Чтобы повысить эффективность своей работы, органы государственного управления должны все шире использовать средства автоматизации, в том числе при работе с документами. В Правительстве Пензенской области система электронного документооборота (СЭД) внедряется уже три года.
В основе СЭД Правительства Пензенской области лежит платформа Lotus Notes и продукт Company Media. Он был выбран по совокупности факторов, при этом важную роль сыграли масштабируемость, многоплатформенность (система работает как под Microsoft Windows, так и под ОС с открытым кодом) и функциональность, хорошо отвечающая нуждам областного правительства, подчеркивает Денис Зарубин, начальник отдела администрирования Управления информатизации Пензенской области. Кое‑какие дополнения и доработки потребовались, но не принципиальные. Вся основная функциональность, по словам других специалистов из управления информатизации, осталась неизменной, некоторые коррективы пришлось внести лишь в интерфейс.
Пилотным этапом проекта стало внедрение СЭД в канцелярии правительства области и в секретариатах министерств. Если говорить о функциональности, то в СЭД прежде всего была реализована регистрация входящей и исходящей документации, для начала — без движения электронных документов внутри организации.
Но постепенно масштаб применения системы расширялся, и теперь в СЭД правительства области используется около четырехсот рабочих мест, автоматизирована работа не только с организационно-распорядительной документацией, но и с обращениями граждан, включая контроль исполнения поручений. В Пензенской области развернуто масштабное полнофункциональное территориально-распределенное решение электронного документооборота, считает заместитель начальника Управления информатизации и начальник отдела информационно-методологического обеспечения и внедрения Ирина Ершова.
Обучению и подготовке пользователей в проекте внедрения СЭД было уделено большое внимание. Для этого специально оборудованы учебные классы, и внешние подрядчики сначала обучают сотрудников там, а затем — на рабочих местах, по ходу дела отвечая на конкретные вопросы. Через некоторый промежуток времени все прошедшие обучение служащие проходят тестирование, демонстрируя, чему научились.
Ввод документов в СЭД
В первое время для ввода документов применялись планшетные модели, но их производительность быстро была признана недостаточной. С начала 2008 года в администрации используют потоковые сканеры Canon DR-2050C, отличающиеся особой компактностью. Несколько таких устройств приобрели на пробу, она оказалась удачной, и парк сканеров был расширен. Их производительность — 20 страниц в минуту — вполне приемлема, и теперь ввод корреспонденции уже не является «бутылочным горлышком». Правда, Ирина Ершова все равно считает, что можно бы и побыстрей. «Еще производительней и еще дешевле, вот что было бы замечательно», — говорит она, замечая: «Но ведь такого сочетания мы хотим всегда, от любого оборудования».
Брать сканеры для тестовых испытаний на время, чтобы убедиться в их пригодности и адекватности задачам, в правительстве не стали. «Чтобы подрядчик сначала дал оборудование “просто попробовать”, такое в нашем городе пока не принято, — замечает Денис Зарубин. — Мы подобного опыта не имели и даже не пытались получить сканеры для тестирования». А жаль. Конечно, это вопрос к интеграторским компаниям и вендору: ведь известно, что для других типов оборудования, в том числе для различных сетевых устройств — маршрутизаторов, модемов, систем бесперебойного питания — такой подход практикуется, и весьма широко. Может быть, и в деле продажи сканеров эта практика скоро появится.
В области используется всего 60 сканеров, из них 25 в областном правительстве и других исполнительных органах власти, еще 27 — в районных администрациях. В правительстве эту технику обслуживают сотрудники управления информатизации, и похоже, это их не слишком затрудняет. За время эксплуатации сканеры из строя не выходили, единственное затруднение — иногда замятая бумага застревает в устройстве и ее приходится извлекать. Порчи или повреждений аппаратов из‑за попадания в них посторонних предметов, например скрепок, не происходило. «Мы серьезно работаем с персоналом в этом направлении, — отмечает Денис Зарубин. — Предупреждаем очень строго, и такой контроль дает свои плоды». Проблем с гарантийным и постгарантийным ремонтом, если возникнет такая необходимость, Зарубин не ожидает: «В городе достаточно сервисных центров Canon, найдется кому починить».
Перспективы проекта
Перед проектом ставилась задача обеспечить электронный документооборот в органах исполнительной власти области, и эта задача выполнена. Но проект развивается.
Скоро сканерный парк администрации значительно вырастет. В рамках программы «Электронная Россия» намечается переход к использованию электронного документооборота как средства взаимодействия различного уровня ведомств и организаций. С 2009 года в Пензе должна появиться служба «одного окна», в которой на первом этапе будет объединено около двадцати различных служб, ведомств и организаций. Государственные услуги будут оказывать многофункциональные центры. Технологические вопросы проекта уже решены, ведется закупка оборудования, но на решение организационных вопросов еще потребуется время. Для Управления информатизации Пензенской области создание многофункциональных центров — один из наиболее приоритетных проектов ближайшего будущего.
Кроме того, на этапе пилотного проекта находится применение электронной цифровой подписи в СЭД. Все 62 имеющихся в администрации ключа пока используются в тестовом, опытном режиме. В администрации не спешат с применением ЭЦП, хотя твердо намерены, как это и требуется законодательно, со временем обязательно использовать данное средство идентификации. Людям, в том числе руководителям высшего эшелона, нужно время, чтобы освоить применение ЭЦП.
Простота управления и надежность работы
Олег Анисимов
Руководитель отдела продаж ООО «Лоцман плюс»Вот уже несколько лет специалисты Управления информатизации Пензенской области внедряют систему электронного документооборота. Это большой проект, так как система должна работать не только в областной администрации, но и во всех органах исполнительной власти по всей территории области. На мой взгляд, с самого начала были правильно выбраны и платформа Lotus Notes, и прикладная система Company Media, которые прекрасно масштабируются, и аппаратные средства.
Ни одна подобная система не обходится без перевода документов из бумажного в электронный вид. И чем проще и надежнее организован этот процесс, тем меньше времени тратят конечные пользователи на ввод документов. В подобных системах со сканерами работают не всегда квалифицированные специалисты. И поэтому ключевым элементом решения становится потоковый сканер — простой в управлении и надежный в работе. На одном из этапов внедрения СЭД нами была поставлена крупная партия сканеров Canon DR-2050C — эта модель полностью отвечала потребностям заказчика в производительности и скорости. Компактность модели Canon DR-2050C оказалась немаловажным фактором при выборе. На мой взгляд, выбор сканеров Canon был удачным во всех отношениях, что и подтвердил год работы с этим оборудованием.
Отзывы конечных пользователей — самые положительные. Управление информатизации для нас один из важнейших клиентов, нам очень интересно участие в их проектах. Cкоро предстоит реализация новых этапов проекта, и мы рассматриваем возможность использовать в них документ‑сканеры Canon DR-2010C и DR-2510C — новые модели, представленные в 2008 году.
