«Жилищная инвестиционная компания города Казани» (ЖИК) специализируется на проектах полного цикла — от инвестирования и проектирования до строительства и эксплуатации построенных объектов. Главное требование к информационным системам (ИС) компании таково: они должны отражать актуальное состояние каждого строящегося объекта и все отклонения от планируемых сроков проведения работ. Сейчас связка из трех ИС дает такие данные в информационной витрине руководителей. О том, как это было сделано, нам рассказали директор департамента развития ЖИК Казани Айгюль Салахиева и председатель правления, генеральный директор ЖИК Камиль Хусаинов.
Проект, получивший название «Разработка и внедрение информационной системы управления (ИСУ) ЖИК Казани», стартовал по стандартной схеме. Прежде всего специалисты компании совместно с партнером провели предварительное исследование организационной структуры, процессов, видов деятельности и компетенций каждого отдела ЖИК. Это заняло около трех недель. По результатам обследования определились три ключевых процесса, реорганизацию которых нужно было провести в первую очередь, — управление исполнением проектов, бюджетирование и внутриорганизационный контроль исполнительской дисциплины.
Как диктует специфика бизнеса, важнейшая область процессов в компании — это управление исполнением проектов. С такой точки зрения были подробно описаны все виды деятельности ЖИК с указанием этапов работ — на это ушло еще порядка трех недель. Для планового строительства были выделены наиболее значимые этапы, от выполнения которых зависит реализация последующих шагов. Компания-интегратор предоставила своего специалиста, вместе с которым сотрудники ЖИК определили глубину описания каждого процесса. Исходной информацией здесь стали интервью с представителями ответственных служб и экспертное описание каждого существующего процесса.
Получившееся разбиение строительных проектов на этапы согласовывалось с отделами ЖИК, и в результате такого утверждения некоторые процессы менялись. Дело в том, что связи, которые существовали до внедрения, теперь могли быть нарушены. Иногда очень ценной информацией может стать даже то, что данный документ в первом отделе выйдет через два дня, поскольку и под такие гарантии при определенных условиях уже можно согласовать следующий этап строительства. А когда нет информации — теряется время.
Технологически ИСУ построена на трех подсистемах: «БОСС-Референт» (платформа IBM Lotus), «1С: Предприятие» 8.0 и «Инт-Проекты». Платформой для коллективной работы сотрудников ОАО «ЖИК Казани» стала IBM Lotus Domino Notes, которая обеспечивает функции корпоративной электронной почты, организации совещаний, личного и группового календарного планирования. Система электронного документооборота (СЭД) «БОСС-Референт» решает задачи внутрикорпоративного документооборота и делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины. «От СЭД требуется корректная обработка громадных объёмов входящей и исходящей информации, она должна не только регистрировать эти документы, но и отслеживать выполнение по каждому входящему отклику и исходящему воздействию, — рассказала Айгюль Салахиева. — Через нашу компанию проходят огромные потоки денежных средств, мы строим множество объектов и формируем задел на следующие годы. Так что нам необходимо контролировать текущее строительство и планировать свое будущее». Функции контроля за исполнением работ реализует система «Инт-Проекты». А на базе «1С: Предприятия» 8.0 построена система бюджетного управления. «Чтобы выбрать конкретные инструменты для реализации задач из технического задания, мы провели тендер, — продолжила свой рассказ Айгюль Салахиева. — И подошли мы к нему очень серьезно. При выборе мы руководствовались результатами работы интеграторов в нашей отрасли, рекомендациями наших партнеров и других компаний. Естественно, не остались без внимания и стоимостные характеристики ИС. Мы не жалеем, что в итоге склонились к этим продуктам, все планируемые нами задачи были успешно реализованы на них».
Первым этапом проекта стало развертывание платформы IBM Lotus и СЭД «БОСС-Референт» на всех рабочих местах в компании. Были запущены почта, планирование, управление входящей и исходящей корреспонденцией, выдача и контроль поручений. Поскольку компания активно сотрудничает с мэрией Казани, получает от нее поручения и распоряжения, был реализован механизм интеграции двух СЭД — мэрии города (также на базе «БОСС-Референта») и ЖИК. В систему компании автоматически загружаются поручения, направленные для исполнения руководству ЖИК, и имеется возможность здесь же поставить отметку об их выполнении. Интеграция с ИС органов государственной власти всегда кажется сложной задачей. Айгюль Салахиева пояснила нам, что специалисты ЖИК только поставили задачу, а ее решением как с организационной, так и с технической стороны полностью занималась фирма «Интерфейс», выигравшая соответствующий тендер. Это было сделано в течение двух-трех недель. Реализованы и более сложные процессы ЖИК, требующие согласования с отдаленными филиалами.
Затем в компании начали внедрять систему управления исполнением по проектам. Интеграция с СЭД реализована в виде автоматической выдачи поручения в СЭД при наступлении определенного запланированного этапа. Это позволяет получать через личный кабинет или почту уведомления о необходимости выполнять действия по проектам. Важным элементом системы стала витрина данных для руководителя — единое окно, в котором в удобной форме представляются данные из всех трех систем. В нем отражаются самые значимые показатели: информация из финансовой системы, из систем контроля по реализации проектов и управленческого контроля. «Хотя руководители и не отслеживают эту информацию ежедневно, управленческое воздействие по итогам месяца согласно данным из витрины мы от них получаем обязательно, — говорит Айгюль Салахиева. — Так что витрина работает». Через витрину данных руководство может утвердить реестр платежей, узнать текущее финансовое состояние или остаток денежных средств на счете. Доступ к витрине данных осуществляется через веб-браузер.
«Обучение мы проводили практически с каждым сотрудником индивидуально, — вспоминает Айгюль Салахиева. — При этом трудностей не возникало. Если и бывали какие‑либо сложности, наши партнеры-интеграторы все проблемы быстро решали по телефону. Так что этот этап прошел достаточно легко. Могу выделить единственную сложность: чтобы приступить к работе с внедренными программными продуктами, потребовалась воля руководства нашей компании. Сотрудников обязали активно пользоваться новыми инструментами. Но в этом мы не одиноки».
О том, как руководство компании оценивает результаты проекта, нам рассказал Камиль Хусаинов: «Перед сотрудниками нашей компании и специалистами фирмы “Интерфейс” была поставлена непростая задача — за короткий срок фактически перестроить систему управления в организации. Полученный результат соответствует нашим ожиданиям, в компании работает уникальная система, с помощью которой решаются как ежедневные задачи планирования и управления, так и стратегические — на перспективу. Это важно для прогнозирования нашего развития. Для меня как руководителя особенно ценна возможность следить за деятельностью компании через витрину данных вне зависимости от времени и места и вовремя оказывать необходимые управляющие воздействия».
«Показателем эффективности проведенного проекта может служить то, насколько серьезно мы выпадаем из сроков строительства или, наоборот, в какой степени строим быстрее, чем другие компании в аналогичных условиях, — добавляет Айгюль Салахиева. — Так вот, согласно нашим подсчетам для получения исходной разрешительной документации на строительство ЖИК требуется в два раза меньше времени, чем в среднем строителям нашего города. Этого мы достигли четкой отладкой процессов. В системе контроля исполнения проектов результат работы одного отдела плавно перетекает в исходную информацию для другого. Реализация не останавливается ни на секунду. Если в проекте появляются трудности, то они сразу видны в системе. После этого мы можем рассчитать, как именно будут выдержаны планируемые сроки».
