Долгое время учет РГГРУ велся в разрозненных базах данных. Это приводило к возникновению ошибок в отчетности, дублированию информации, неоправданным временным затратам. Для решения этих проблем руководством вуза был инициирован проект создания единой системы на платформе «1С:Предприятие 8» для ведения бухгалтерского и кадрового учета, расчета зарплаты и стипендий, учета деятельности общежития. Проект поручен специалистам офиса «АВРОБУС» компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ).
В настоящее время завершен первый этап проекта – автоматизация расчета стипендий и учета общежития. С помощью типовых возможностей программы «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» автоматизирован расчет стипендии для полутора тысяч студентов РГГРУ.
В общежитии РГГРУ проживают более 2-х тысяч студентов и сотрудников вуза. Ведение учета в электронных таблицах не позволяло получать отчетность по свободным местам и проживающим, оперативно контролировать оплату. В результате автоматизации пользователи получили возможность вести учёт проживающих, автоматически формировать типовые документы (ордер на заселение, договор найма, направления в кассу университета с учетом льгот и т.д.), вести учет материальных средств общежития и др.
Если раньше получение отчетности было практически невозможно, теперь система автоматически формирует отчеты о численности проживающих с фильтрацией по различным характеристикам, наличии свободных мест в общежитии, взаиморасчетах и задолженностях, финансовых показателях, материальных средствах общежития и другие.
