Некоторые ИТ-проекты имеют очень долгую предысторию: та или иная идея обсуждается в компании годами, пока дело дойдет до ее реализации. Требуется некий толчок, чтобы от слов решиться перейти к заключению договоров. В компании «Сибпроект» именно так и получилось. Этим толчком стало открытие нового направления бизнеса — собственного производства.
Идея о внедрении СЭД «витала в воздухе» с начала 2000‑х годов. Рассматривались различные варианты, продукты, поставщики, но решение принято не было. «В 2007 году у нас было организовано собственное производство огнеупоров, и появилась реальная потребность во внедрении электронного документооборота», — поясняет менеджер по ИТ «Сибпроекта» Олег Яровиков. Возможно, и в этот раз потребность не приблизилась бы к реальности, если бы не настойчивость и убежденность генерального директора Павла Боева. Ему удалось преодолеть сомнения других учредителей, и рассмотрение внедрения СЭД перешло в практическую плоскость.
Руководство компании поставило две основные цели применения СЭД: обеспечение конкурентного преимущества компании путем повышения степени управляемости предприятия и совершенствование внутренних бизнес-процессов.
Куратором этого проекта со стороны заказчика был назначен Олег Яровиков, а подрядчиком стала компания «Утилекс АйТи». Проектная команда состояла из четырех консультантов «Утилекс АйТи» и самого Олега Яровикова. По мере необходимости к ним присоединялись сотрудники головного офиса для уточнения технического задания и для тестирования системы, наиболее активных было шестеро.
Выбор подрядчика прошел весьма примечательным образом. Компания «Сибпроект» расположена в Новокузнецке, городе, может быть, и не самом передовом в Сибири с точки зрения развития ИТ-рынка, но и далеко не последнем. Промышленных предприятий здесь много, в том числе очень даже состоятельных. Потому и ИТ-компаний в городе действует немало, как местных, так и из Новосибирска. Да и гости из других сибирских центров не оставляют вниманием Новокузнецк. Однако Олег Яровиков рассказал, что не сразу удалось найти адекватного интегратора, поставляющего DocsVision и заинтересованного в проекте. Были получены два коммерческих предложения, примерно аналогичных по затратам и срокам. Для принятия окончательного решения была организованна командировка сотрудников «Сибпроекта» в офис компании «Утилекс АйТи» (головной офис в Новосибирске), одного из потенциальных подрядчиков, чтобы познакомиться с людьми, которые там работают, и посмотреть развернутую систему в действии. По результатам этой командировки генеральный директор «Сибпроекта» и принял решение о сотрудничестве именно с этим партнером.
На исследование подрядчиком бизнес-процессов «Сибпроекта» потребовалось около месяца. Затем произошел выбор системы электронного документооборота, началось ее внедрение (заняло восемь месяцев с марта по октябрь 2008 года включительно) и перевод в промышленную эксплуатацию (октябрь).
Хотя в качестве возможных инструментов рассматривали PayDox, «Евфрат-Документооборот», «Босс-Референт» и другие средства, остановились все же на DocsVision. Олег Яровиков объясняет, почему: «В основном из‑за системы «1С: Управление производственным предприятием 8.0». Проект автоматизации на этом продукте у нас развивается уже около четырех лет, и нам необходима совместимость с СЭД. Мы рассматривали разные платформы, но DocsVision имеет подходящую для нашей компании совместимость с продуктом «1С: Управление производственным предприятием 8.0»».
Для обучения пользователей вначале была развернута учебная база, затем обучение велось на реальных документах в режиме реального времени. Сотрудники были распределены по группам обучения в зависимости от исполняемых функций (руководители, секретари, юристы и т.д.). Занятия проводили консультанты компании «Утилекс АйТи» по одному-два часа в день у каждой группы в течение восьми рабочих дней, всего было обучено около 40 человек.
Что получилось? В результате внедрения DocsVision автоматизированы процесс подготовки и согласования документов (договоры, внутренние распоряжения, приказы и прочее) и процесс исполнения по входящей корреспонденции (назначение поручений и контроль их исполнения, а также напоминание о сроках исполнения), автоматизирован процесс регистрации входящих факсимильных сообщений, организован электронный архив документов.
Одним из основных эффектов применения СЭД в «Сибпроекте» считают уменьшение объема бумажного документооборота, возросший контроль исполнительской дисциплины. Сроки согласования договоров до внедрения составляли три-пять дней, после внедрения — один-два дня. Время передачи входящего документа на ознакомление, рассмотрение или исполнение сократилось до пяти минут. Поиск документа занимает около минуты, регистрация — столько же. Из-за кризиса был сокращен штат секретарей, а позволила это сделать автоматизация регистрации входящих факсов.
К настоящему времени в СЭД работают около 20 сотрудников, в основном в головном офисе, «приноравливаемся и обкатываем эту систему», как говорит Олег Яровиков. Масштабирование пока приостановлено, хотя есть план развернуть систему и в производственных подразделениях. «В головном офисе в DocsVision работают и руководители, и исполнители, весь документооборот переведен в СЭД. В удаленном офисе пока задействованы только руководители, и не на все документы, а только на те, которые проходят через головной офис, — говорит Олег Яровиков. — Входящая документация, поступающая напрямую в цех, не проходит через СЭД».
Кроме того, достигнута одна из основных целей — были интегрированы справочники контрагентов систем «1С: Управление производственным предприятием 8.0» и DocsVision, благодаря чему в СЭД поддерживается актуальная информация о контрагентах, а всем сотрудникам нет необходимости устанавливать на рабочем месте клиент «1С: Управление производственным предприятием 8.0».
Упоминание в результатах проекта создания «электронного архива» всегда требует уточнений, поскольку под этим в разных компаниях могут пониматься объекты, совершенно несопоставимые по сложности создания и поддержания. Олег Яровиков поясняет: «В «Сибпроекте» используется много технической документации (ГОСТы, ТУ, чертежи и прочее). Работа по их упорядочиванию и переводу в электронный вид началась еще до внедрения СЭД. С помощью DocsVision мы просто организовали более удобный способ хранения этой информации с возможностями лучшего поиска. Мы подсоединили к этому архиву все старые документы и добавляем новые, ведет эту работу сотрудник, который и ранее вел работу с технической литературой. Добавление новых материалов не представляет сложности, и времени тратится немного благодаря скоростному сканеру Fujitsu fi-5110C, рекомендованному специалистами «Утилекс АйТи» к приобретению в рамках внедрения СЭД».
Поддержку решения при эксплуатации будет выполнять тот же подрядчик. Дальнейшее развитие системы предполагает еще одно направление, кроме уже упомянутого масштабирования. В докризисных планах «Сибпроекта» были идеи интегрировать тем или иным образом свою систему электронного документооборота с аналогичными системами некоторых крупных контрагентов, проведены переговоры и изучена техническая возможность такой интеграции. Такие примеры есть на российском рынке, даже на уровне обмена проектно-конструкторской документацией между КБ и заводами, выпускающими изделия, проектируемые КБ. Рано или поздно взаимодействие на уровне ИТ‑систем станет стандартом де-факто, хотя до сих пор этому многое мешает. Видимо, и «Сибпроект», как только позволят обстоятельства, не упустит новой возможности еще более повысить эффективность взаимодействия с контрагентами.
О компании
Компания «Сибпроект» действует на рынке промышленного сырья и огнеупорной продукции. Основные направления: поставка огнеупоров и собственное их производство. Компания имеет распределенную структуру (центральный офис, удаленный офис, производственные цеха) и относительно небольшой штат (75 чел.).
