Объявлено о результатах проекта по повышению эффективности управления человеческими ресурсами российского подразделения Perfetti Van Melle. В рамках проекта было осуществлено внедрение инструментальной среды вместе с сервисом аутсорсинга расчета заработной платы, что позволило Perfetti Van Melle создать комплексное решение по кадровому делопроизводству и расчету заработной платы без увеличения штата сотрудников, привлечения дополнительных ресурсов, а также без существенных инвестиций в развертывание HRM-системы.
Компания Perfetti Van Melle является одним из крупнейших производителей кондитерских изделий и жевательной резинки. Компании принадлежат десятки торговых марок, известных и любимых потребителями на пяти континентах, в том числе Fruit-tella, Meller, Alpenliebe, Mentos, Chupa Chups. В России Perfetti Van Melle работает с 1993 года. На сегодняшний день компании является лидером по производству упакованной карамели в России. Штат компании в России насчитывает более 2000 человек.
Стремясь к повышению эффективности бизнеса, руководство компании Perfetti Van Melle в качестве одного из базовых направлений своих капиталовложений определило внедрение новейших методов управления человеческими ресурсами и программную реализацию современных средств управления кадровой службой, включающую внедрение HRM-системы Quinyx WorkForce и аутсорсинг расчета заработной платы (Business Process Outsourcing, BPO).
Основные задачи, стоящие перед руководством российского подразделения Perfetti Van Melle, были разбиты на стратегический и тактический уровни. На стратегическом уровне было необходимо:
- Автоматизировать ключевые бизнес-процессы в области кадрового делопроизводства и расчета заработной платы;
- Передать «непрофильные» процессы расчета заработной платы внешнему провайдеру и сфокусировать внимание на стратегических инициативах.
- Обеспечить единую политику кадровых процессов во всей компании;
- Снизить операционные расходы отдела кадров;
- Снять необходимость в расширении штата компании;
- Упростить процедурную и техническую часть расчета зарплаты;
- Повысить уровень обслуживания сотрудников.
«По результатам проведенного тендера была выбрана компания UCMS Group, которая обладает обширной технико-методологической базой, собственными разработками и ноу-хау в области управления персоналом, — комментирует Валерия Волкова, HR-директор российского представительства компании Perfetti Van Melle. — В качестве инструментария по выполнению поставленных задач и дальнейшей информационной поддержки HR-стратегии мы остановили свой выбор на системе Quinyx WorkForce от компании UCMS Group, которая обладает полной HR-функциональностью и имеет лучшие показатели TCO/ROI в своем классе».
Проект по аутсорсингу бизнес-процессов и настройке системы Quinyx WorkForce стартовал в начале 2008 года. В ходе реализации проекта в тесном сотрудничестве специалистов Perfetti Van Melle и компании UCMS Group были выполнены следующие работы:
- Анализ всех бизнес-процессов управления персоналом компании;
- Полная автоматизация кадрового делопроизводства и расчета заработной платы на базе системы Quinyx WorkForce;
- Создание и организация поддержки централизованной базы данных по персоналу;
- Синхронизация и оптимизация HR-процессов и процессов расчета заработной платы в соответствии с законодательством РФ;
- Разработка и проведение специфических расчетов, таких как: особая схема расчета премий, оплата труда посменно, оплата сверхурочного времени согласно корпоративному положению об оплате труда, формирование проводок, ведение табелей учета рабочего времени.
По результатам проекта была спроектирована прозрачная и унифицированная кадровая система компании, позволяющая в едином ключе решать задачи по кадровому делопроизводству и расчету заработной платы.
Особенностью проекта явилось то, что HRM-система Quinyx WorkForce была развернута в Perfetti Van Melle в рамках концепции SaaS (Software as a Service, программное обеспечение как услуга) т.е. на условиях подписки на ПО через Интернет. Это позволило компании снять необходимость в значительных единовременных инвестициях на закупку лицензий, а также позволило не беспокоиться о создании необходимой инфраструктуры и дальнейшей поддержке системы. На текущий момент это первый проект такого рода на корпоративном рынке России, в рамках которого используются передовые BPO-решения в связке с поставкой HRM-системы по технологии SaaS.
«Комплексный пакет услуг позволил нам о многих проблемах просто забыть, — отмечает Валерия Волкова. — Например, в соответствие с соглашением об уровне сервиса, всю ответственность, связанную с безопасностью и надежностью системы, UCMS Group взяла на себя, разместив всю информацию в собственном дата-центре. Благодаря веб-ориентированости Quinyx нам теперь не нужно беспокоиться об обновлении системы в соответствии с текущими изменениями в российском законодательстве, бухгалтерском учете и налогообложении, наши партнеры сами вносят изменения в систему при их появлении. Также отмечу, что благодаря внедрению аутсорсинга расчета заработной платы, мы наблюдаем снижение рисков невыполнения расчета зарплаты в срок».
В результате проведенных работ по внедрению комплексного пакета решений «BPO + SaaS» компания Perfetti Van Melle существенно снизила операционные расходы отдела кадров, уменьшила уровень HR-рисков и обеспечила единую политику процессов по управлению персоналом во всей компании, с возможностью доступа к кадровым сервисам в любое время суток и в любом городе мира, где есть доступ в Интернет.
«SaaS модель, по которой мы работаем с системой Quinyx, гарантирует нам ощутимую выгоду по таким ключевым финансовым показателями как совокупная стоимость владения и возврат инвестиций, не теряя при этом в функциональной части, — добавляет Валерия Волкова. — Вместе с BPO-услугами мы получили комплексное решение, которое позволило нам успешно развивать и совершенствовать процессы кадрового делопроизводства и расчета заработной платы без увеличения штата сотрудников, привлечения дополнительных ресурсов, а также без существенных затрат на развертывание HRM-системы».
