Внедрение электронного архива финансовых документов позволило значительно ускорить и удешевить бизнес-процессы в географически распределенной компании.
Всякий холдинг заинтересован в обеспечении прозрачности бизнеса, но поскольку структура холдингов постоянно меняется — одни предприятия приобретаются, другие продаются, третьи объединяются, четвертые разделяются, — интегрировать управляющие системы зачастую бывает слишком сложно и дорого. В этом случае холдинг может ограничиться интеграцией на уровне бумажных финансовых документов, которые для этого оцифровываются, — такое решение, будучи сравнительно простым, существенно повышает прозрачность и контролируемость бизнеса.
Одновременно оно облегчает взаимодействие с разнообразными контролирующими органами — общими, такими как налоговая инспекция, и специфичными для определенных отраслей (например, Пробирная палата для алмазодобывающей промышленности). Для всех проверок необходимо представлять практически один и тот же набор документов, но количество самих проверок может быть огромным, поэтому удобно иметь готовые цифровые копии всех этих документов, чтобы каждый раз не создавать заново бумажный оригинал. Еще одно преимущество, даваемое такой интеграцией, — это консолидация финансовых потоков всех бизнес-единиц холдинга.
О том, чтобы обрабатывать финансовые документы в электронном виде, в ОМК впервые задумались в 2009 году — тогда же, когда было решено создать для их обработки общий по региону центр обслуживания с относительно низкими ценами и дешевой рабочей силой. Поскольку 2009-й, как мы помним, был годом кризиса, любая возможность сокращения затрат представляла огромную ценность. Бухгалтеры ОМК работали в то время с бумажными документами в нескольких точках, как непосредственно при заводах, так и в офисе управляющей компании в Москве, где их было около сорока человек. (Понятно, что одно только вынесение этой функции из столицы позволяло холдингу сэкономить значительную сумму на разнице зарплат в центре и регионах.) Скорость обработки документов была невысокой, а возможности доступа к ним — ограниченными. Во время некоторых налоговых проверок первичную бухгалтерскую документацию приходилось, по выражению Алексея Митенкова, ИТ-директора ЗАО «ОМК» и генерального директора сервисной компании «ОМК-Аудит», «копировать КамАЗами», предварительно извлекая из бумажного архива. Чтобы иметь возможность в любой момент быстро просмотреть или предъявить юридически значимую копию нужного документа, было решено создать электронный архив.
Тендер на выполнение проекта на электронную обработку финансовых документов выиграла компания ЭЛАР с платформой Saperion, на которой уже реализовывались крупные распределенные системы. Проект стартовал в 2010 году, второй этап начался в апреле 2011-го, третий — в 2013-м. В ходе двух первых этапов была реализована базовая функциональность архива по всем обслуживаемым юридическим лицам — их около полусотни. Сейчас к системе добавляются новые функции, в частности хранение аудио и видео, автоматическое распознавание форм документов, обработка электронных счетов-фактур.
Для ускорения доступа к документам и оптимизации связанных с этим затрат было решено построить для всего холдинга единую модель учетной функции и стандартизировать в нем процессы обработки и хранения первичных документов. Главная идея заключалась в следующем: все бумажные документы от заказчиков сдаются в службу единого окна, и на этом их физическое движение заканчивается. Сданный документ проверяется, оцифровывается на промышленном устройстве сканирования, его юридически значимая цифровая копия помещается в электронный архив, а оригинал — в бумажный, где и остается. Вся дальнейшая работа происходит только с электронным образом документа, который доступен в любом из центров учета ОМК.
Сегодня срок обработки документа составляет 48 часов — 24 в службе единого окна и еще 24 в центре учета. Это официальный целевой показатель, и выдерживается он, как рассказал Алексей Митенков, в 99,5% случаев. Пункты приема документов, где проводится сканирование, расположены в местах присутствия заказчиков ОМК. Центры учета территориально привязаны к главным предприятиям холдинга — они находятся в Выксе, Челябинске, Альметьевске, Чусовом и Владимире (где обслуживаются московские компании), — хотя некоторые небольшие предприятия обслуживаются по функциональному принципу, и их географическое положение роли не играет. Например, все документы, относящиеся к охранным предприятиям, передаются в один центр, потому что схожие операции удобно объединить. Обеспечена консолидация информации — документы из центров учета реплицируются в центральном офисе.
Электронный архив интегрирован с учетными системами, используемыми на разных предприятиях ОМК: SAP, «1С», Oracle (от которой предполагается отказаться, но это не быстрый процесс), — и некоторыми другими решениями. Для специалистов ЭЛАР наиболее трудоемкой и сложной частью этой задачи была интеграция с SAP, которую они проводили впервые (работать с Oracle и «1С» было проще, так как с ними имелся опыт предыдущих проектов).
Главные пользователи архива — это, естественно, бухгалтеры; много работают с ним и сотрудники отделов сбыта и закупок, которым раньше приходилось снимать копии с нужных им документов. Еще одна важная категория пользователей — представители контролирующих организаций. Инспекторы и аудиторы могут запросить копии определённых документов (которые будут тогда распечатаны из электронного архива) либо получить удаленный доступ непосредственно в архив. Многие предпочитают второй вариант как более быстрый. Вообще скорость прохождения аудита значительно выросла по сравнению с тем временем, когда архив существовал только на бумаге.
Для нескольких предприятий в электронный архив были занесены — отсканированы, проиндексированы и привязаны — документы за прошедшие периоды (исторические), так что эффект от внедрения сразу почувствовали в дирекции по продажам, по правовым вопросам, по закупкам. Ретроконверсия проводилась сначала с привлечением внешнего подрядчика, а затем собственными силами ОМК.
Электронный архив бумажных документов может и должен стать шагом на пути к полностью электронному документообороту. Компания ЭЛАР интегрировала платформу Saperion с системами двух основных операторов электронного взаимодействия — «Такском» и СКБ «Контур». На данный момент предприятия пользуются их услугами главным образом для сдачи налоговой отчетности, но возможность для взаимодействия между компаниями также есть, и ОМК одной из первых начала ею пользоваться. Вопрос лишь в том, как скоро примеру ОМК последуют контрагенты.
ОМК
Объединенная металлургическая компания (ОМК) — один из крупнейших отечественных производителей труб, железнодорожных колес и другой металлопродукции для энергетических, транспортных и промышленных предприятий, отечественных и зарубежных: ее продукция поставляется в тридцать стран мира. Среди клиентов ОМК — «Газпром», РЖД, «ЛУКойл», «АК Транснефть», «Сургутнефтегаз», «Роснефть», «ТНК-ВР», ExxonMobil, Royal Dutch / Shell, General Electric, Samsung. В составе группы — четыре крупных завода: Выксунский металлургический завод и литейно-прокатный комплекс в Выксе (Нижегородская область), завод «Трубодеталь» в Челябинске и Альметьевский трубный завод (Татарстан).
Требования к электронному архиву ОМК
Высокая производительность; общий объем обработки стал более наглядным после ее централизации — сейчас в службу единого окна ежедневно приходит до 8 тыс. документов со средним размером 2—2,5 страницы. Хранение всей истории документа: если случилась ошибка, то должна быть возможность ее отследить. Хранение файлов любых форматов (изображения, файлы приложений, аудио- и видеофайлы и др.). Дирекция по закупкам в определенных случаях обращается к аудио- и видеозаписям тендерных процедур, и в 2013 году начался третий этап проекта по обеспечению хранения в цифровом архиве аудио и видео. Невозможность удаления / изменения документов (как и во всяком архиве). Регламентация доступа: доступ к архиву получают и сотрудники холдинга, и сотрудники внешних проверяющих организаций — аудиторы, налоговые инспекторы, у которых свои правила доступа. Соответственно регламенты доступа гибко настраиваются под каждого проверяющего. Прямое управление оборудованием хранения (роботизированные библиотеки, жёсткие диски, RAID-массивы и т.д.). Отказоустойчивость. Без обработки документов остановятся все бизнес-процессы, в которых тем или иным образом участвуют поставщики и подрядчики.
Особенности проекта с точки зрения исполнителя
Территориальная распределенность организации: центральный аппарат находится в Москве, учетные центры — в Выксе, Альметьевске, Челябинске и Владимире. Требовалось учесть ментальность сотрудников в регионах и качество каналов связи. Задача организации как вертикально, так и горизонтально интегрированного решения. Требовалось, чтобы информация могла передаваться не только снизу вверх, но и из одного центра учета в другой. Большие потоки обрабатываемых документов — свыше 20 тыс. листов в день.
