проекта. Половина наших обученных программистов вдруг решили сменить место работы и уехали в Москву. Это отбросило нас по срокам реализации на полгода, потраченные на обучение и введение в курс дела новых специалистов». Существовали и «типовые» проблемы, с которыми сталкиваются практически все: сопротивление персонала инновациям, стремление реализовывать новым инструментом старые бизнес-процессы.
Следует сказать о квалификации сотрудников, осваивающих новую систему. Менеджерам и аналитикам продающих подразделений для освоения системы «1С» было достаточно одной-двух недель, процесс привыкания прошел гладко. «Главные сложности были с работниками, занятыми складскими операциями в основном производственном подразделении, — вспоминает Сергей Тыртов. — Там работает возрастной и менее квалифицированный персонал, и поэтому обучение работе в новой системе заняло два-три месяца. Мешал ходу работ и низкий административный статус руководителя проекта, не были четко прописаны его права и полномочия».
Результат и планы
На 1 сентября 2008 года число пользователей АСУ продажами запасных частей составило 236 сотрудников, Web-порталом пользовались 322 дилера и сервисных центра, «Заказник запасных частей» был установлен у 135 дилеров, а также завершено пилотное внедрение «АСУ-Дилера». «Мы запустили новую платформу и практически полностью реализовали на ней бизнес-процессы продаж, — пояснил Сергей Тыртов. — Сейчас автоматизируем контроль взаиморасчетов с клиентами и наращиваем функциональность внедренных модулей. “КамАЗ” уже пару лет занимается созданием системы идентификации и прослеживаемости продукции. Поскольку в нашей разработке реализован партионный и номерной учет продаваемых запасных частей, можно сказать, что эта функциональность у нас появилась автоматически».
До начала работ специалистами компании был сформулирован целевой экономический эффект от внедрения: снижение нормативных запасов продукции на складе на 150 млн. рублей. Отношение объема складских остатков продукции к объему продаж за три месяца снизилось с 0,77 до 0,73. В денежном выражении это составляет порядка 40 млн. рублей.
В перспективах развития системы — наращивание функциональности в области бухучета и контроля взаиморасчетов с клиентами и создание подсистемы складской логистики, в том числе управления адресным складом. В последнем случае проблема не в специалистах ИТ-подразделения и не в системе — адресный склад еще нужно создать на производстве, провести модернизацию самих производственных площадей.
Кроме того, решение «АСУ-Дилер» будет тиражироваться как типовое для товаропроводящей сети. Создание на базе этой подсистемы механизмов сбора маркетинговой информации и статистики обслуживания автомобилей «КамАЗа» крайне важно для материнской компании. «Поскольку “КамАЗ” не работает с конечными розничными покупателями напрямую, мы их не видим, а значит, не знаем о них того, что хотелось бы, — говорит Сергей Тыртов. — Какие основные работы по ремонтам выполняют наши клиенты, в каких условиях эксплуатируется техника, что их устраивает, а что нет в конструкции автомобиля, все эти данные можно взять только у дилеров, и мы сделаем в “АСУ-Дилере” соответствующий модуль. А благодаря статистике обслуживания любой наш автомобиль, проходящий через сервисный центр, будет оставлять за собой информационный след, и эти данные будут обрабатываться и представляться в подразделение управления качеством “КамАЗа”».
