Как оценить экономическую эффективность ИТ-проекта

В условиях нарастания неопределенности в мировой экономике в целом и в российской экономике в частности, компании все больше уделяют внимание вопросу экономической эффективности собственных ИТ-проектов. Решающим в выборе информационной системы может стать ответ на вопрос: «Какая экономическая эффективность вложений в данный ИТ-проект?». Однако этот ответ не всегда очевиден. Следует отметить, что реализация проекта по внедрению информационных систем может потребовать значительных инвестиций и, если эффект от такого внедрения не будет подтвержден какими-либо обоснованными показателями, то доказать инвестору/заказчику целесообразность внедрения будет проблематично.

На сегодняшний день существует два основных подхода к вопросу об экономической эффективности внедрения информационных систем. В первом, наиболее распространенном случае экономическая эффективность оценивается весьма условно. Это происходит, когда в компании есть заказчик на стороне бизнеса, который четко понимает зачем ему нужен тот или иной ИТ-проект. Заказчик готов взять на себя всю полноту ответственности за эффект от его реализации. При этом до начала внедрения системы могут быть зафиксированы неизмеримые или сложно измеримые цели, например, повышение прозрачности бизнеса, улучшение управляемости или обеспечение единого информационного пространства и т.д. В этом случае оценить уровень подобных результатов, используя методы численной оценки, зачастую весьма непросто, и оценка может свестись к отражению высшим менеджментом своего отношения к реализованному проекту. Во втором случае делаются попытки более формально с помощью количественных показателей оценить эффект от внедрения. В данной статье мы предлагаем обсудить некоторые аспекты такого подхода.

Традиционно под эффективностью проекта подразумевается соотношение затрат и результатов проекта. Под затратами понимается совокупные затраты на приобретение, установку, настройку и поддержку программного обеспечения, а также расходы, связанные с приобретением и поддержкой требуемых технических средств, обучением персонала и т.д. Также в затраты могут включаться расходы, связанные с организационными изменениями, однако точно оценить их бывает проблематично. Под результатами понимается тот эффект, который достигается при внедрении и последующей эксплуатации программного обеспечения. В некоторых случаях сложно сходу определить прямой эффект от проекта, будь то экономический или какой-либо другой. Какие же методы оценки эффекта используются в таких случаях?

Существующие методы можно условно разделить на две группы в зависимости от используемого подхода к оценке:

1. Апостериорный подход – объединяет методы непосредственной оценки результатов внедрения информационных систем на этапе эксплуатации системы. Данные методы учитывают различные ключевые факторы до и после внедрения информационной системы и сравнение результата с затраченными усилиями на реализацию проекта внедрения системы.
2. Априорный подход – объединяет методы оценки и прогнозирования результатов внедрения информационной системы на этапе выбора решения и согласования объемов инвестиций. В данных методах используются прогнозные значения ключевых факторов, которые определяются на основании построенных моделей, при этом могут быть учтены различные виды рисков, влияющие как на эффекты, так и на затраты проекта внедрения информационной системы, а также различные неявные возможности.

Каковы же особенности упомянутых групп методов? В случае, когда до начала внедрения системы зафиксированы измеримые цели этого внедрения, например, сокращение производственного цикла на 20%, увеличение выручки на 10% и т.д., применение методов оценки эффективности в рамках апостериорного подхода сводится к сравнению планируемых и достигнутых результатов, которые имеются по всем заявленным целевым показателям. При этом точный результат изменений целевых показателей можно получить только в том случае, если известны их методика измерения и значения до внедрения системы. В качестве примера можно привести измерение длительности бизнес-процессов до и после внедрения системы. В некоторых случаях, как в приведенном примере, получение количественных значений показателей может оказаться достаточно трудоемким. Основная проблема рассматриваемого подхода – это доказать, что изменения в компании, если они и произошли, связаны именно с внедряемой информационной системой, а не с тем, что, например, менеджмент компании начал принимать более эффективные решения вследствие изменения экономической конъюнктуры и т.д. При этом в компании могут параллельно внедряться несколько информационных систем, что еще более усложняет задачу оценки.

По нашему опыту, среди различных методов оценки эффективности внедрения информационных систем, наиболее привлекательны те методы, которые позволяют оценить искомую эффективность до реализации самого проекта, на этапе технико-экономического обоснования, другими словами, методы в рамках априорного подхода. К ним относятся такие хорошо известные методы, как оценка IRR (Internal Rate of Return), ROI (Return on Investment), TEI (Total Economic Impact), NPV (Net Present Value), BSC (Balanced Scorecard), EVA (Economic Value Added) и другие.

Проведение оценки в рамках данного подхода до начала реализации самого проекта, позволит ответить на вопрос, а стоит ли вообще инвестировать в данный ИТ-проект. Так, рассчитав рентабельность инвестиций и сравнив полученный показатель, например, со ставкой по банковским депозитам или с установленной в компании внутренней нормой доходности, в случае превышения первого над последним, можно говорить о том, что планируемые инвестиции будут эффективными.

При этом стоит понимать, что ключевым моментом в использовании этих методов является оценка прогнозируемого эффекта от внедрения ИТ-системы. Ввиду того, что в данных методах используются прогнозные значения, достоверность численных оценок непосредственной выгоды от внедрения системы может вызывать вопросы со стороны менеджмента, принимающего решения.

Рассмотрим методы оценки эффекта внедрения информационных систем, используемые крупнейшими вендорами различных ИТ-решений.

• Методология оценки, основанная на опыте и эффекте внедрения систем в предыдущих проектах. Данный метод можно отнести априорному подходу. Суть метода заключается в следующем: компании предлагается самостоятельно оценить ряд предложенных ключевых показателей ее деятельности. Затем полученные показатели сопоставляются с аналогичными показателями других клиентов из той же отрасли по имеющейся базе данных проектов или на основании информации из открытых источников. После этого компания получает оценку возможного экономического эффекта, который может быть достигнут в результате доведения ее ключевых показателей до сопоставляемого уровня в ходе реализации проекта. Таким образом, данный эффект оценивается не расчетным путем, а на основе результатов, достигнутых реальными компаниями в ходе реальных проектов. К достоинствам данного метода можно отнести простоту его использования. В то же время его недостатком является отсутствие гарантий того, что ранее достигнутый результат будет также достигнут этой компанией.
• Методология Total Economic Impact (TEI). С помощью методологии TEI компании могут продемонстрировать, обосновать и помочь понять осязаемую ценность проектов по внедрению информационных технологий руководству и главным акционерам. Если кратко, методология TEI состоит из четырех компонентов оценки инвестиционной стоимости: выгоды, расходы, риски и гибкость. Результатом модели является рассчитанные показатели ROI и Payback Period. К достоинствам модели можно отнести наглядный и понятный каждому лицу, принимающему решения о финансировании проекта, результат. Основной трудностью модели является непрозрачность определения прогнозных значений экономических выгод от внедрения, что является ноу-хау компании-разработчика данного метода.
• Методология Rapid Economic Justification (REJ). REJ – это методология экономической оценки, которая помогает организациям внедрять ИТ-решения в бизнес-процессы, а затем определять абсолютную финансовую прибыльность этих решений. Сущность методологии REJ состоит в том, что она гарантирует, что инвестиции в информационные технологии определяются в соответствии с поставленными целями, важными для данной организации. Методология REJ применяется к бизнес-процессам, в наибольшей степени влияющим на рост эффективности деятельности предприятия. Целью методологии REJ является разработка бизнес-плана, который поможет главным менеджерам лучше понять достоинства конкретных вложений в ИТ. Модель REJ состоит из пяти шагов: оценка бизнеса, выработка решения, оценка прибыли и затрат, выявление и учет потенциальных рисков, расчет финансовых показателей. По своей сути, методология REJ подобна методологии TEI и имеет схожие достоинства и недостатки. Кроме упомянутого выше, методология REJ помогает найти общий язык ИТ-специалистам и бизнес-менеджменту.

Исходя из нашего опыта, наиболее оптимальна следующая комбинация методик с точки зрения полноты и минимизации затрат на проведение оценки в рамках априорного подхода.

1. Определение затратной части проекта с использованием метода Total Cost of Ownership (TCO). Для расчета TCO необходимо учитывать такие показатели, как:
• стоимость приобретения и поддержки оборудования, необходимого для работы системы в требуемом режиме;
• стоимость программного обеспечения и его поддержка вендором;
• стоимость внедрения программного обеспечения, которая включает в себя весь цикл создания продукта;
• стоимость дальнейшей поддержки реализованного продукта; e) стоимость обучения персонала, который будет работать с системой.

2. Определение эффектов от внедрения системы. Данная работа может состоять из нескольких компонентов:
• Прогнозирование эффекта от внедрения, исходя из результатов достигнутых на ранее успешно реализованных аналогичных проектах в компаниях, принадлежащих к одному сектору экономики. Требуемые данные получаются исходя из анализа информации, обычно размещаемой разработчиками внедряемого программного обеспечения на официальных сайтах в виде пресс-релизов и отзывов своих клиентов, а также других открытых источниках. Однако, здесь кроются трудности, заключающиеся в том, что не всегда удается сразу найти требуемую информацию.
• Прогнозирование эффекта на основании оценок бизнес-заказчиков. В некоторых случаях можно привлечение бизнес-заказчиков и пользователей к оценке эффекта внедрения ИТ-системы. Это возможно в случае определенного уровня развития ИТ-культуры бизнеса компании, ответственности и наличия четкой постановки задачи со стороны бизнеса.

3. Учет рисков, связанных с проектом внедрения.

Описываемый метод может быть применим, в том числе, в рамках проектов, в которых необходимо выбрать наиболее подходящее решение из ряда предлагаемых к рассмотрению, на основании наибольшей ожидаемой эффективности внедрения.

В заключение хотелось бы отметить, что в данной статье были затронуты лишь общие идеи оценки эффективности внедрения информационных систем. Очевидно, что для каждого конкретного проекта выбор способа оценки его эффективности должен осуществляться индивидуально.