Для того чтобы помочь ИТ-менеджерам принять экономически оправданное решение о покупке устройств печати и копирования, мы разработали собственную методику оценки ТСО этих устройств. Мы оцениваем стоимость владения устройством за весь срок его службы, который был определен нами в 5 лет. Такой срок обусловлен действующими нормативами по обороту оргтехники согласно дополнениям к Налоговому кодексу Российской Федерации.

Собственно стоимость владения складывается из пяти факторов:

  • стоимость приобретения;
  • административные расходы;
  • стоимость расходных материалов (картриджи, тонер, девелопер, фотовалы и прочие модули формирования и переноса изображений);
  • гарантийное и профилактическое обслуживание;
  • постгарантийное обслуживание, а также ремонт, не подпадающий под гарантийные обязательства вендора.

Стоимость приобретения

Все расходы на приобретение рассчитывались нами исходя из рекомендуемых цен на оборудование, публикуемых на сайтах производителей или их официальных дистрибьюторов. В том случае, если информация отсутствовала в открытом доступе, делался соответствующий запрос к компании-производителю, а если он оставался без ответа, то сведения о ценах определялись на основе базы сайта www. price.ru (раздел «Опт»).

В цену устройств включалась также стоимость опций и ПО, которые не входят в базовый комплект поставки, но без них невозможна полноценная эксплуатация. Это Ethernet-контроллер или принт-сервер, если он не включён в базовую поставку. Для МФУ дополнительно приобретаются две лицензии на корпоративную версию системы оптического распознавания текста и модуль сетевого сканирования, если он является опциональным.

Включаются затраты времени, необходимые на проверку и настройку оборудования, отбраковку некондиции, подключение устройств к локальной сети, установку и настройку драйверов и управляющих программ, а также на обучение сотрудников. Базовая стоимость рабочего дня технического ИТ-специалиста в том или ином регионе нами принята следующая: для Дальневосточного, Центрального и Уральского федеральных округов — 32 доллара (4 долл. в час), для Северо-Западного и Сибирского — 28 (3,5 долл. в час), Поволжского и Южного — 20 (2,5 долл. в час). Средневзвешенная величина по России составила 28 долларов в день, или соответственно 3,5 долл. в час. Исходя из данной величины и производился перевод в денежную форму.

Затраты времени определялись по экспертной оценке сотрудников тестовой лаборатории «СК Пресс». В результате цифры (в расчете на одно устройство) выглядят следующим образом:

  1. приемка — 0,5 часа;
  2. установка, подключение — 0,5 часа (в том случае, если пусконаладочные работы должны проводиться только специалистом, затраты на установку и подключение принимались равными нулю, но добавлялся дополнительный инцидент, требующий вмешательства сервисной службы);
  3. установка и настройка ПО — 2 часа (для МФУ — 3 часа);
  4. обучение сотрудников — 25 человеко-часов на всю партию (40 для МФУ), если драйверы и управляющие программы не русифицированы, то время на обучение увеличивалось на 25%.

Расходные материалы

При расчете стоимости расходных материалов мы исходили из того, что на каждом принтере будет ежемесячно печататься 20 000 страниц с 5%-ным заполнением, из которых 16 000 — черно-белые и 4000 — цветные. Нагрузка на МФУ, учитывая возможность работы с документами формата А3, в пересчете на листы А4 предполагалась в 30 000 страниц, из которых 24 000 черно-белые и 6000 — цветные (для полноцветных устройств).

Учитывалась текущая цена расходных материалов. По вполне понятным причинам определить её изменение во времени не представляется возможным.

Профилактическое и гарантийное обслуживание

Это затраты на ремонт/замену вышедших из строя аппаратов в период действия гарантии (от года до трех лет). Затраты времени на каждое обращение в сервисный центр — один рабочий день (полдня на доставку в центр и полдня на обратную процедуру), финансовые затраты — стоимость рабочего дня специалиста. Расчет производился по формуле

Sгарант=Iгарант×V×(L/G)

где Sгарант — стоимость затрат в период действия гарантии,

Iгарант — число инцидентов, требующих обращения в сервис в период действия гарантии,

V — средняя стоимость разового обращения в сервисный центр,

L — установленный вендором гарантийный срок,

G — срок службы оборудования (5 лет).

Средняя стоимость разового обращения в сервисный центр

В свою методику расчета ТСО мы решили включить такой показатель, как средняя стоимость разового обращения в сервисный центр.

Стоимость разового обращения в сервисный центр серьезным образом зависит от региона. Поэтому она рассчитывалась нами как средняя по всем субъектам Российской Федерации. Стоимость обращения в сервисный центр в конкретном субъекте федерации зависит от стоимости рабочего дня технического ИТ-специалиста в том или ином регионе и от того, какое время необходимо потратить на отвоз и привоз прин­тера. При этом делалось допущение, что на замену вышедшего из строя будет предоставлен другой, аналогичной модели.

Базовая стоимость рабочего дня технического ИТ-специалиста в том или ином регионе принята нами следующая: для Дальневосточного, Центрального и Уральского федеральных округов — 32 доллара (4 долл. в час), для Северо-Западного и Сибирского — 28 (3,5 долл. в час), для Поволжского и Южного — 20 (2,5 долл. в час).

В свою очередь время, которое необходимо потратить на отвоз и привоз принтера, зависит от степени покрытия конкретного региона сервисными центрами того или иного вендора. Самым хорошим случаем мы считали ситуацию, когда в субъекте РФ имеется сертифицированный сервисный центр. Тогда на замену вышедшего из строя принтера через сервисный центр нами был выделен один рабочий день. Коэффициент Bn, учитывающий разветвленность сервисных центров для того или иного вендора, призван учесть ситуацию, когда в субъекте РФ нет сертифицированного сервисного центра.

В том случае, если в субъекте РФ имеется сервисный центр, коэффициент Bn был равен единице. При полном отсутствии сервисных центров в каком-либо субъекте РФ в Центральном, Северо-Западном (кроме Ненецкого АО), Южном и Поволжском округах его значение составляло 2. То есть мы предполагали, что сертифицированный сервисный центр гарантированно есть в соседнем субъекте федерации и затраты на доставку просто удваиваются. Для субъектов Сибирского, Уральского ФО и Ненецкого АО коэффициент Bn составлял 4 (мы учитываем, что здесь расстояния очень большие и фактически процесс отвоза и привоза устройства занимает не один день, как в центральных областях, а четыре). Для Дальневосточного ФО коэффициент Bn составлял 7. Таким образом учитывались дополнительные затраты времени и материальных ресурсов на доставку оборудования в ближайший сервисный центр. Список субъектов РФ, где отсутствуют сервисные центры вендоров, участвующих в нашем тестировании, приведены в табл. 1.

Средняя стоимость разового обращения в сервисный центр определялась как средневзвешенная величина, учитывающая количество предприятий и организаций в каждом субъекте Российской Федерации. Для этого мы пользовались официальной статистикой РФ о зарегистрированных предприятиях. В итоге средняя стоимость разового обращения в сервисный центр (V) определялась по следующей формуле:

V=Σn×Wn×Bn×Vb

где n — количество субъектов Рос­сий­ской Федерации,

Wn — весовой коэффициент региона, учитывающий долю предприятий, зарегистрированных в том или ином субъекте РФ, в общем их количестве в России, согласно официальной статистике,

Bn — коэффициент, учитывающий разветвленность сервисных центров для того или иного вендора,

Vb — базовая стоимость рабочего дня технического ИТ-специалиста в том или ином регионе.

В целом по России средняя стоимость обращения в сервис по каждому вендору приведена в табл. 2.

Определение числа инцидентов

Для оценки числа инцидентов, требующих обращения в сервис, мы опросили 175 специалистов. Сюда же были включены плановые работы, требующие привлечения сотрудников сервисной службы, например замена девелопера в устройствах Panasonic, Ricoh и Sharp. Итоговые результаты приведены в табл. 3.

Постгарантийное обслуживание

Это затраты на поддержание работо­способности устройств по истечении действия гарантии. В этом случае ремонт производится через обращение в специализированную фирму (стоимость ремонта с учетом комплектующих в среднем составляет 75 долл.). На ремонт или обращение в сервисный центр отводится один рабочий день. Формула для расчета выглядит следующим образом:

Sпостгарант= Iпостгарант ×(Vr + С)×(G—L)/3

где Sпостгарант — стоимость затрат в постгарантийный период,

Iпостгарант — число инцидентов, требующих обращения в сервис,

Vr — стоимость работ по ремонту,

С — средняя стоимость заменяемого узла,

G — срок службы оборудования (5 лет),

L — установленный вендором гарантийный срок.

Для оценки мы проводили расчет и альтернативного варианта — покупки дополнительного гарантийного обслуживания на весь срок службы устройств (для тех вендоров, у которых есть эта возможность). В случае, если вендор предлагает программы дополнительного гарантийного обслуживания, расчет делался по формуле

Sпостгарант = Sg + St

где Sg — стоимость дополнительного гарантийного обслуживания,

St — затраты на транспортировку, которые рассчитывались как затраты в период гарантии.

В качестве базовых при оценке стои­мости дополнительного гарантийного обслуживания нами были взяты расценки компании «Абиус».