В связи с интенсивным ростом количества магазинов федеральная торговая сеть «Пятерочка» столкнулась со значительным увеличением нагрузки на ресурсы внутренних кадровых служб в подборе персонала и обслуживании кадровых процессов, и, как следствие, с невозможностью эффективно управлять HR-функцией традиционными методами с учетом масштабных планов развития компании.
В 2015 году компания ежемесячно принимала на работу до 8 тысяч новых сотрудников, к 2017 году эта цифра выросла до 12-14 тысяч. 2 года назад около 70% HR-ресурсов компании было направлено на выполнение рутинных ручных транзакционных операций, что приводило к нехватке ресурсов для решения стратегических задач. Кроме того, порядка 60% мастер-данных о кадровых процессах были неполными или некачественными, из-за чего руководство сталкивалось с нехваткой информации для понимания эффективности работы HR-служб и принятия стратегических решений по развитию сети. С целью трансформации управления HR-функцией и HR-данными руководство компании приняло решение обратиться к внешнему партнеру — российской компании IBS.
В результате совместного проекта обслуживание HR-транзакций было передано на аутсорсинг в сервисный центр на базе ресурсов компании IBS, интегрированный с внутренними HR-службами клиента. В рамках этой модели был разработан каталог HR-сервисов c несколькими уровнями предоставления услуг: от портала самообслуживания, когда сотрудник компании может получить сервис самостоятельно, до сложных сервисов, для которых требуется привлечение высококвалифицированных специалистов. При этом сами сервисы были упорядочены, централизованы и в ряде случаев переведены в цифровой формат. Параметры предоставления всех HR-сервисов были закреплены Соглашением об Уровне Сервиса (SLA). Наконец, в каталог сервисов была заложена возможность их корректировки, гибкого масштабирования, а также добавления новых сервисов в зависимости от обратной связи пользователей, изменения численности сотрудников и новых потребностей бизнеса.
Прозрачность и эффективность в управлении каталогом HR-сервисов обеспечивается информационной системой управления процессами, которая регистрирует все обращения пользователей, обеспечивает работу с учетными системами, получение документов и т. д. Система позволяет эргономично управлять процессами и контролировать качество их исполнения на визуальном уровне. Система тесно интегрирована с информационными системами клиента, а также системами внешних поставщиков услуг, например, для отслеживания передвижений кадровых документов логистическими компаниями. «Учитывая объем, скорость и количество HR-транзакций, ручное поддержание отношений с сервис-центром, ручное отслеживание заявок, ошибок и уровня качества было бы невозможно. Поэтому одним из ключевых факторов выбора IBS как HR-партнера была мощная ИТ-экспертиза, позволяющая решать наши бизнес-задачи с использованием современных технологических решений», — рассказала Татьяна Князева, директор по управлению персоналом торговой сети «Пятёрочка».
Аналитические возможности системы позволяют компании пользоваться качественными исходными данными для принятия кадровых решений, что было невозможно ранее при работе с документами на бумажных носителях и без централизации данных.
Таким образом, в ходе проекта были централизованы и автоматизированы основные транзакционные функции HR-подразделения «Пятерочки» и создана масштабируемая модель HR-сервисов, которая гибко меняется и дополняется с развитием компании-клиента. HR компании трансформировался в высокотехнологичную сервисную функцию. Использование внешнего аутсорсингового центра позволило осуществить переход к новой модели в максимально сжатые сроки — за полгода.
«В результате мы создали современный и технологичный цифровой фундамент для управления и развития HR, который позволяет принимать решения не на уровне интуиции, а на основании данных, и дает возможность заниматься стратегическими вопросами, имея надежную опору», — отметил Илья Товбин, директор по работе с ключевыми клиентами в IBS.
