Электронные счета пересылаются мгновенно, и обработку их можно полностью автоматизировать. Но старые регламенты требуют использования бумаги, а новые пока только разрабатываются.

Электронные счета-фактуры представляют собой особый тип контента не по формальным причинам, а в силу специфики бизнес-процессов, связанных с их обработкой. В начале июня вступил в силу приказ Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов‑фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи». Жизнеспособен ли предложенный регламент? Не окажется ли он на поверку слишком громоздким? Пожелают ли (и сумеют ли) отечественные предприятия оптимизировать с его помощью процессы, «заточенные» под бумажные счета (точнее, факсы)? Я не знаю ответа, могу только предположить, что обращение к опыту других стран позволит прояснить картину.

В рамках данной темы, посвященной обработке специализированных видов неструктурированного контента, мы намеренно не рассматриваем программные продукты. Дело в том, что решения класса Invoice Management в принципе давно разработаны. И если они с успехом применяются в смешанной «бумажно-электронной среде», то с чисто электронными счетами должны сработать тем более. Часто такие решения следует дополнять функционалом класса workflow или системами управления бизнес-правилами (business rules), и соответствующие программные компоненты тоже известны. В комплексных решениях по выставлению «чисто» электронных счетов, безусловно, более значительный акцент приходится делать на технологии информационной безопасности вообще и на ЭЦП в частности. Но и тут с технической точки зрения нет ничего принципиально нового. В итоге выходит, что рассматриваемая проблема во многом связана с традициями управленческой практики и с нынешними устремлениями в этой области.

Выставление и получение электронных счетов (e-invoicing, далее — EI) лучше всего развито в Западной Европе. Там переход к EI рассматривается как социально значимая инновация, которая не просто помогает конкретным предприятиям и учреждениям оптимизировать текущую деятельность и экономить бумагу, а высвобождает рабочие руки в масштабе всего общества и бережет лес в масштабе планеты. Соответственно и тема эта вызывает большой интерес. Проводятся исследования, нацеленные на поддержку EI. О двух из них пойдет речь в этой статье.

Электронные счета на карте мира

Попробуем обрисовать глобальную картину. По данным швейцарской исследовательской компании Billentis, доля электронных платежей в общем объеме всех платежей ни в одной стране мира не превышает 50%. Лидеры, где данный показатель составляет от 20% до 50%, — это Скандинавские страны, Эстония, Швейцария, Словения, а за пределами Европы — Бразилия. США вместе со всей Северной Америкой, большей частью Западной Европы, Австралией и Новой Зеландией, Чили и Аргентиной оказались в категории «Средний уровень развития» (10—20%). В остальном мире рынок EI либо находится на начальной стадии развития (как в России), либо вообще отсутствует (как в Китае и Японии).

Итак, по уровню развития EI Бразилия опережает Штаты, а Япония отстает от России. Почему? Потому что это определяется позицией правительства страны, которое утверждает те или иные регламенты обращения электронных счетов (либо не утверждает никаких). В Северной Америке, Австралии и Новой Зеландии принят либеральный подход, и для EI нет специальных требований, таких как наличие на счете электронной цифровой подписи (ЭЦП). Для перехода на EI, таким образом, созданы благоприятные условия, а решение о переходе организации принимают исходя из соображений удобства и эффективности.

В Латинской Америке правительства рассматривают EI как эффективное средство борьбы с коррупцией, и в ряде стран уже начался переход на обязательное использование электронных счетов. В результате годичный рост рынка EI составил здесь, по оценке Billentis, от 50% до 500% в зависимости от страны (в Северной Америке — 23—25%). Для этого региона характерны крайне жесткая регламентация процедур, относящихся к EI, и наличие сервис-провайдеров, играющих ключевую роль. Предельный случай — схема, в соответствии с которой фирма отправляет все свои счета через авторизованного государством провайдера, а тот пересылает их получателю, предварительно списав с них НДС (для трансграничной передачи электронных счетов этот метод использоваться не может).

Азиатские правительства, наоборот, склонны видеть в электронных счетах лазейку, которой нечестные предприниматели попробуют воспользоваться для уклонения от налогов. В ряде стран, включая Японию (которая именно поэтому попала в отстающие), использование электронных счетов вообще запрещено, а там, где оно разрешено, на него налагаются жесткие ограничения.

В некоторых странах существует требование пользоваться только национальными системами обмена. Это, пожалуй, даже похоже на Латинскую Америку, только цель здесь иная — минимизировать ущерб (а не извлечь максимальную выгоду). Никакого форсированного развития рынка EI при этом, естественно, не наблюдается. Азиатские лидеры — это Южная Корея, Сингапур, Гонконг и Тайвань.

В Европе переход к EI активно поддерживается на уровне Евросоюза в рамках либерального подхода, аналогичного американскому. Однако во многих странах существуют специфические местные особенности, и летом прошлого года Совет министров Евросоюза выпустил директиву, направленную на унификацию и упрощение требований к электронным счетам. Соответствующие изменения в законодательстве отдельных стран ЕЭС должны вступить в силу в 2013 г. Директива полностью уравнивает электронные и бумажные счета и определяет, что счета должны проверяться с помощью стандартных процедур внутреннего контроля. ЭЦП не может быть обязательной, однако предприятия по‑прежнему вправе задействовать технические средства, чтобы обеспечить аутентичность, целостность и читаемость электронных счетов. Сейчас ЭЦП не применяются для счетов, например, в Скандинавии, Великобритании, Голландии (где они раньше требовались, но затем были отменены), однако широко используются в ряде других стран и, как предполагается, будут использоваться там и после 2013 г.

Чтобы ускорить переход к EI, правительства ряда стран, включая Финляндию, Данию, Мексику и Перу, отказались от приема счетов на бумаге: поставщики государственных органов и учреждений в этих странах обязаны выставлять им счета в электронном виде. Аналогичная инициатива существует и в сфере B2B — присоединившиеся к ней предприятия принимают от контрагентов (и выставляют своим клиентам) только электронные счета. Что касается B2C, то в отчете Billentis сообщается, что некоторые крупные поставщики (телекоммуникационные операторы, коммунальные службы) побуждают своих клиентов к использованию электронных платежей с помощью финансовых стимулов — например, включают в бумажный счет дополнительные 2,5 евро сверх платы за основную услугу.

Опыт тех, кто впереди

Финская компания Basware — один из ведущих производителей систем автоматической обработки счетов и оператор международной сети обмена электронной коммерческой документацией Open Network — провела в начале этого года онлайновый опрос о работе с электронными счетами. В исследовании приняли участие 1373 профессионала, в том числе 442 респондента из Финляндии, 88 из США, 288 из Западной Европы, 74 из Австралии, 451 из Скандинавии и 30 из других стран.

Зачем переходить на электронные счета? 72% участников опроса указали в качестве причины ускорение процессов работы со счетами, и 71% — снижение затрат на эти процессы. Уменьшение количества ошибок и экономия бумаги набрали по 46% голосов, далее шли улучшение взаимодействия с поставщиками/клиентами (37%), сокращение количества вопросов от поставщиков об оплате (29%), облегчение аудита (26%) и повышение предсказуемости денежных потоков (15%).

За полтора года, прошедшие с июня 2009 по февраль 2011 г., в Финляндии выросло число компаний, получающих более 60% счетов в электронном виде, и сократилось число компаний, не получающих их вовсе. Существенно увеличилось и количество компаний, у которых доля выставленных ими счетов превышает 60%. Правда, 25% финских компаний еще не начали выставлять электронные счета вообще, но полтора года назад их было 45%. На рис. 2 показано распределение ответов на вопрос: «В каком году вы начали выставлять/получать электронные счета?» (На этот вопрос отвечали только респонденты, работающие с EI.) Стоит обратить внимание на то, что больше фирм начали получать электронные счета в 2009 г., чем в 2010 г. Очевидно, основная масса компаний уже охвачена, и пик пройден. Показатели за 2011 г., разумеется, ниже из‑за того, что год еще не закончился (а опрос проводился в феврале), но очень похоже, что 2010‑й был годом максимума для выставления счетов.

Какие каналы используются для обмена электронными счетами, в каких форматах пересылаются счета? Как видно на рис. 3, 18% организаций, представители которых участвовали в опросе, вообще не получают, а 41% — не выставляют электронных счетов. Более чем половине приходится иметь дело со счетами, приходящими по электронной почте как файлы, например формата PDF (в таких странах, как Финляндия, где счета на бумаге не подписываются, подобный файл практически эквивалентен бумажному счету). 33% респондентов сообщили, что отправляют счета этим способом. Электронные счета XML-формата пока в меньшинстве, но через специализированных операторов их передается в два с лишним раза больше, чем прямо от отправителя к получателю.

Что могло бы способствовать увеличению числа электронных счетов, обрабатываемых в компании? Наиболее популярные ответы — превращение EI в промышленный стандарт (54%), лучшее информирование поставщиков/покупателей о преимуществах EI (53%), включение пункта об оплате с помощью электронных счетов в новые и возобновляемые контракты с поставщиками/покупателями (49%). И наконец, что становится препятствием к развитию EI? Финские респонденты выделили неспособность поставщиков выставлять, а клиентов — получать электронные счета (соответственно 44% и 43%). Респонденты из других стран — нежелание поставщиков нести дополнительные затраты на выставление и отправку счетов в электронной форме (46%) и те же два фактора, что и финны (36 и 32%). Вывод очевиден: нужно улучшать взаимодействие между поставщиками и покупателями. Среди других названных факторов — отсутствие у EI очевидных преимуществ, трудности с внедрением, слабая заинтересованность менеджмента/высшего руководства, недостаточное финансирование, сопротивление снабженцев/бухгалтеров, слишком сложные процессы обработки, отсутствие поддержки электронных счетов в биллинговой системе, неумение потребителей оплачивать электронные счета. А 8% финнов и 5% респондентов из других стран ответили, что не видят никаких препятствий.

Концепция EI, считают эксперты Basware, прочно утвердилась в коммерческом ландшафте. Но встраивание электронных счетов в систему автоматизации предприятия остается сложной задачей, которая должна решаться в несколько этапов.

Переход потребует промежуточных решений

Андрей Лубенец,
старший управляющий по корпоративным проектам компании «ABBYY Россия»

Сегодня внедрение электронных счетов‑фактур все прочнее утверждается в коммерческом ландшафте. Действительно, оно делает эффективным бизнес крупных организаций с большим количеством закупаемых или продаваемых товарных номенклатур. К таким организациям, например, относятся сетевые ритейлеры. Однако для малого предприятия внедрение электронного обмена счетами-фактурами чаще всего невыгодно: затраты здесь существенно превышают экономический эффект. В частности, именно поэтому в США, где государство трепетно относится к малому бизнесу, так мало распространены электронные счета.

Если компания принимает решение внедрить у себя электронные счета-фактуры, необходимо понимать, что от контрагентов они могут поступать как на бумаге, так и в виде электронного PDF-файла, который, по сути, мало отличается от бумажного с точки зрения автоматизации его ввода и обработки. При этом ускорить ввод данных счетов в учетную систему предприятия можно, внедрив специальное программное обеспечение — к примеру, наш ABBYY FlexiCapture. Такие решения позволяют автоматизировать извлечение информации из документов, включая счета-фактуры, и сохраняют данные в информационной системе предприятия.