Сколько стоит шаг за порог офиса?
Подавляющее число совещаний может быть проведено в удаленном режиме. Такая организация работы позволяет компании добиться высокой экономии операционных затрат благодаря оптимальному распределению времени и человеческих ресурсов. Участники совещания с помощью средств видеокоммуникационной связи (ВКС) получают возможность присоединиться к обсуждению буквально с рабочего места. Огромное преимущество ВКС в том, что в ходе совещания можно динамически изменять состав его участников, подключая и отключая сотрудников по мере решения тех или иных вопросов. В очном режиме сделать это невозможно. Еще один плюс онлайн-совещаний — возможность записи встречи. Впоследствии, если участникам понадобится освежить в памяти какой-либо фрагмент совещания, им не надо будет напрягать память — достаточно просмотреть запись.
«В условиях борьбы за обладание рыночными преимуществами фактор времени очень весом, поэтому инструменты корпоративных коммуникаций важны для компаний любых отраслей и масштабов», — подчеркивает Максим Кузовков, руководитель экспертного совета Союза молодых инженеров России.
Павел Клепинин, директор по информационным технологиям ОАО «Автодизель», учредитель Клуба ИТ-директоров «я-ИТ-ы» (Ярославль), выражает мнение большинства ИТ-директоров, уже внедривших средства ВКС в своих компаниях: «Использование видеоконференций, например, в холдинговых структурах позволяет значительно сэкономить на командировочных расходах (на покупке билетов, оплате проживания в гостинице, компенсации междугородной связи и прочих затратах), проводя регулярные совещания команд регионов и управляющей компании. К прямой экономии можно смело добавлять затраты на фонд оплаты труда — ведь перемещаясь через полстраны на предприятие и не имея доступа к корпоративным сервисам, сотрудник не работает».
Стоимость деловой поездки в пределах страны для рядового сотрудника может превышать размер его месячной зарплаты, однако не только экономический фактор обуславливает потребность в приобретении систем ВКС. Наибольшую заинтересованность в подобных системах обнаруживают представители руководящего звена: когда им в течение дня приходится проводить несколько совещаний на разных территориально удаленных площадках, альтернативы ВКС не существует.
Вместе с тем практически все CIO сходятся во мнении, что полностью отказаться от деловых поездок и очных встреч в пользу ВКС не удастся: не секрет, что в ряде случаев сложные вопросы эффективнее решать с глазу на глаз. Речь идет прежде всего о переговорах, относящихся к разряду строго конфиденциальных. В таких случаях человеческий фактор начинает играть исключительную роль — невербальные коммуникации могут дать больше информации, чем слова. Во многих компаниях руководство обязывает сотрудников проводить очные переговоры.
Мой офис — не дом и не улица…
Сегодня на рынке представлено несколько различных типов систем ВКС — от решений для общения с помощью ПК до конференц-залов ВКС. Коммерческие площадки ВКС позволяют получить услуги видеоконференцсвязи практически мгновенно и избавляют организацию от необходимости заботиться о приобретении и сопровождении оборудования и ПО. Если компания способна нести большие расходы по оперативным затратам, но не имеет аналогичной возможности в отношении затрат капитальных, можно использовать аутсорсинговое решение ВКС. Однако зачастую такие среды ВКС не обладают всеми функциональными возможностями и не удовлетворяют высоким требованиям безопасности.
Собственные конференц-залы, оснащенные мощными системами ВКС, позволяют добиться максимального эффекта присутствия, обладают широчайшим функционалом и гарантируют передачу аудио и видео с высокой четкостью. Но такие решения крайне затратны как на этапе приобретения, так и на этапе эксплуатации и требуют от участников беседы, чтобы они находились в конкретном помещении.
Комплексные пакеты программного обеспечения для создания среды корпоративных коммуникаций, по мнению многих CIO, — это та золотая середина, которая дает возможность решить большинство вопросов корпоративных коммуникаций. Универсальное решение позволяет сотрудникам организации контактировать в рамках различных настраиваемых сценариев (интерактивные конференции, демонстрации, сеансы обучения, совместная работа). К минусам этого варианта можно отнести отсутствие гарантий высокой четкости изображения и звука для каждого участника деловых коммуникаций.
Мы приведем несколько полезных советов для CIO, основанных на опыте работы со средствами ВКС, которые могут стать информацией к размышлению и помочь в выборе одного из вариантов.
Евгений Моряков, руководитель ИТ-службы администрации Костромы, призывает обратить пристальное внимание на функциональность и уровень безопасности сред видеоконференцсвязи: «Серверная часть решения деловых коммуникаций была развернута в ЦОДе администрации Костромы. Такая архитектура обеспечила максимальный уровень надежности и защищенности как самих решений, так и информации, которой обмениваются пользователи. Инструменты веб-конференций, внедренные на корпоративной площадке, поддерживают передачу видео высокой четкости, в том числе при многоточечных конференциях. Стандартный функционал для мобильных пользователей (передача голоса и текстовых сообщений) расширен возможностями обмена видео и презентациями. Широкий спектр функций решения, выбранного администрацией Костромы, позволяет максимально приблизить виртуальную среду делового общения к ее реальному прототипу».
В случае выбора сторонней площадки ВКС Сергей Горшенин, директор по ИТ ОАО «Светлана», член правления Санкт-Петербургского клуба ИТ-директоров «SPb CIO Club», советует уделить внимание наличию требований к качеству услуг по обеспечению видеоконференцсвязи: «В случае, если бизнес компании существенно зависит от сторонних провайдеров/операторов услуг ВКС, важно выполнение условий, регламентирующих взаимоотношения с оператором». Например, в договоре об оказании услуг должно быть:
- определено SLA со всеми важными для вас параметрами;
- определены существенные штрафные санкции за нарушение SLA;
- объективно оценена, а еще лучше протестирована на этапе заключения договора возможность поставщика выполнять свои обязательства по аварийному восстановлению в рамках требований SLA.
«Если все это будет зафиксировано документально, у оператора будет более чем убедительная мотивация заботиться о непрерывности вашего бизнеса», — добавил Сергей Горшенин.
Павел Клепинин предупреждает: «При создании системы ВКС нельзя забывать и тем более экономить на каналах и приоритизации трафика. Нет ничего более отвратительного, чем «квакающий» звук или дергающаяся картинка на видеоконференциях с участием топов».
Эксперты признают, что одной покупкой ПО создание системы ВКС не ограничивается — важно отладить бизнес-процессы в компании для наиболее эффективного использования телекоммуникаций и обучить пользованию системой участников телеконференций. Подчеркнем, что руководителей, выступающих модераторами телеконференций, необходимо обучить также навыкам эффективного дистанционного общения.
«Совместная работа на расстоянии представляет большую сложность, чем командная работа в одном офисе: управление виртуальной командой требует гораздо более плотного общения, более четких инструкций и большей прозрачности, — рассказывает Наталья Комардина, специалист по работе с российскими клиентами компании TeamViewer. — Руководитель проекта должен ясно обозначить сотрудникам ключевые правила и процедуры, порядок работы. Даже в географически разделенной аудитории хороший руководитель должен создать командную атмосферу, где каждый чувствует свою связь с ним и друг с другом. Доверие и здоровые отношения между сотрудниками — основа успешной совместной работы. Поэтому для организации взаимодействия виртуальных команд необходимо использовать технологические решения, позволяющие постоянно поддерживать обмен идеями и обратную связь».
Очевидные выгоды
«Пока еще во многих компаниях работает схема “отправленный по e-mail документ обсуждается по телефону”, но в ближайшем будущем это будет заменено на совместную работу над общими документами во время сеанса ВКС, — говорит Андрей Долудь, CIO Корпорации АНД. — Вспомните недавнее прошлое: в 1995—1997 годах e-mail пробивался в массы и завоевывал популярность, а затем стал неотъемлемым инструментом бизнес-процессов. С онлайн-коммуникациями будет то же самое: через достаточно короткое время трудно будет уже обходиться без них. На работу в офис приходит новое поколение, для которого совершенно естественно использовать ВКС; эти молодые люди уже не мыслят себе жизни без онлайн-общения».
«Если бы не было современных средств коммуникаций, многие крупные компании просто не существовали бы в том виде, в котором мы их сейчас знаем, — уверен Денис Савенков, директор ООО “ЧТПЗ—Центр Информационных Технологий” в компании ЧТПЗ. — Перекроилась бы география, штатная структура, структура дохода, продуктовая линейка, положение на рынке. Несмотря на достаточную консервативность металлургической отрасли, Группа ЧТПЗ давно взяла курс на мобильность и “продвинутую” коммуникативность персонала, поэтому мы используем все возможные средства коммуникаций, доступные на рынке и способные решать проблему коммуникативных издержек. На данный момент трудно представить затраты и издержки, которые понесла бы компания, не используя все возможные технологии. Тем не менее пределов совершенству нет, и у нас обширные планы на развитие коммуникаций».
Нематериальные преимущества от применения средств корпоративных коммуникаций состоят в повышении рентабельности бизнеса за счет интенсификации корпоративных коммуникаций и в ускорении принятия решений. Максим Кузовков также отмечает «усиление эффекта синергии сотрудников, даже находящихся в командировках, отпусках или болеющих дома. Не секрет, что сезонные эпидемии распространяются быстрее и имеют больший негативный эффект, если руководство неохотно позволяет почувствовавшим недомогание побыть дома несколько дней. Использование онлайн-коммуникаций позволяет «догнать обоих зайцев» — и сохранить здоровье коллектива, и достичь плановых показателей. Кроме того, руководителю проще отпустить сотрудника в отпуск, зная, что он сможет в случае необходимости принять участие в важном совещании или помочь коллегам откуда-то с курорта».
Средства видеоконференцсвязи решают львиную долю проблем, связанных с организацией обучения сотрудников из территориально удаленных филиалов. Компания обретает возможность быстро приводить квалификационный уровень сотрудников к корпоративным нормам практически без отрыва от производства и без затрат на командировки.
В целом средства деловых коммуникаций позволяют всем сотрудникам компании общаться с коллегами в любое время из любой географической точки, работать продуктивно благодаря использованию интерактивных конференций, мгновенно делиться идеями с помощью звука и изображений, проводить совещания и семинары в режиме аудио, видео и веб-конференций. Для этого современные инструменты коммуникаций предоставляют широкий спектр возможностей: передача видео, VoIP, чат, телеконференции, «белая доска», совместный доступ к файлам, скриншоты.
«Онлайн-конференции, видеочаты, веб-звонки и удаленный просмотр рабочего стола помогают сотрудникам обрести командный дух, не тратя лишние деньги и время на международные звонки и командировки. Главное, что позволяет единая среда виртуальных коммуникаций, — повышать согласованность действий всех сотрудников. А коллектив, мотивированный на совместную продуктивную работу, — это мощнейший ресурс конкурентоспособности и устойчивости в любой экономической ситуации», — уверена Наталья Комардина.
