Счета от поставщиков являются одним из самых сложных видов документов для автоматизации входного потока в департаменте компании. В отличие от счетов-фактур, они практически не регламентированы никакими нормативными актами и стандартами. Счета от разных поставщиков почти всегда имеют различное расположение и состав данных. Кроме того, время от времени поставщики меняют вид своих счетов. Необходимо было добиться, чтобы одновременно со сканами различающихся по структуре документов в систему электронного документооборота компании автоматически поступали основные содержащиеся в них данные. При этом система документооборота технологически задана — это PayDox на базе MSSQL. Была проверена и возможность экспорта через веб-технологии, что потребовало доработки с участием специалистов ABBYY и PayDox.
Задача была решена посредством систем ABBYY FlexiCapture, ABBYY FlexiLayout Studio и двух станций сканирования. Счета поступают в электронном или в бумажном виде (в последнем случае их тут же сканируют); они попадают в «горячую папку» ABBYY FlexiCapture. Здесь на них автоматически накладываются разработанные сотрудниками департамента гибкие описания. Производится извлечение всех необходимых атрибутов, и документы поступают на верификацию, а затем в систему электронного документооборота компании.
В процессе апробации объём ежемесячно обрабатываемых документов ИТ-департамента составил свыше 300 экземпляров в месяц, при этом использовались счета от почти 100 разных поставщиков. Формы этих счетов были классифицированы, из них были выделены десять наиболее частых, покрывающих около 80 процентов входного потока. Для форм были разработаны соответствующие гибкие описания. В настоящий момент на этапе верификации достаточно в худшем случае ручного исправления нескольких символов (это принципиально неустранимые ошибки, связанные с возможностями принтеров и сканеров).
В ближайшее время планируется тиражирование системы в других департаментах «Кофемании». Ожидается, что допустимый поток ежемесячно обрабатываемых документов при этом должен составлять десятки тысяч экземпляров. Также планируется переход к автоматизированной обработке документов, описывающих полный цикл взаимодействия: договор — счёт — платёжное поручение — счёт-фактура — акт о выполненных работах — выписка из счёта.
Однако, уже сейчас сотрудники ИТ-департамента отмечают значительное сокращение времени работы с входящими документами. Резко возросло качество данных. Практически исключены случаи утери и дублирования документов. Произошёл переход на качественно новый уровень. Скорость ввода данных в информационную систему возросла в
Следует заметить, что новый бизнес-процесс подразумевает участие сотрудника только в процессе верификации. Это занятие не требует высокой квалификации. Поэтому по мере дальнейшего развития проекта и увеличения потока обрабатываемых документов к этой работе планируется привлечь операторов верификации. Таким образом удастся освободить более квалифицированных сотрудников от рутинных непрофильных задач.
«ABBYY FlexiCapture — по сути стандарт „де-факто“ — привлекла, прежде всего, своими возможностями. Среди них возможность настройки гибких описаний документов своими силами с учётом их динамики; возможность экспорта в СУБД с учётом встроенных таблиц и с привязкой к отсканированным исходным документам. Затраты оказались вполне приемлемыми. Теперь мы планируем запустить автоматическую обработку первичных документов других категорий с экспортом в разные системы компании. А в чуть более отдалённой перспективе в планах использование также и облачных технологий», — рассказывает руководитель ИТ-департамента «Кофемании» Татьяна Андреева.
