Говорить на одном языке, работать в едином стандарте

Группа компаний «ИНТЕГРА» — это более сорока нефтесервисных и машиностроительных предприятий, расположенных в регионах Западной Сибири, Урала, Республики Коми и юга России. Для повышения эффективности своего бизнеса и унификации материально-технического обеспечения (МТО) руководство группы инициировало проект создания единого справочника-классификатора материально-технических ресурсов и услуг.

Рядовая рабочая ситуация: на буровой потребовалось заменить звено тяжелого гусеничного трактора. Работа встала, деталь нужна срочно. Мастер-приемщик сервисной компании начинает выяснять технические характеристики заменяемой детали, однако информация, которую он получает, не точна и противоречива.

Наконец заявка составлена и отправлена на завод. В свою очередь завод также присылает запрос для уточнения спецификации нужной детали, поскольку данных в заявке явно недостаточно. В результате на такую в общем-то простую операцию уходит немало времени, не говоря уже о риске получить неподходящую деталь или запасную часть.

В итоге отсутствие единой технической базы спецификаций нередко оборачивается для компаний простоем оборудования, остановкой работ и финансовыми потерями. Однако этого можно избежать, если при заказе деталей использовать справочник-классификатор, единый для всех предприятий группы.

Предпосылки

«ИНТЕГРА», начав свое формирование в 2004 году, быстро стала высокотехнологичной отечественной нефтесервисной и машиностроительной группой компаний, поставляющей услуги и оборудование в нефтегазовый сектор российской экономики. Проблемы интеграции, через которые проходят все крупные структуры, не обошли и «ИНТЕГРУ». Одна и та же номенклатурная единица на каждом предприятии могла называться по-разному. Это обстоятельство затрудняло взаимодействие специалистов, работающих в разных регионах. Плюс к тому различные нормы амортизации оборудования не позволяли провести высококачественную инвентаризацию на складах и заводах. Возникли сложности с интеграцией программного обеспечения, используемого на предприятиях.

Всё это явилось предпосылками проекта создания единого справочника-классификатора материально-технических ресурсов и услуг. Цель проекта — построение в группе компаний «ИНТЕГРА» современной системы управления нормативно-справочной информацией, позволяющей повысить эффективность бизнес-процессов. Такая система должна обеспечивать сотрудников «ИНТЕГРЫ» актуальными, полными, непротиворечивыми, а главное, унифицированными данными об оборудовании.

Выбор без проблем

«Я знаю “ИНТЕРТЕХ” с того времени, когда компания выполняла огромный объем работ в “ЮКОСе”. Второй раз мы встретились уже здесь, в “ИНТЕГРЕ”, — начал свой рассказ Юрий Зубков, директор департамента МТО и транспорта группы “ИНТЕГРА” (сейчас он перешел на работу в другую компанию). — Это надежная и профессиональная компания, к началу нашего сотрудничества уже реализовавшая немало крупных и успешных проектов, поэтому по результатам тендера было нетрудно принять решение работать именно с ней».

Относительно программного продукта, ставшего основой будущего решения, тоже всё было вполне очевидно, потому что «ИНТЕРТЕХ» предложил успешно опробованную в различных отраслях и проектах собственную разработку — Ontologic (версия 4.5) — онтологический общепромышленный классификатор, предназначенный для ведения базы данных: справочников материально-технических ресурсов (МТР), контрагентов, услуг и т. д. Одним из преимуществ Ontologic является возможность сопряжения и со стандартными классификаторами, и с собственными, разработанными на различных предприятиях. Это позволяет, имея единый корпоративный классификационный код на МТР или услугу, параллельно работать с несколькими системами классификации.

Для специалистов «ИНТЕГРЫ» такая особенность методики и программного продукта представляла очевидную ценность. «Продукт разработан таким образом, что легко взаимодействует с любыми информационными системами, — отметил Валерий Беляев, главный специалист департамента МТО группы компаний “ИНТЕГРА”. — Сегодня мы работаем с единым справочником-классификатором МТР и услуг в “1С:Предприятии”, а завтра потенциально можем с ERP-системой Oracle или SAP. Теперь нам не надо перестраивать систему классификации МТР, если придется менять платформу для автоматизированной системы управления предприятием». И еще один плюс — минимальные требования к каналам связи».

Взаимопонимание — успех проекта

По словам вице-президента компании «ИНТЕРТЕХ» Андрея Гребнева, проект шел довольно легко — во многом благодаря пониманию со стороны заказчика. «В частности, практически сразу в “ИНТЕГРЕ” была создана группа НСИ (нормативно-справочной информации. — Прим. ред.) для поддержки и ведения справочника. Они формировали требования “под себя”, а мы имели возможность постоянно взаимодействовать с конкретными потребителями будущей системы», — пояснил он. На реализацию проекта было отведено около полугода. Но в ходе работы у «ИНТЕГРЫ» появились предложения по созданию дополнительной упрощенной версии, которую легче было бы осваивать пользователям в отдаленных регионах страны. На это потребовалось еще три месяца. Доработка системы, внедрение и обучение пользователей шли параллельно.

Валерий Беляев вспоминает: «Мы договорились со специалистами “ИНТЕРТЕХа” сделать интерфейс для сервисных предприятий очень простым и доступным. В результате любой наш сотрудник осваивал систему в течение трех рабочих дней, причем для обучения ему не нужно было выезжать в “ИНТЕРТЕХ”, да и группе НСИ стало работать гораздо проще». Доработка потребовалась еще и потому, что классификатор в таком объеме, как это потребовалось «ИНТЕГРЕ», для сервисных компаний еще не разрабатывался. Однако процессов создания справочника и установки базовой части системы на серверах заказчика это не затормозило.

К созданной системе специалисты «ИНТЕРТЕХа» разработали организационную и нормативно-техническую документацию по централизованному ведению НСИ МТР и услуг. Работа всех пользователей компании с корпоративной НСИ определяется едиными правилами, содержащимися в регламентах, положениях, инструкциях. Эти документы размещены на серверах головной компании «ИНТЕГРЫ» и доступны всем ее пользователям, работающим в территориально удаленных и разных функциональных информационных системах.

Разработка и поддержка справочника

Основой решения стал эталонный справочник, содержащий более 200 тыс. унифицированных записей о товарах, работах и услугах. Все записи увязаны с классификатором, имеющим более 4 тыс. базовых классов. Чтобы ускорить процесс наполнения справочника МТР «ИНТЕГРЫ» записями из эталонного справочника «ИНТЕРТЕХа», было решено пойти по упрощенному пути: региональные специалисты МТО группы компаний провели выборку номенклатурных единиц из эталонного справочника объемом около 28 тыс. позиций. Справочник услуг, содержащий примерно 2 тыс. записей, формировался по аналогии со справочником МТР.

В системе предусмотрена кодировка материально-технических ресурсов на основе формального описания их объективных свойств (с учетом требований ГОСТ, ОСТ и т. д.), позволяющая пользователю на любое оборудование получить нормативно-технические документы — ГОСТы, паспорта, чертежи. Это важно, потому что, например, раньше буровой мастер, формируя заявку, далеко не всегда имел под рукой техническую документацию на заказываемые детали. Теперь же справочник-классификатор помогает правильно составить заявку, причём именно на тот материально-технический ресурс, который необходим. Благодаря этому ошибки при заказе оборудования практически исключены.

Изначально база данных располагалась в Ижевске, но через год канал связи с многочисленными региональными структурными подразделениями, работающими на пространстве от Нового Уренгоя до Иркутска, начал давать сбои. Чтобы улучшить прохождение сигнала, было принято решение всю базу данных перевести в головную компанию группы в Москве. Дистанционный доступ к системе на сегодняшний день имеют двенадцать структурных подразделений «ИНТЕГРЫ». В настоящее время для некоторых регионов организованы очень мощные каналы связи, по которым передача данных происходит практически мгновенно. Часть регионов продолжает пользоваться обычными интернет-каналами. В перспективе дистанционный доступ будет организован для каждой буровой.

Такая организация сети, по словам Юрия Зубкова, позволяет довольно просто обновлять и корректировать базу данных. А это требуется постоянно, так как сложные технологические процессы неизменно нуждаются в тех или иных расходных материалах или обновлении основных средств. За время пользования справочником-классификатором в базу данных введено еще 15 тыс. наименований. Обновлять и синхронизировать базы данных, если они будут храниться на каждой буровой, — дело гораздо более трудоемкое.

Сейчас актуальность информации отслеживают сотрудники группы НСИ, каждый по определенному бизнес-направлению: блок бурения, блок технологических сервисов, блок геофизики. Если поступает заказ на деталь, которая отсутствует в справочнике, запрос направляется в группу НСИ. Там находят техническую документацию по данной группе изделий, классифицируют ее, вносят в базу данных. При этом неважно, в каком регионе оформлен заказ.

Итоги

По словам Валерия Беляева, созданный программно-технический комплекс централизованного ведения НСИ МТР и услуг в первую очередь нацелен на создание в компании правил и регламентов, помогающих всем предприятиям группы «ИНТЕГРА» говорить на одном языке, работать в едином стандарте. Это упрощает взаимодействие между структурными подразделениями. Например, прежде чем делать заказ, всегда можно зайти в систему и посмотреть, нет ли нужного товара на складе соседнего предприятия. Если раньше при формировании заявки описание технических требований занимало несколько листов: наименование, технические характеристики, производитель, особенности данного типа оборудования, — то теперь это просто не нужно. Все сведения содержатся в системе, тем самым исключаются ошибки и недопонимание. А сама система НСИ МТР и услуг интегрирована с «1С» — корпоративной информационной системой «ИНТЕГРЫ». Все данные реплицируются между этими системами.

В группе компаний «ИНТЕГРА» проведённый проект расценивают как часть следующего большого проекта. В планах стоит создание единого программного продукта для служб материально-технического снабжения, который будет включать сквозной документооборот от заказа до передачи оборудования в эксплуатацию.

«Может сложиться впечатление, что у нас всё идеально, — говорит Валерий Беляев. — Конечно, это не так. Жизнь движется, всё находится в развитии. Возникают и проблемы, в частности при приобретении бизнеса, не придерживающегося наших корпоративных стандартов. Тогда “ИНТЕРТЕХ” помогает нам переклассифицировать номенклатуру. При необходимости консультируют наших пользователей, ведь когда находишься внутри проблемы, не всегда замечаешь ошибки в принимаемых решениях. Партнеры помогают нам увидеть бизнес со стороны. И это позволяет находить совместные конструктивные решения».

«При значительном увеличении бизнеса ГК «ИНТЕГРА» непременно задумается о дальнейшей автоматизации, — подытожил Юрий Зубков. — Но пока единый справочник НСИ на программном продукте Ontologic является общим фундаментом, а всё остальное, стены, крышу и т. д., можно построить позже. Когда? Время покажет».