В таких условиях одним из выходов является использование решений на базе свободного ПО (СПО). Раньше зачастую всё ограничивалось разговорами, но в последние пару лет процесс внедрения таких решений активизировался. И в этом нет ничего удивительного, поскольку снижение ИТ-бюджетов идет на фоне значительного удорожания лицензий и услуг по сопровождению хорошо известных зарубежных решений вследствие роста валютных курсов.
Одним из государственных органов, где сделали ставку на использование СПО-решений, стал Пенсионный фонд России (ПФР). О накопленном опыте в этой сфере рассказал на конференции Russian Open Source Summit ‘2016 начальник Департамента управления инфраструктурой автоматизированной информационной системы ПФР Рубен Энфиаджян.
АИС ПФР состоит из нескольких десятков систем, которые подразделяются на три уровня. В своем выступлении Рубен Энфиаджян остановился на двух системах: электронного документооборота (СЭД) и внешнего взаимодействия.
Предпосылки внедрения СЭД были в целом типичны для любой крупной организации. Данное решение призвано стать инструментом оперативного контроля работы сотрудников и взаимодействия с территориальными органами, которых по всей стране более 2700. Кроме того, предполагалось, что СЭД будет выполнять функцию и архива электронных документов. При этом некоторые территориальные органы внедряли собственные системы управления документооборотом.
В качестве вариантов выбора рассматривались не только решения на свободных платформах, но и коммерческие, закрытые. Важным условием в любом случае была возможность интеграции СЭД с уже имевшимися в ПФР системами. Первоначально выбрали продукт на базе СУБД IBM DB2, но в 2014 году было решено заменить СУБД на СПО-систему PostgreSQL. В итоге система ПФР содержит код, разработанный исключительно российскими специалистами.
Главным результатом внедрения стало создание единой базы для хранения документов. Появилась возможность использовать квалифицированную электронную подпись, что необходимо для работы с юридически значимыми документами. Это позволило организовать обмен такими документами между территориальными отделениями ПФР. СЭД поддерживает версионность хранимых документов, так что можно хранить их исходные копии и отслеживать историю изменений.
Решение модульное и легко масштабируемое, а поскольку из-за снижения бюджетных расходов одни отделения приходится закрывать, а другие укрупнять, это неоценимое преимущество. Кроме того, СЭД ПФР интегрирована с системами межведомственного электронного взаимодействия и межведомственного электронного документооборота.
В настоящее время полностью отказаться от оборота бумажных документов не удалось. Электронные документы пока дублируются. Но отказ от бумаги — дело не самого отдаленного будущего. Тем более, что с документами можно работать и на мобильном устройстве. Руководство ПФР уже оснащено защищенными планшетными ПК, с помощью которых можно получить безопасный доступ к системе со всей территории страны, если есть подключение к Интернету. Но и при потере связи работа все равно возможна, а при восстановлении соединения результаты будут синхронизированы.
Сегодня документопоток в ПФР составляет около миллиона документов в год, а к 2017 году, когда будет завершен очередной этап построения СЭД, эта величина должна утроиться. Тиражирование, поиск и доставка документа занимают меньше минуты, процесс согласования редко превышает 10 минут. Раньше одна только регистрация документа могла достигать трех минут, а согласование затягивалось на несколько дней, а то и недель. На первых этапах внедрения СЭД процесс регистрации, как вспоминает Рубен Энфиаджян, увеличился до 20 минут, но после изменения интерфейса и проведения масштабной программы переобучения персонала удалось выйти на нынешние показатели.
