Одно из ведущих российских предприятий по производству шлифматериалов и абразивного инструмента внедрило Service Desk для ИТ-службы на Directum RX. Благодаря цифровизации процесса время рассмотрения заявок на заводе сократилось с
В 2017 году Волжский абразивный завод внедрил интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. Благодаря цифровизации предприятие оптимизировало процессы делопроизводства и договорную работу. В 2020 году на базе Directum RX специалисты завода самостоятельно оптимизировали работу с совещаниями и организацию пропуска автотранспорта на проходных.
В 2021 году стартовал новый этап цифровизации: внедрение Service Desk для ИТ-службы. До оптимизации процесса руководитель вручную разбирал и распределял обращения по исполнителям. В том числе заявки на:
- добавление нового пользователя;
- предоставление прав к информационному ресурсу;
- доступ к интернету и электронной почте;
- создание информационных ресурсов;
- изменение ПО;
- установку, подключение и ремонт оборудования и др.
Специалисты предприятия за два месяца самостоятельно разработали и запустили решение Service Desk для ИТ-службы на базе Directum RX — провели анализ поступающих в отдел обращений и создали единый реестр заявок по категориям и типам. Благодаря этому удалось оптимизировать и ускорить согласование и подписание заявок в других подразделениях.
Каждый тип обращения теперь уходит по своему регламенту, который учитывает этапы и участников. Например, просьба создать внешний электронный адрес поступает на согласование в отдел экономической безопасности, а выдача прав на информационные ресурсы — владельцам ресурсов.
Обращения, полученные отделом ИТ и связи, автоматически отправляются на исполнение руководителям группы. Начальник рассматривает только заявки на новое оборудование. При этом руководитель группы может запросить согласование у начальника отдела, если у него возникли сомнения в необходимости исполнения.
Когда пользователь создает заявку в системе, задача на её рассмотрение приходит всем сотрудникам технической службы. После того, как один из специалистов берет обращение в работу, у остальных задача прекращается.
Благодаря цифровизации процесса по рассмотрению заявок на предприятии:
- упростили взаимодействие ИТ-специалистов и пользователей: никаких звонков и лишних хождений по заводу — информация о жизненном цикле заявки, исполнении и сроках доступна в системе;
- сократили время рассмотрения и подписания заявок другими руководителями, владельцами информационного ресурса и службой экономической безопасности;
- повысили прозрачность процесса: чтобы отследить статус заявки и возможные сложности с исполнением, нужно ввести в поиск ее номер;
- освободили ИТ-руководителя от рутинного разбора обращений;
- создали единый реестр заявок: обращения хранятся в одном месте, работать с ними, анализировать загрузку специалистов и другие параметры можно в одном окне.
Наталья Лысенко, ИТ-руководитель: «Теперь все сотрудники — около 600 пользователей — могут отправлять заявки в ИТ-службу удаленно, используя веб-доступ. Благодаря тому, что сотрудники уже давно работают в Directum RX, специальное обучение не потребовалось.
Разработку высоко оценили в других подразделениях. В итоге ИТ-специалисты уже создали прототип Service Desk для отдела энергетики. И хотя возможностей в нем пока намного меньше, чем в решении для ИТ-заявок, коллеги уже довольны результатом. Поступают просьбы разработать Service Desk и от других отделов».
В ближайшие годы на Волжском абразивном заводе планируют:
- продолжить перевод документов в Directum RX: избавиться от оставшихся бумажных документов, в том числе в удаленных подразделениях завода;
- подключить мобильное решение Directum Solo для руководителей, которые приводят много времени на производстве без постоянного доступа к компьютеру;
- проработать вопрос цифровизации проектной работы с использованием решения Directum «Agile доски»;
- выстроить взаимодействие между Directum RX и Контур.Диадок по исходящей корреспонденции и договорным документам.
