Почта переводит в цифровой формат всю корреспонденцию Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций. Отправления загружаются в систему электронного документооборота министерства с соблюдением всех необходимых норм кибербезопасности.
По оценкам Почты, оцифровка входящей корреспонденции позволяет снизить временные и трудозатраты минимум на 20% в полном цикле документооборота. Электронные копии писем проще распределять, сортировать, а также контролировать получение конкретным адресатом. При этом сотрудники Минцифры не обрабатывают бумажные экземпляры, их сразу направляют на хранение.
Корреспонденцию с пометками «для служебного пользования» и «коммерческая тайна», а также с наложенным платежом оцифровывать не будут.
«В 2020 г. в разгар второй волны пандемии у нас возникла гипотеза о том, что рынку не хватает сервиса, который снял бы необходимость получать корреспонденцию в отделении. Мы запустили MVP и прогнали с одним из партнеров тестовый проект. Он позволил не только снизить затраты на обработку отправлений, но и оставить на удалённой работе часть сотрудников документооборота. Сейчас мы увеличиваем наши мощности по оцифровке, чтобы справиться с возросшим спросом на наш сервис», — отметил руководитель по развитию продукта «Оцифровка» Роман Лутковский.
Почта России запустила пилотный проект по оцифровке письменной корреспонденции с возможностью загрузки скан-копий в системы электронного документооборота клиентов осенью 2020 г. Во время теста Почта оцифровала более 10 000 отправлений, а после коммерческого запуска услуги в 2021 г. — более 1 000 000 документов разных организаций. На 2023 г. запланировано масштабирование услуги по оцифровке на большинство регионов России.
