На одном из недавних BI-форумов AHConferences руководитель отдела международной отчетности ГК Genser Валентин Копытин выступил с докладом, посвященным опыту автоматизации отчетности по МСФО. Валентин Копытин обращает внимание на повышение важности такого «фактора востребованности» корпоративной информации, как необходимость срочного привлечения дополнительных инвестиций.

Надо сказать, доклад Валентина Копытина интересен прежде всего тем, что отражает взгляды не подрядчика (не важно, внешнего или внутреннего), а пользователя системы — «владельца бизнес-процесса». «В условиях, когда получение кредита затруднительно, — говорит Валентин Копытин, — ритейловым компаниям приходится выбирать: либо предельно сжаться, либо привлечь дополнительных инвесторов. Если на стабильном рынке время для переговоров с инвесторами, предоставления им необходимой информации и оценки бизнеса было практически не ограничено, то сейчас может оставаться буквально два — два с половиной месяца до привлечения инвестиций. При этом желательно потерять меньшую долю бизнеса и получить как можно больше денег для его оживления. Это обстоятельство, по сути, становится одной из важнейших составляющих актуальности создания «правильной» и «быстрой» системы отчетности. С этой точки зрения, отчетность по МСФО востребована потому, что понятна всем потребителям корпоративной информации, как внутренним, так и внешним, в том числе и потенциальным инвесторам».

Актуальность автоматизации

Валентин Копытин отметил, что во многих компаниях отчетность по МСФО, по сути, живет обособленной жизнью. Она готовится, подписывается аудиторами и «складывается в стол». Когда же через некоторое время возникает необходимость продавать бизнес, инвесторы интересуются, что стоит за теми или иными цифрами, содержащимися в отчете. Начинаются бесконечные копания в данных, в результате которых часто выясняется: предоставленная информация далека от реальности. Поэтому, несмотря на то что процесс подготовки отчетности по MCФО носит дискретный характер (осуществляется не чаще, чем раз в квартал), очень желательно, чтобы он был автоматизирован. Тогда можно проследить связь между данными отчета и оперативной информацией и в любой момент получить глубокую разбивку данных. Процесс сбора данных по тем же причинам должен быть непрерывным, поскольку изменения в бизнесе происходят постоянно, и они должны находить отражение в отчетности.

«Отчетность по МСФО, — подчеркивает Валентин Копытин, — это всего лишь верхушка огромного массива финансовых операций и операционных данных организации. Поэтому автоматизация подготовки отчетности как отдельного процесса неэф­фективна. Автоматизация всей системы сбора информации — учета по РСБУ, МСФО и управленческого учета — в идеале должна осуществляться параллельно. Тогда действительно будет получен ожидаемый эффект от автоматизации, то есть построена система, в которой легко прослеживается связь между первичными документами и цифрами в отчетах. Данные не будут потеряны «по дороге», и качество данных будет как минимум таким, как «на входе». Отмечено, кстати, что чем меньше аудиторских поправок в отчетности, тем больше обращений за новыми данными поступает от менеджмента. Руководство начинает верить аналитикам, которые готовят эти данные, видит, что они не просто выучили и механически применяют стандарты учета, а понимают бизнес компании и могут представить информацию в любом разрезе для любого пользователя».

Начиная с единого плана счетов

«Подбирая инструмент для автоматизации, мы знакомились с тем, что есть на рынке, — говорит Валентин Копытин. — Большинство существующих продуктов предполагают длительное и дорогостоящее внедрение с участием внешних консультантов. Мы же привлекать интеграторов не планировали и рассчитывали обойтись своими силами, применяя собственный опыт и знания. Поэтому был выбран Cognos Controller, который в принципе является коробочным решением, не требующим специфической доработки». Внедрение проходило в жестких временных рамках. В сентябре 2007 года была поставлена задача обеспечить к декабрю автоматизированную консолидацию данных за 2005—2006 годы и сформировать бюджет на 2008 год. На скорости реализации проекта положительно сказалось отсутствие необходимости осуществлять миграцию данных, поскольку внедряли «с нуля».

Проект начался с разработки единого плана счетов. Была создана рабочая группа из представителей бухгалтерии (которые, кстати, параллельно решали задачу формирования унифицированной системы бухгалтерского учета по РСБУ для всех предприятий ГК Genser и перехода на централизованное хранение данных), отдела управленческого учета и отдела международной отчетности. Требования всех заинтересованных в проекте сторон были обобщены, сбалансированы и рационализированы.

«Например, нецелесообразно было чрезмерно углублять детализацию бухгалтерского учета, — рассказывает Валентин Копытин. — Во-первых, этого не позволяли сроки подготовки отчетности по РСБУ. А во‑вторых, у нас стандартная версия «1С: Предприятие 8.0», а перечень аналитик в стандартной версии ограничен. Доработка стандартной версии требует дополнительных затрат, сопровождать и обновлять такое решение довольно дорого. Мы не считаем этот путь оптимальным. Поэтому необходимую детализацию учета мы обеспечиваем, жестко устанавливая связи между российскими счетами и счетами МСФО. Данные из бухгалтерии попадают в отдел управленческого учета, где ответственные сотрудники контролируют правильность распределения затрат по центрам, брендам, видам деятельности и так далее. Если же обнаружена ошибка, то сотрудник отдела управленческого учета делает «аллокационную» проводку уже в Cognos Controller. В результате мы получаем три измерения, в каждом из которых около 20 позиций и в общей сложности около 1000 счетов».

Система предусматривает несколько способов загрузки данных: с помощью встроенных функций через Excel, вручную через формы ввода данных, через связь с другой программой без «файлов‑посредников», с помощью «плоских файлов». Для быстрого формирования данных именно в том представлении, как они должны выглядеть в отчетности, в специальном «модуле» программы были настроены стандартные отчеты.

В системе функционирует два варианта консолидационной проводки: через реестр инвестиций или по принципу элиминации, когда мы имеем дело с консолидацией группы компаний расчетов. Консолидация делается автоматически и по шагам. Есть возможность вносить ручные корректировки также и на уровне группы. Многочисленные преднастроенные контрольные отчеты позволяют контролировать процесс консолидации.

Результаты

Описывая положительный эффект от проекта, Валентин Копытин приводит такие цифры: «Отчетность МСФО за 2005—2006 годы при старте проекта в сентябре 2007 была готова уже в январе 2008, а подписана аудиторами в мае 2008 года. Отчетность за 2007 год была готова в июне 2008, подписана аудиторами в конце августа 2008 года. В декабре 2007 года в автоматизированной системе подготовки отчетности реализован помесячный бюджет на 2008 год. С января 2008 на основе отчетов из Cognos Controller проходит ежемесячный план-факт анализ в разрезе необходимых аналитик (центры, бренды, виды деятельности). Хотя объемы бизнеса увеличились за 2008 год на 70%, за 2007 год — в два раза, скорость подготовки отчетности выросла, затраты на подготовку и аудит остались прежними».

«В отделе международной отчетности два сотрудника, — добавляет Валентин Копытин. — Контролем качества данных, поставляемых в Controller из 1С, и аллокацией затрат по необходимым аналитикам занимается отдел управленческого учета в составе четырех человек. Ежеквартально мы готовим отчетность в соответствии со всеми требованиями МСФО. На подготовку такой квартальной отчетности уходит около семи — десяти дней. Благодаря тому, что многие вещи для консолидации и подготовки «cash-flow» были автоматизированы, основное время уходит на расчет проводок и контроль за правильным заведением этих проводок в систему. При этом мы не нуждаемся в поддержке ИТ‑специалистов для настройки системы, условно говоря, до того момента, пока нет проблем с сервером. Со всем остальным справляемся самостоятельно».

По словам Валентина Копытина, экономия, подобная полученной в результате этого проекта, редко встречается на практике. «Нам не нужны люди, которые занимаются консолидацией, — за них работает система, достаточно лишь регулярно контролировать настройки».

МСФО как основа управленческого анализа

Наталья Дебальчук,
региональный менеджер компании Epicor

Поскольку МСФО базируются на принципах полезности финансовой информации для принятия экономических решений, многие организации действительно принимают их за основу для анализа и принятия управленческих решений. Очевидно, что принятие обоснованных управленческих решений требует учитывать и нефинансовые показатели. Значит, нельзя построить эффективную систему управленческого учета, ориентируясь только на МСФО. Вместе с тем, благодаря наличию целого ряд вопросов, в которых МСФО и управленческий учет пересекаются, отдельные стандарты МСФО могут применяться в управленческом учете организаций. Практика работы наших клиентов подтверждает использование в управленческом учете форм представления финансовой информации, учета запасов, отражения основных средств, порядка учета выручки и других вопросов учета в соответствии с МСФО. Параллельное ведение МСФО и такие гибкие средства отчетности, которые позволяют пользователям различных уровней получать и анализировать управленческую информацию в необходимой форме в нужное время, имеются и в арсенале нашей компании.