Группа компаний «Агро» — это вертикально интегрированный холдинг, объединяющий сельскохозяйственное предприятие, которое выращивает овощи, консервный завод и торговый дом. Продукция предприятия продается под его собственными марками «Агро» и «Довгань»; также на заводе «Агро» размещает заказы ряд участников рынка овощной консервации, включая владельцев таких торговых марок, как «Помидорка», «6 соток», «4 Сезона», «Пятый сезон», «Казачьи разносолы», «Бондюэль», «Билла» и др. Консервный завод территориально расположен в г. Нарткала Кабардино-Балкарской республики, неподалеку от Нальчика, и там же находятся поля; продажами занимается несколько подразделений, одно из которых работает в Москве.
Производство «Агро» постоянно развивается. В 2005—2006 гг. полностью реконструирован завод, на нем были установлены новые перерабатывающие линии от ведущих мировых производителей. В 2011—2013 гг. на полях холдинга появилось современное оборудование для уборки огурцов, томатов и сладкого перца — так называемые аэропланы. Также холдинг закупил сеялки точного высева и специализированные комбайны для уборки зеленого горошка. Используются лучшие семена, скрупулезно выдерживаются рецептуры, а время от сбора урожая до его переработки не превышает двух часов.
Задача и выбор решения
До 2013 года учет в холдинге велся в бумажном виде и с использованием электронных таблиц, а также (для ведения бухгалтерского и налогового учета) программы «1С: Бухгалтерия 8». Для дальнейшего развития предприятия этого было мало — производство нуждалось в инструментах автоматизации оперативного и управленческого учета, что и определило основную цель проекта.
Потребности «Агро» включали:
- оперативное получение информации о производственной деятельности подразделений;
- контроль и получение достоверной информации об остатках на складах;
- оперативное управление логистическими операциями;
- планирование закупок, контроль качества входящего сырья, планирование затрат на закупку;
- планирование продаж, учет фактических продаж, план-фактный анализ продаж;
- система учета взаимоотношений с контрагентами (CRM);
- планирование производства, отражение фактического выпуска продукции, учет брака, контроль качества на каждой стадии выпуска продукции;
- план-фактный анализ закупок, производства, продаж;
- расчет себестоимости, определение рентабельности и прибыли предприятия;
- формирование финансовой управленческой отчетности;
- формирование и контроль бюджета движения денежных средств.
Руководство «Агро» приняло решение использовать самую распространенную и потому лучше всего проверенную в нашей стране платформу «1С: Предприятие 8», тем более что сотрудники уже были отчасти знакомы с ней благодаря «1С: Бухгалтерии 8». Сравнив имевшиеся предложения с точки зрения сроков, стоимости, опыта и квалификации специалистов, рейтинга в «1С», заказчик пригласил к участию в реализации проекта Группу компаний «1С: Автоматизация» — московского партнера «1С», входящего в первую пятерку организаций, занимающихся внедрением программных комплексов на платформе «1С: Предприятие 8».
Специалисты «1С: Автоматизации», проведя предпроектное обследование, предложили заказчику несколько решений. Минимальный вариант заключался в том, чтобы добавить к уже имеющейся бухгалтерской системе программу «1С: Управление торговлей 8» и использовать их в связке, разработав некоторые дополнительные формы документов. Однако функционал такой связки оказывался недостаточным, объем необходимой доработки — значительным, и между двумя системами требовался бы постоянный информационный обмен. Вариант с максимальной конфигурацией — «1С: Управление производственным предприятием 8» («1С: УПП») — казался слишком масштабным: там присутствуют не только все нужные заказчику функции, но и многие другие, которые ему заведомо не понадобятся. Поэтому заказчик выбрал конфигурацию «1С: Комплексная автоматизация 8», позволяющую, как и «1С: УПП», вести все виды учета в единой базе, но не столь нагруженную функционально и более простую в освоении.
Внедрение
«Стоит отметить, что в работе нашего предприятия присутствует ярко выраженная сезонность, так как мы не только выпускаем консервную продукцию, но и сами выращиваем сырье для нее», — объясняет коммерческий директор ООО «Агроинвест» Борис Эфендиев. Сезон продолжается около полугода — с мая по октябрь: в этот период на завод привозят с полей только что собранные свежие овощи, которые нужно быстро переработать. В оставшуюся половину года завод, конечно, не останавливается — продолжают работу и цех оклейки и упаковки консервов, и цех производства, но загрузка падает и появляется время для разного рода вспомогательных работ и проектов. Внедрение автоматизированной системы на базе «1С: Комплексной автоматизации 8» (АС КА) стартовало в марте, в конце «спокойного» периода. Сезон еще не начинался, но времени до его начала оставалось в обрез.
«Так как для заказчика важно было в кратчайшие сроки получить качественно работающее решение, проект выполнялся по технологии быстрого результата», — рассказывает руководитель проекта со стороны «1С: Автоматизации» Юлия Месикова. На первом этапе было выполнено обследование предприятия, затем разработано техническое задание, в соответствии с которым задача, как того требует технология, была поделена на функциональные блоки. Внедрение каждого блока проходило в три стадии: разработка и настройка ведения учета, обучение пользователей и опытная эксплуатация. Первым блоком стал оперативный учет, и его удалось, как это и требовалось, запустить в рабочем режиме к маю. Первые в новом сезоне операции по приходу и переработке сырья уже отражались в новой системе. Далее последовали подсистемы складского учета, реализации готовой продукции, закупок, производства, бюджетирования и формирования финансовой и управленческой отчетности. В октябре 2013 года завершился запуск всей системы в промышленную эксплуатацию и она была передана на сопровождение. На текущий момент в программе работает более 40 человек.
В результате обследования в «Агро» были выявлены следующие риски: отсутствовали описания бизнес-процессов, должностные инструкции, документы по методологии расчета себестоимости, а сотрудники не имели опыта работы со сложными информационными системами. В процессе внедрения были проведены работы по минимизации рисков, такие как обследование с описанием бизнес-процесса для работы в программе, обучение и разработка инструкций для пользователей. К тому же выбранная технология позволяла оперативно и полноценно управлять процессом внедрения в любой момент времени. Вопрос оперативной и круглосуточной поддержки на рабочих местах был решен с помощью ввода в группу внедрения специалистов «Агро», их обучения и непосредственного участия в процессе автоматизации всех участков.
Во внедрении каждой подсистемы со стороны заказчика участвовал руководитель соответствующего функционального подразделения, и параллельно с этим в курс дела входила и будущая группа поддержки. Такой подход хорошо себя зарекомендовал. «Сейчас эти специалисты заказчика оперативно решают большинство вопросов, возникающих у пользователей, — рассказывает Юлия Месикова. — Они обеспечивают первый уровень поддержки и к нам обращаются только в самых трудных случаях». В общей сложности со стороны исполнителя и заказчика в процессе внедрения на разных этапах активно участвовали от 10 до 15 человек.
Современные коммуникации и технологии удаленного доступа позволили специалистам «1С: Автоматизации» проделать часть работы дистанционно, но другая часть требовала выезда на место. Заказчик приложил все усилия, чтобы сделать пребывание московских специалистов в Кабардино-Балкарии максимально комфортным и плодотворным, и это очень положительно сказалось на ходе проекта. «За время внедрения проектная команда сплотилась в достижении единой цели, что привело к взаимопониманию, поддержке и формированию командного духа и, самое главное, помогло качественно и быстро внедрить систему и достичь требуемого результата», — прокомментировала Юлия Месикова.
Результаты
Внедрение АС КА позволило оптимизировать ключевые бизнес-процессы завода — закупки, производство, логистику и управление продажами, благодаря чему увеличилась скорость выполнения заказов покупателей и соответственно выросло количество выполненных заказов. Появилась и система управления рисками (настройка отслеживания закупок по неснижаемому остатку и точке заказа), сократились простои на производстве, снизилось время ожидания сырья. Усовершенствованный механизм планирования производства помог сократить производственные издержки и снизить процент бракованной продукции.
Блоки кадрового учета и учета заказов на производство и комплектацию позволили определить реальные потребности предприятия в трудовых ресурсах и оптимизировать количество рабочих мест. Блок учета материалов обеспечил контроль движения продукции и получение информации об остатках на складах в онлайновом режиме. За счет прозрачности финансового и управленческого учета появилась возможность анализа финансовой деятельности предприятия. Блок управления маркетингом (изучение уровня спроса, потребления, взаимодействие с клиентами, поиск новых путей развития предприятия, автоматизация коммерческого отдела на базе КА) позволил выпустить на рынок новый вид продукции — с 2014 года работает линия по производству консервированной кукурузы (и кукурузу начали выращивать на полях «Агро»).
Усовершенствован контроль качества. Так, еще до внедрения АС КА агрономы холдинга пытались свести воедино информацию о поставщиках семян, характеристиках собранных овощей, которые фиксирует лаборатория завода, чтобы улучшить распределение посевов. Однако эффективно сделать это без единой базы данных не удавалось, а с помощью системы ввода показателей входного контроля и единой системы учета в АС КА задача была решена. Сходным образом была проанализирована связь между характеристиками сырья, рецептурами (консервы каждой марки производятся по своей рецептуре, определяемой заказчиком) и качеством готовых консервов, что позволило улучшить их вкус.
За первый год эксплуатации экономический эффект от внедрения «1С: Комплексной автоматизации 8» составил около 10 млн руб. В основном он был достигнут за счет ускорения оборачиваемости продукции и высвобождения оборотного капитала, повышения эффективности работы персонала и снижения производственных издержек. «Новая система, — говорит Борис Эфендиев, — позволила оперативно и четко отслеживать товарооборот и операции на производстве, так что управление этим процессом стало прозрачнее, а это, в свою очередь, повлекло за собой и положительные изменения на предприятии. А оперативная и достоверная финансовая и управленческая отчетность помогает прогнозировать деятельность предприятия, контролировать ее и управлять ею».
