До начала реализации проекта большой объем бумажного документооборота обрабатывался в организации вручную. Ежедневно из-за отсутствия системы автоматизации учета документов перед руководством возникали проблемы, связанные с длительным поиском документов, выявлением связей между ними, с контролем исполнительской дисциплины и задержкой документов в обработке, а на предоставление отчетов о состоянии документации уходило слишком много времени.
В результате руководство завода приняло решение о переводе документооборота в электронный вид. Специалисты компании Softline в результате глубокого и детального анализа текущей ситуации предложили внедрить решение по автоматизации процессов документооборота на платформе Microsoft SharePoint Server 2010. После проведенного аудита бизнес-процессов завода были спроектированы оптимальные настройки решения, соответствующие основным потребностям заказчика с учетом индивидуальных особенностей деятельности предприятия.
По итогам реализации проекта выросла оперативность обработки информации за счет системы автоматического оповещения сотрудников по электронной почте о необходимости принятия определенных действий. Благодаря использованию серверных решений по работе с информацией выросла надежность её хранения и обработки. Кроме того, руководство предприятия получило эффективный инструмент контроля за обработкой документов и, как результат, — повышение исполнительской дисциплины за счет автоматической записи авторов и времени, потраченного на все изменения данных. Более того, упростились и ускорились процессы создания отчетов по обработанной документации — теперь подготовка отчета занимает менее одной минуты. Среди основных преимуществ использования созданной специалистами Softline системы автоматизации делопроизводства можно выделить также быстрый и результативный многокритериальный поиск документов по реквизитам и возможность просмотра логических связей между различными типами документов.
