Результаты внедрения электронного документооборота обычно бывают однозначными: либо стали в организации или хотя бы в каких‑то подразделениях работать с электронными документами, либо так и носят бумаги из кабинета в кабинет. Если по каким‑то причинам проект оказался неуспешным, поневоле приходит мысль: вот если бы сотрудников разместить в разных городах, так сразу бы, наверное, СЭД заработала как надо.
В компании «Квадра» (прежнее название — ТГК4) примерно так и получилось, только неудач не потребовалось. Смена собственника привела к появлению нового офиса в Москве, причем в столицу переехала часть исполнительного аппарата. Компания, уже и раньше бывшая существенно распределенной, столкнулась с рядом сложностей. Требовались полный справочник номенклатуры дел и множество других справочников, более совершенные механизмы поиска, возможности оперативно вести всю работу по подготовке и согласованию договоров, прописывать маршруты движения документов, причем довольно сложные. Необходимо было создать единое рабочее пространство с филиалами. В целом требовалось сделать так, «чтобы был порядок». Юрий Кукушкин, заведующий канцелярией, так формулирует постановку задачи: «Руководством компании были поставлены жесткие требования по единообразию составления внешних и внутренних документов, а также по порядку согласования распорядительных документов. Для выполнения этих требований были разработаны, во‑первых, шаблоны документов с жестко закрепленными полями для заполнения реквизитов документа. Шаблоны эти потом были размещены в соответствующей вкладке маршрута по созданию документа, что помогало сотрудникам оформлять проект документа по установленным в компании правилам. Во-вторых, разработаны маршруты создания документов за подписью конкретного руководителя компании, в которых жестко прописаны должности и последовательность согласования документа должностными лицами. Кроме того, введен контроль оформления документа перед его подписанием».
Работа с документами в компании была автоматизирована и раньше. Использовалась система «Мотив», портальное решение белгородских разработчиков. Но для перечисленных задач оно было не оптимально: это скорее система постановки задач, но никак не полнофункциональная СЭД. С другой стороны, не первый год в «Квадре» использовали продукты семейства Lotus, в первую очередь для электронной почты. Собственные специалисты по Lotus в компании тоже имелись. Поэтому было решено перейти на другой продукт — специализированную СЭД на платформе Lotus. Выбрали «БОСС-Референт». Андрей Сунцов, начальник управления ИТ, так оценивает готовность работать на этой платформе: «В компании уже использовалась система IBM Lotus/Notes в центральном аппарате и нескольких филиалах, к тому же мы планировали в ближайшее время завершить развертывание данной системы в остальных филиалах. Системные администраторы всех филиалов прошли обучение навыкам администрирования Lotus, поэтому проблем с развертыванием СЭД «БОСС-Референт» у нас не было. Также в компании развернута единая мультисервисная сеть с каналами 10 Мбит/с до каждого филиала, которая позволяет осуществлять между распределенными базами СЭД «БОСС-референт» обмен данными».
Проект шел, как обычно, в несколько этапов. Вначале было выполнено внедрение в центральном аппарате в Туле и в Москве на 300 рабочих мест в июне — декабре 2009 г., началась промышленная эксплуатация. Затем, в сентябре — декабре 2010 г., система была развернута в одном из филиалов. Выбран был ближайший, тоже находящийся в Туле, в одном здании с исполнительным аппаратом, филиал, сотрудники которого, в основном из ИТ-управления, принимали самое деятельное участие в уже законченном этапе. На этом филиале ставилась задача отладить удаленное взаимодействие, общение в распределенной среде. Причем оставалась возможность, если что‑то пойдет не так, продолжить нормальную работу традиционными средствами. Но эти риски не реализовались, и еще 200 рабочих мест появилось в СЭД.
Внедрение СЭД в «Квадре» считают удачным, а задачи, которые предполагалось с его помощью решить, выполненными. «Действительность превзошла ожидания, неясно, как бы мы вообще управлялись без такой системы», — говорит Татьяна Игнатова, руководитель проекта внедрения СЭД. Реализованы обработка ОРД (организационно-распорядительной документации), вся договорная работа, которая оказалась самым сложным участком, служебные записки. Юрий Кукушкин считает наиболее важным результатом проекта создание единой системы документооборота, обслуживающей территориально разветвленную сеть филиалов и обособленных подразделений компании. «К достоинствам СЭД можно отнести возможность оперативного и разнообразного поиска любого документа, поступившего в компанию или созданного в ней. В частности, система позволяет увидеть весь жизненный цикл переписки по конкретному вопросу, а также постановку и исполнение поручений руководства», — отмечает Юрий Кукушкин.
Планируется дальнейшее развертывание еще на три филиала в текущем году: Смоленск, Брянск, Белгород. Еще шесть будут ждать своей очереди. Автоматизируется обработка обращений частных лиц.
Решено было не развертывать пока отдельного хранилища документов, электронного архива. Ввод входящей документации, ее сканирование и помещение в СЭД выполняются в канцелярии, никаких особых линий поточного сканирования «Квадре» для этого не нужно.
Внедрение «БОСС-Референт» потребовало существенного обновления аппаратного парка, закупки серверов. Однако все же сделанного оказалось недостаточно. «Немножко подтормаживает» — именно это считают в «Квадре» основным недостатком своей новой СЭД. «Немножко» означает, что иногда документ от одного сотрудника к другому идет полчаса. Нечасто, но бывает. Были проведены оценки, сделаны предложения по расширению каналов связи, но пока решили потерпеть и ничего не менять, не так уж страшны эти проблемы быстродействия.
Ни о каком заметном сопротивлении персонала внедрению новой системы речь не шла — к электронным документам в «Квадре» уже привыкли. С другой стороны, было ясно, что раз физически невозможно больше носить «служебки» в соседнюю комнату, новый инструмент необходим. Существенно, что перестраивать сложившиеся процессы никто не планировал: система была подстроена под уже отлаженную практику. Однако потребовалось полномасштабное обучение пользователей, причем всех, а в филиале после начала опытной эксплуатации провели и повторное обучение. Полноте и основательности обучения Игнатова отводит заметную роль в общем успехе. Выполнял эту работу подрядчик, группа компаний «АйТи», так же как и первоначальное обследование, составление документации, основную часть работ по внедрению и поддержке. Постановка задачи и развертывание системы в филиале были сделаны собственными силами. В целом, считает Татьяна Игнатова, 60% работ было выполнено сотрудниками «Квадры», 40% — внешними консультантами.
После ввода системы в промышленную эксплуатацию был проведен опрос всех в ней работающих. 80% сотрудников считают СЭД вполне пригодной для работы, она их устраивает. Люди быстро привыкают к новым инструментам, если они действительно облегчают им выполнение каждодневных обязанностей. «СЭД не просто стала системой документооборота, а превратилась в систему управления документоориентированными процессами крупной компании», — считает Юрий Кукушкин.
Что касается экономической эффективности, то в «Квадре» в данном случае не ставили задачу ее подсчитать. Игнатова полагает, что сократилось среднее время прохождения документов, меньше стали тратить бумаги, усилился контроль исполнительской дисциплины, так как потерять документ теперь практически невозможно. По мнению Юрия Кукушкина, действительно, внедрение СЭД — это самый современный этап документооборота, повышающий эффективность управления крупной компании.
