Федеральная торговая сеть магазинов «Пятерочка» передала на аутсорсинг компании IBS процесс массового найма собственного линейного персонала магазинов. За год, прошедший с момента запуска проекта, благодаря переходу на промышленную аутсорсинговую модель удалось обеспечить необходимый объем найма, соответствующий бурному росту сети, снизить затраты «Пятерочки» на наём. Это первый в России коммерческий проект массового найма в подобных объемах с помощью стороннего партнера. Компания IBS стала первым провайдером подобных услуг такого масштаба в стране.
Торговая сеть «Пятерочка», являясь одной из крупнейших российских розничных сетей, системно решает задачу набора персонала на массовые позиции (персонал в магазинах), что связано как с ростом и открытием новых торговых точек, так и с традиционной для розничной торговли сменяемостью кадров. Традиционно вопросы подбора персонала и закрытия вакансий решались внутренними ресурсами. В 2014 году ежемесячное количество нанятых сотрудников достигало нескольких тысяч человек.
Для повышения эффективности процесса найма персонала торговая сеть «Пятерочка» привлекла компанию IBS в качестве партнера на аутсорсинг всего бизнес-процесса найма для массовых позиций — так называемый аутсорсинг бизнес-процессов или BPO (Business Process Outsourcing). Эффективность найма достигается за счет централизации и «технологизации», заложенных в новый процесс. Отличительными особенностями передачи процесса на аутсорсинг являются кратчайшие сроки подготовки и начала предоставления услуги при минимальных затратах со стороны заказчика. «Вместо того чтобы начать консалтинговый проект и, скажем, предложить внедрение автоматизированной рекрутинговой системы для всей розничной сети, мы предложили заказчику сразу начать экономить на бизнес-процессе. Передав нам процесс на аутсорсинг, он немедленно, без дополнительных затрат, получает решение своей задачи, а мы обеспечиваем ему тот объем найма, который ему необходим по заранее оговоренной стоимости», — объясняет выгоду проекта Дмитрий Прохоренко, директор дивизиона HR-аутсорсинга компании IBS.
Менее двух месяцев потребовалось на подготовку и запуск проекта. В декабре 2014 года сервис от IBS заработал для двух дивизионов сети. С апреля 2015 года все семь дивизионов компании перешли на подбор сотрудников с помощью сервиса.
Соискатели обращаются в Центр подбора персонала торговой сети «Пятерочка» — аутсорсинговое подразделение компании IBS, выступающее в качестве единого рекрутингового центра сети. Сотрудники центра обеспечивают прием входящих звонков от кандидатов в соответствии с разработанными стандартами, уточняют возможности кандидата и соответствие требованиям, информируют их об условиях и специфике работы, помогают подобрать оптимальную торговую точку для устройства на работу. Далее Центр подбора (сотрудники IBS) сопровождает кандидатов на всех этапах процесса найма (собеседования, подготовка документов, планирование оформления) вплоть до выхода на рабочее место.
Взаимодействие Центра подбора персонала (аутсорсинговое подразделение IBS) со специалистами HR-подразделений региональных дивизионов «Пятерочки», корпоративным центром, директорами магазинов, службой безопасности и руководством заказчика осуществляется с помощью единой специализированной информационной системы, включающей систему работы с кандидатами (ATS — applicant tracing system), систему управления процессами (Business Process Management system), систему отчетности и аналитики. Таким образом, BPO-подразделение IBS и специалисты «Пятерочки» эффективно взаимодействуют в рамках сквозного единого бизнес-процесса, выполняя свои задачи в соответствии со своими зонами ответственности. При этом полную ответственность за качество исполнения бизнес-процесса несет компания IBS в соответствии с параметрами, установленными соглашением об уровне обслуживания (SLA).
Управление процессом найма, контролем производительности и качеством работы осуществляется на основании данных решения «HR Аналитика IBS», которое постепенно заменило всю остальную отчетность. В нем, в соответствии с ролями и уровнями доступа, практически в режиме реального времени отслеживается эффективность рекламы для привлечения кандидатов, и движение кандидатов по «воронке найма» — начиная от этапа привлечения кандидатов с помощью рекламы и заканчивая выходом на рабочее место. Удобная система интерактивных фильтров позволяет проанализировать ход найма в разных регионах и влияние различных факторов (эффективность рекламных каналов, затраты на привлечение кандидатов, текучесть и т. п.) на результат. Для руководства компании настроены динамические аналитические панели, позволяющие на одном экране контролировать ситуацию с наймом.
В результате передачи процесса на аутсорсинг удалось существенно повысить управляемость и масштабируемость, обеспечить качество и контроль стоимости. Сегодня «Пятерочка» с помощью IBS принимает на работу несколько тысяч человек в месяц в соответствии с планами роста. Помимо возможности справляться с объемом, новый подход к найму позволил управлять параметрами процесса, доведя сроки замещения вакансии до 7 дней, при сокращении стоимости замещения вакансии.
«Высокотехнологичный индустриальный сервис, который предоставляет IBS, принципиально отличается от услуг по привлечению персонала, которые предлагают кадровые агентства. Речь идет о совсем других объемах найма, о другом уровне взаимодействия между заказчиком и аутсорсером, и, разумеется, о другой стоимости — в нашем случае стоимость одного нанятого работника практически на порядок ниже, чем в обычных кадровых агентствах», — отмечает Татьяна Князева, директор по управлению персоналом торговой сети «Пятёрочка».
