Любое учебное заведение должно контролировать уровень знаний своих студентов. Но большинство их ограничиваются лишь тем, что хранят зачетные и экзаменационные ведомости в бумажном виде. При такой системе, естественно, ни о каком анализе успеваемости студентов и групп по тем или иным предметам не может быть и речи.
В МГТУ им. Н. Э. Баумана создали базу данных контроля успеваемости, куда сводятся результаты всех экзаменов и зачетов. Но при этом со всей остротой встала проблема ее наполнения. Ручной ввод данных по более чем 12 тысячам студентов занимал много времени и был связан с большим количеством ошибок.
Для устранения этой проблемы ввод данных с бумажных носителей решили автоматизировать с помощью средств оптического распознавания на ядре ABBYY FormReader. Создание ПО «Автоматизированный ввод ведомостей» заняло семь месяцев, и еще три месяца ушло на тестирование. Как отметил разработчик системы Дмитрий Камагин, в ходе этой работы были пройдены следующие этапы: проектирование серверной логики, клиентского приложения, подсистемы передачи данных;проектирование и реализация гибкого шаблона ABBYY FormReader 6.5;тестирование шаблона;реализация серверной логики, клиентского приложения, подсистемы передачи данных;тестирование системы;развертывание системы в деканатах;обучение персонала (проводилось параллельно с тестированием); ввод в эксплуатацию; исправление выявленных во время эксплуатации недочетов.
Использование средств автоматизации ввода потребовало изменить формат ведомостей. Было добавлено поле из клеток, количество которых для одного студента соответствуют количеству оценок. По каждому студенту (помимо оценки прописью) ставится помета в соответствующей клетке. В результате, как отметил Дмитрий Камагин, обучение персонала стало самым сложным этапом при реализации данного проекта. Для этого среди профессорско-преподавательского состава были распространены инструкции, где детально описывались правила заполнения новых ведомостей. Обучение сотрудников деканатов проводилось без отрыва от производства на специальных семинарах.
Для ввода данных используются сканеры Fujitsu fi5530. «Сканер рекомендовала компания ABBYY, — так прокомментировал этот выбор Дмитрий Камагин. — Устройство отвечает всем требованиям проекта (автоподатчик на 100 листов, быстродействие до 50 страниц в минуту в режиме оттенков серого с разрешением 300 dpi). Сначала ориентировались на сетевые сканеры, но затем такая необходимость отпала».
Проект охватывает пять крупнейших факультетов МГТУ: информатики и систем управления; машиностроительных технологий; энергомашиностроения; специального машиностроения; робототехники и комплексной автоматизации. В общей сложности они объединяют 12500 студентов и 4000 преподавателей. В результате суммарный поток за одну сессию здесь составляет 23000 документов. А фактически объем будет еще больше, поскольку каждый факультет будет осуществлять ввод данных с более мелких, с меньшим потоком документов.
И с вводом всех этих данных справляется всего десять человек, допуская минимум ошибок. Это является свидетельством многократного роста производительности труда, хотя никаких специальных расчетов тут не проводилось. Однако следует отметить, что в МГТУ им. Н. Э. Баумана отсутствует столь характерная для других вузов текучесть кадров в деканатах.
Данный проект продолжает развиваться. Так, уже на ближайшую перспективу намечено создание системы учета посещаемости и текущей успеваемости, а также учета паспортов посетителей. На ближайшие полгода планируется обеспечить ввод организационно-распорядительной (приказы, распоряжения) и финансовой (счета и т.д.) документации. В результате поток оцифрованных документов возрастет до 30 тысяч. Есть и более отдаленная перспектива — создание системы учета абитуриентов.
