В последнее время растет интерес российских компаний к функциональным модулям управления персоналом ERP-систем западных производителей, таких как SAP или Oracle. Что побуждает предприятия выбирать «тяжелые» решения вместо широко используемых сегодня отечественных продуктов? Какие принципиально новые возможности в управлении трудовыми ресурсами предоставляют ERP-решения?

В российской специализированной прессе сложилась неоправданная на мой взгляд тенденция противопоставлять полнофункциональные ERP-системы западного производства российским решениям, и с этим связаны разного рода спекуляции на вопросах успешности проектов по внедрению «тяжелых» ERP-решений, их стоимости, эффективности и пр. То же самое в полной мере относится и к функциональности управления персоналом. Поэтому сразу хотелось бы подчеркнуть: ни поставщики решений, ни консультанты по внедрению вовсе не ставят задачу заменить, скажем, миллионы инсталляций кадровых модулей «1С» решениями класса SAP или Oracle. Если потребности предприятия полностью обеспечиваются возможностями более «легких» отечественных систем — нет смысла поднимать вопрос о внедрении западных ERP-продуктов. К сложным решениям обращаются в ситуациях, когда проблемы в области информационной поддержки управления кадрами становятся ощутимыми для основного бизнеса компании и решать их имеющимися средствами, наращиванием действующих систем — не эффективно.

В практике российских компаний уже есть немало примеров, когда процессы управления кадрами реализуются в HR-модулях ERP-систем. Здесь можно упомянуть проекты, выполненные на Магнитогорском металлургическом комбинате, в компаниях «Уралкалий», «Полюс-Золото», в Телекомпании НТВ и т. д. Все это законченные проекты, когда заказчик эксплуатирует систему в той функциональности, в которой и рассчитывал, и с этой точки зрения проект нельзя назвать неуспешным. Другой вопрос, что исходная функциональность внедрявшихся систем очевидно шире, чем используемая, и важные возможности HR-модулей в управлении трудовыми ресурсами пока не нашли применения. Однако наш опыт взаимодействия с клиентами свидетельствует, что дальнейшее освоение предприятиями функций систем управления кадрами — вопрос времени.

Возможности ERP-систем в управлении трудовыми ресурсами

Заложенный функционал модулей HRMS очень широк; компания получает возможность создать единую централизованную информационную систему управления персоналом, которая будет служить реальным инструментом для консолидации и анализа информации о кадровых ресурсах. Однако для российских предприятий наиболее актуальными сегодня по-прежнему остаются базовые модули систем: функциональность по учету кадров (которая обеспечивает требования законодательства по кадровому учету), модули учета рабочего времени и расчета заработной платы. Причина — современный уровень развития управления компанией. Многие организации после фазы активного роста оказались в ситуации, когда вопросы управления персоналом решаются целым комплексом приложений, и первоочередная задача — консолидировать эти данные, прийти к единому решению.

Конкретный пример из нашей практики: у компании-заказчика к моменту внедрения HR-модулей системы Oracle E-Business Suite сложились ощутимые проблемы в эксплуатируемых системах, «отвечающих» за вопросы управления кадрами: требовались большие усилия по их поддержанию, по управлению многочисленными «критическими» ситуациями, возникавшими из-за разрозненности приложений. Это довольно распространенный случай, когда кадровый учет поддерживается одной системой с функциями на уровне таблиц Microsoft Excel, зарплата считается в другой, табель ведется в третьей и т. д.; синхронизировать эти данные — дело непростое и трудоемкое. Возникают ошибки и несоответствия, которые приходится корректировать в следующих периодах. Усилия на это тратятся значительные, да и люди, рассчитывающие зарплату, не могут постоянно работать сверхурочно и в авральном режиме. В связи с этим при внедрении модулей HR первоочередная задача состоит в том, чтобы создать целостную систему, поддерживающую текущий штат сотрудников и будущее его увеличение без проблем масштабирования.

Вместе с тем запросы наших клиентов и собственный опыт создания и поддержки систем управления свидетельствуют о том, что ситуация постепенно меняется и компании, внедрившие базовую функциональность, заинтересованы в дальнейшем развитии. Например, сейчас появляется интерес к функциональности управления обучением. И хотя реальных проектов пока — единицы, думаю, в ближайшее время они появятся. В крупных системах модули управления персоналом органично дополняются модулями управления обучением: в справочниках HRMS можно задавать и определять параметры навыков, квалификации, требований к должностям и на основе этих данных выявлять, каких навыков недостаточно, и соответственно планировать обучение. Более того, в подсистеме кадрового учета можно автоматически обновлять компетенции сотрудников, прошедших обучение, и делать выводы о дальнейших кадровых перемещениях, эффективности использования навыков квалифицированных сотрудников и т. д.

Чтобы этот процесс был единым, в промышленные системы входит специализированный модуль, обеспечивающий управление обучением любого типа (в классах, онлайновое, синхронное или асинхронное и т. п.), позволяющий учитывать результаты тестов, передавать данные в подсистему кадрового учета и пр. Конечно, сам процесс обучения основан на разработке обучающих курсов, учебных материалов, тестов — это методологическая часть, без которой внедрять модули управления обучением бессмысленно. Но методологические задачи — это отдельная составляющая процесса обучения персонала, требующая работы методистов и преподавателей, а планирование обучения и учет результатов (трудоемкая и нетривиальная задача при штате в тысячи работников) можно эффективно реализовать в HR-системе.

Еще один функциональный блок, мало востребованный сегодня в России, но популярный на Западе, — так называемое самообслуживание персонала. Это возможность для сотрудника самостоятельно совершать в системе какие-то действия: менять личные данные, заполнять свою карточку табельного учета, вводить паспортные данные, сертификаты и дипломы по обучению и т. д. Такие модули направлены на снижение трудоемкости процессов кадровой службы, повышение эффективности этой работы. Пока у нас персоналу править личные данные не доверяют, но со временем и эти модули будут востребованы российскими предприятиями, интерес к ним уже появился.

Аналогично и с модулями по поддержке процессов подбора и найма. Интерес к ним у компаний есть, внедрений — незначительное количество, хотя вопросы оптимального подбора персонала, управления наймом актуальны для любого коммерческого предприятия. Желание привести большие базы кандидатов в «рабочее состояние» есть у каждой кадровой службы, и в этом «тяжелые» системы могут помочь. Существует возможность хранить большие базы данных кандидатов, в автоматизированном режиме анализировать их, делать подборки по комплексу параметров и определенным схемам (с учётом навыков, опыта работы и пр.). Конечно, как и в случае управления обучением, здесь тоже нужна предварительная методологическая работа. Почему такие системы пока не внедряются? Потому что должен быть создан комплекс справочников по навыкам, требованиям к должностям, профилям компетенций — только тогда эти системы можно эффективно использовать. Но подобная методологическая работа — это сложная задача управления, и не все предприятия готовы тратить на нее усилия. В такой ситуации внедрять системы управления подбором и наймом, конечно, преждевременно.

А возможности система предоставляет очень полезные: если выстроены некие иерархии навыков и требования к должностям, мы можем регистрировать кандидатов, задавая в системе их компетенции, и затем в автоматическом режиме из набора кандидатов по комплексу параметров подбирать «фокусную группу». Конечно, соискатели должны будут пройти собеседование или еще какой-то отбор, но первоначально мы значительно сужаем круг поисков. Кроме того, можно искать кандидатов по ключевым словам резюме — это тоже облегчает поиск нужного специалиста, а при огромной базе данных работа сотрудников HR-службы, занимающихся подбором кадров, становится значительно эффективнее.

Выбор решения и очередность внедрения

Вопрос выбора инструмента автоматизации никогда нельзя недооценивать — ошибка здесь может дорого обойтись компании. Особенно в тех случаях, когда у руководства нет четких представлений (или ему сложно их сформулировать), какой должна быть «идеальная» автоматизированная система управления персоналом.

Если компания большая и планирует развивать функциональность промышленной западной ERP-системы, на мой взгляд правильнее всего будет использовать модули этой же системы и в управлении персоналом, поскольку только «тяжелые» решения позволяют консолидировать информацию по большому количеству персонала, распределенного по подразделениям и филиалам, предоставляя почти неограниченные возможности масштабирования. Конечно, можно пойти по пути интеграции многочисленных эксплуатируемых на предприятии кадровых приложений с модулями управления финансами, логистикой и производством ERP-системы. Здесь вопрос, на мой взгляд, сводится к тому, насколько это оправданно. Полноценная интеграция систем тоже требует значительных усилий и ресурсов, и по отношению к системе управления это всегда значительные риски. Поэтому интеграция будет оправданной, если она обусловлена требованиями архитектуры конкретной системы, тем более что сейчас существуют специальные продукты для этого, в том числе реализующие принципы SOA. Другое дело, когда решение принимается субъективно, по принципу «к чему привыкли, на том и будем работать».

Почему вообще выбирают «тяжелые» ERP-решения? Не потому, что в них есть модуль управления персоналом, а потому, что промышленный ERP-комплекс наилучшим образом окажет поддержку основного бизнеса за счет решений по управлению производством, логистикой и пр. Я считаю, что правильнее рассматривать системы управления ресурсами компании как целостные решения, содержащие управление и финансами, и трудовыми ресурсами, и запасами, и производственными мощностями. Отдельно управлять одним из ресурсов нецелесообразно. Система и называется «ERP» — управление ресурсами предприятия, и разделение на модули довольно условно.

Конечно, если предприятие не спешит с внедрением ERP-системы и задача состоит именно в построении эффективной автоматизированной системы управления кадрами, то вопрос, нужен ли отдельно HR-модуль такой системы для решения задач службы персонала, усложняется. По функциям эти решения сегодня самые передовые. Кроме того, компании-интеграторы совместно с вендорами разработали необходимые расширения, обеспечивающие соблюдение всех законодательных требований в области кадровой деятельности, реализацию однократного ввода данных, которые используются в разных видах кадровых операций и учета, а также удобство и эффективность работы конечных пользователей системы. Отечественные системы такой преднастроенной функциональности не предлагают, а требуют существенных доработок.

Если рассматривать только базовые функции (кадровый учет, расчет зарплаты), то штат сотрудников в несколько тысяч человек отечественные системы обеспечивают вполне адекватно. Но проблема редко ограничивается базовой функциональностью. Большое значение имеют организация бизнес-процессов и требования к системе HRMS. Если компания географически распределенная, то и при относительно невысокой численности персонала стоит обратить внимание на решения Oracle или SAP. И, конечно, в компании с сотней тысяч сотрудников при выборе системы HRMS имеет смысл рассмотреть вариант «тяжелой» системы, поскольку, повторюсь, цена ошибки в выборе инструмента автоматизации будет очень велика, особенно если в ходе активного развития бизнеса у существующей HR-системы не хватит мощности для поддержки кадрового управления.

Если на предприятии принято решение внедрять ERP-систему и в дальнейшем использовать ее в том числе и для автоматизации процессов управления персоналом, то возникает вопрос очередности внедрения модулей в рамках больших проектов. Раньше, как правило, на управление персоналом обращали внимание позже, чем на классические модули ERP-системы (финансы, логистика, производство). И только после их внедрения и запуска в эксплуатацию обращали взор на систему HRMS. На самом деле такой подход приводит к определенным трудностям, поскольку системы класса SAP ERP построены так, что некоторые фундаментальные справочники, востребованные в других подсистемах, относятся к зоне HR. Это и организационная структура компании, и организационная иерархия, а также иерархия должностей, штатное расписание и пр. Данные компоненты могут быть востребованы в любом модуле, например, для правильной процедуры утверждения каких-то документов, совершенно не относящихся к области управления персоналом. Поскольку во всех процессах деятельности предприятия участвуют люди, ни один аспект системы без информации о персонале не обходится. На мой взгляд, целесообразно функциональность управления персоналом внедрять если не первой, то на самых ранних стадиях внедрения ERP-системы, параллельно с другими модулями (если, конечно, само внедрение HR-модулей отвечает соображениям целесообразности). Иначе мы попадаем в ситуацию, когда инсталляция других модулей не упрощает в дальнейшем внедрение подсистемы управления персоналом, а наоборот, усложняет его.

Безусловно, есть и функциональные области, которые более тесно связаны с функциональностью HR и с которыми осуществляется более интенсивный обмен данными. Это финансовые модули: экспортируемые в них результаты расчета зарплаты отражаются в налоговой и бухгалтерской отчетности, определяют выплаты зарплаты и прочее. Нередко интеграция для передачи данных осуществляется с модулями, внешними по отношению к ERP-системе. Например, в страховых компаниях возможен информационный обмен между системой HRMS и модулями автоматизации страховой деятельности. В той или иной степени с HRMS могут быть интегрированы и системы по автоматическому учету присутствия персонала (физический контроль допуска в помещения), что позволяет вести единую базу данных, сократить издержки на интеграцию и синхронизацию данных.

В западных промышленных программных комплексах есть много функциональных элементов, которые позволяют довольно легко организовать импорт-экспорт данных. Но если речь идет об обмене данными внутри ERP-системы, то многие интерфейсы уже изначально заложены в архитектуру решения. Например, система утверждений документов едина для всех модулей Oracle E-Business Suite. А основывается она на данных модуля по персоналу.

Таким образом, оправданный подход — начинать внедрение ERP-системы с модуля управления персоналом, чтобы в дальнейшем справочники из этого модуля использовать в других функциональных подсистемах. К тому же для внедрения HRMS не требуются другие компоненты комплекса ERP: кадровые модули могут быть установлены изолированно, зато потом послужат внедрению других подсистем.

Как оценить эффективность внедрения?

Оценка эффективности — вопрос, ставший уже «традиционным», и это общая проблема внедрения любой ИТ-системы. Существуют различные методологии такой оценки, довольно сложные, с применением различных подходов И, вообще говоря, такие оценки стоят усилий и денег, причем немалых.

Вместе с тем существует простой аргумент: такие системы, как правило, внедряются только в случаях, когда у компании есть проблемы, которые другими средствами она решить не может. И если после внедрения системы бизнес-процессы упорядочены, проблемы в управлении персоналом уменьшились — это тоже показатель эффективности внедрения. Конечно, говорить о том, что путём внедрения мы сокращаем количество сотрудников, занятых в управлении персоналом, не имеет смысла, тем более что, освободившись от рутинных процедур, они начинают выполнять другую работу. И цель системы не в сокращении кадров, а в изменении стиля работы компании, повышении эффективности управления трудовыми ресурсами.

Критерии эффективности могут быть определены непосредственно заказчиком исходя из поставленных задач, и они не обязательно выражаются в денежном эквиваленте. Например, устранение проблем подбора персонала. Наладить нормальный подбор, учет кандидатов, их регистрацию — это уже решение проблемы основного бизнеса компании. Скажем, в розничных компаниях большая текучесть персонала и огромное количество рутинной работы, а если компания выросла из небольшого торгового предприятия, то у нее иногда вообще всё, что связано с персоналом, реализовано в Microsoft Excel. Трудоемкость обработки информации огромная, все данные распечатываются на бумаге, и какие при этом потери — оценить невозможно. А после внедрения системы появляется «прозрачная» база данных кандидатов и сотрудников, дающая четкое представление о потребности в трудовых ресурсах, становится ясной эффективность действий менеджеров, работающих с персоналом, упрощается подбор, в том числе на критически важные вакансии, и т. д. Всё это напрямую сказывается на результатах бизнеса.

Такие проблемы у многих компаний существуют уже не первый год. Иногда от клиентов мы слышим пожелание регистрировать в системе десятки и даже сотни тысяч кандидатов, иметь возможность реально работать с этой базой, хранить в ней результаты интервью и пр. Причем просто собирать терабайты информации о сотрудниках и кандидатах — этого явно мало. Необходима система, которая могла бы правильно поставлять собранную информацию руководителям и без особых издержек интегрироваться с бизнес-процессами управления ресурсами. С помощью «легких» систем решать такие задачи невозможно в принципе.

Плюс — «классические» преимущества внедрения систем управления ресурсами, при котором, как правило, анализируются и приводятся в порядок бизнес-процессы (а процессы управления персоналом являются сложными, многошаговыми). Например, в процессе внедрения модулей расчета заработной платы всегда выявляются ошибки и проблемы, которых раньше никто не замечал. А такая выверка правильности действий, снижение рисков штрафных санкций, формирование пула правильных подходов к подготовке разного рода регламентной отчетности — всё это тоже составляющая эффективности внедрения.

Олег Иванов
Руководитель отдела компании TopS BI (ГК «Систематика»)