В компании «ПроектСтрой Груп», занимающейся проектированием и строительством, потребовалось обеспечить взаимодействие удаленных исполнителей, партнеров и заказчиков по текущим проектам и их совместную работу с документами. В качестве платформы, отвечающей всем условиям проекта, был выбран весьма нестандартный и пока еще малоиспользуемый инструмент — Microsoft Office Groove 2007.

Согласованная работа в рамках проекта

Строительный бизнес целиком завязан на теснейшее взаимодействие с подрядчиками и заказчиками в ходе подготовки и реализации проектов. «В процессе разработки проектов и согласования проектной документации имеет место тесное взаимодействие специалистов компании, часть которых работает во втором, удалённом офисе, а также подрядчиков и клиентов, порой находящихся в других городах, — рассказывает директор ООО “ПроектСтрой Груп” Дмитрий Огородников. — Наши проекты сопровождаются большим количеством документации и интенсивным обменом информацией между удалёнными сотрудниками, клиентами и партнерами. Кроме того, предприятие у нас многопрофильное, и специфика проектной деятельности такова, что нам невыгодно некоторых сотрудников держать в штате, они у нас внештатные, работают по краткосрочным контрактам. И перед нами встал вопрос, как их объединить в единое целое, поскольку процесс согласования, одобрения проектов и их контроль со стороны руководства представлял определенные сложности».

В первую очередь это приводило к потерям времени на переделку документации. «Срабатывает человеческий фактор: кто-то работает быстрее, кто-то забыл что-либо сказать коллегам, а компьютерные технологии тоже не панацея, ведь и в информационной системе кто-то может не там “поставить галочку”, — говорит Дмитрий Огородников. Из-за того, что все остальные сотрудники каких-то изменений оперативно не видят, многое приходится потом переделывать. Кроме того, у нас идут согласования с заказчиками, экспертными органами. И после этих согласований мы иногда вынуждены менять технические решения. Так что нам надо, чтобы все участники проекта видели, что кто-то внес изменения».

Проблемы кадров и каналов

Ситуация осложнялась тем, что средний возраст сотрудников компании — 40 лет и выше, и далеко не все они были способны быстро перейти к новой форме организации работы. Кроме того, удаленные сотрудники, работающие дома, имеют, как правило, довольно слабые каналы связи, в то время как файлы у компании весьма объемные — в основном это файлы AutoCAD и других продуктов Autodesk, а также документы Microsoft Office и формата PDF.

Надо сказать, что «ПроектСтрой Груп» уже активно эксплуатировал портал, сделанный на основе Microsoft Windows SharePoint Services, на котором размещаются новости, задачи и различная документация. Кроме того, на портале SharePoint расположен архив проектов компании. «Чтобы наши клиенты могли получить доступ к порталу SharePoint, необходимо на каждого из них открывать учетную запись либо организовывать вход в тестовом режиме, что неудобно. Кроме того, такой подход приводит к избыточному использованию сетевого трафика, а если подключение к Интернету удалённого клиента не очень быстрое, то могут возникнуть проблемы, — комментирует ситуацию Алексей Буров, руководитель технического отдела компании “Программные Технологии”, которая осуществляет техническое обслуживание ИТ-инфраструктуры “ПроектСтрой Груп”. — Поэтому директор Дмитрий Огородников по­просил нас подобрать решение, которое позволяло бы организовать работу сотрудников и удалённых клиентов компании в команде».

Выбор решения

Потенциальное решение должно было отвечать ряду требований:

  • быть достаточно простым в освоении;
  • обеспечивать строгое разграничение прав доступа к документам;
  • в качестве источника содержимого при разработке проектов и как конечное хранилище необходимо использовать Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, которое используется на предприятии для долговременного хранения файлов проектов.

Кроме того, при формировании ИТ-инфраструктуры в «ПроектСтрой Груп» был сделан упор на технологии Microsoft. Работу основных сетевых сервисов компании обеспечивает Microsoft Windows Small Business Server 2003 Standard Edition, комплексную защиту сети от несанкционированного доступа к данным и хакерских атак — Microsoft ISA Server 2006, а почта работает на базе Microsoft Exchange. Поэтому при прочих равных условиях предпочтение отдавалось продуктам Microsoft.

Проанализировав задачу, специалисты «Программных Технологий» предложили провести пилотный проект по внедрению технологии Microsoft Office Groove 2007. Очень большую роль здесь сыграла возможность интеграции потенциального решения с существующим порталом SharePoint. «Microsoft Office Groove 2007 был выбран в силу его интуитивно понятного функционала и лёгкости в освоении, к примеру, для удалённых клиентов, обучить которых нет возможности, — комментирует выбор Дмитрий Огородников. — Продукт может быть интегрирован с хранилищем документов на базе Microsoft SharePoint Services и пакетом Microsoft Office, при этом он в полной мере будет поддерживать работу мобильных и удалённых пользователей. Немаловажным фактором при выборе послужила также бюджетная составляющая решения: закупка ПО обошлась в 95 тыс. рублей, а стоимость работ подрядчика в 1,5 тыс. долларов».

Технические особенности

Итак, решение было построено с помощью Microsoft Office Groove 2007 и портала Windows SharePoint Services 3.0. Microsoft Office Groove 2007 представляет собой средство организации быстрых проектов. Эта система не предназначена для долговременного хранения информации, зато является очень удобным инструментом динамичной совместной работы, в котором есть весь необходимый функционал, включая гибкий доступ к файлам. С Microsoft Office Groove 2007 работают пользователи обоих офисов компании, при необходимости к работе могут подключаться удаленные проектировщики и заказчики.

Microsoft Office Groove 2007 интегрируется с уже существующей в компании ИТ-инфрастуктурой, построенной на базе Microsoft Windows Small Business Server, и вместе они обеспечивают все инструменты совместной удаленной работы по проектам. Новый инструмент использует учетные записи пользователей Active Directory, что позволяет эффективно управлять правами на доступ. «Получается очень логично: пользователи работают через Microsoft Office Groove 2007 с корпоративным порталом на основании прав доступа к проектной документации. А удаленные клиенты могут подключаться к работе минуя Active Directory», — отмечает Алексей Буров. Приглашение удалённого контрагента, пока у него нет еще Groove, осуществляется через почтовую систему, а в дальнейшем они могут обмениваться сообщениями с помощью функционала Microsoft Office Groove 2007. Обмен мгновенными сообщениями, который возможен через Microsoft Office Groove 2007, удобен для работы в проектной компании. По завершении проекта производится синхронизация с порталом Microsoft SharePoint, и все данные сохраняются. Проект удаляется из Microsoft Office Groove 2007, с компьютеров всех участников, но любую информацию о нём можно найти в архиве на портале.

Решение было развернуто на двадцати стандартизированных рабочих местах. Все работы от проектирования до обучения пользователей были проведены специалистами компании «Программные Технологии», и уже через три месяца система была запущена в промышленную эксплуатацию.

Эффективность новой технологии

«ПроектСтрой Груп» — небольшое предприятие, но при существовании в компании удаленного филиала совмест­ная работа становится сложным процессом, особенно когда люди появляются в офисе периодически и дозвониться бывает трудно. «Сейчас сотрудники, работающие дома, а также проектировщики, которые по роду деятельности тесно связаны с удаленными клиентами, активно используют проекты Groove, — резюмирует Дмитрий Огородников. — Хотя мы использовали в своей работе и Microsoft Project, и Microsoft SharePoint, но продуктом, который позволил эффективно объединить всех сотрудников, включая удаленных, оказался именно Microsoft Office Groove 2007».

Как показала опытная эксплуатация, решение на основе Microsoft Office Groove Server 2007 обеспечило для «ПроектСтрой Груп» весь необходимый функционал для совместной работы удаленных пользователей. Предприятие получило средство для ведения «быстрых проектов» — жёстко ограниченных по времени, гибких по составу, поддерживающих синхронизацию с основной системой хранения проектных файлов. В компании реализованы удобные методы ведения работ нескольких пользователей по общим документам, налажено взаимодействие и обмен информацией.

«Над проектом обычно работают несколько проектировщиков, которые используют Autodesk AutoCAD, — поясняет Дмитрий Огородников. — Сейчас они могут подключаться к файлам чертежей, работать с ними, сохранять их. Очень удобно, что есть возможность подключать к проекту заказчика, который может очень быст­ро проверить и утвердить проект. По завершении работы и после утверждения проектных решений заказчиком все документы сохраняются».

А как же проблемы каналов? «Groove предназначен для медленных соединений, поскольку он используется только для синхронизации различных файлов и копий, в которые участники совместной работы над проектом внесли изменения, — говорит Алексей Буров. — И для медленных соединений эта система незаменима. Кроме того, участники совместной работы нередко используют ноутбуки. И для того чтобы поработать с проектом, проверить, какие произошли изменения, удаленному клиенту, директору предприятия или главному инженеру не надо идентифицироваться, вводить логин, пароль. Они просто подключаются к Интернету, смотрят в программу, которая демонстрирует все произошедшие изменения. Это очень удобный сервис, особенно для заказчиков проектных работ, поскольку им крайне неудобно проделывать множество операций для доступа к нужной информации, гораздо лучше использовать Microsoft Office Groove 2007, в котором есть необходимая рабочая область. Немаловажно и то, что никакого специфического обучения и поддержки для работы с Groove не требуется, его интуитивно понятный интерфейс пользователи воспринимают как простое офисное приложение».

В результате проекта возросла эффективность работы сотрудников «ПроектСтрой Груп». «Максимального эффекта от использования Microsoft Office Groove 2007, которого хотелось бы достичь, мы пока не получили, — говорит Дмитрий Огородников. — Однако уже сейчас время взаимодействия сотрудников сократилось на 10%. В денежном выражении, с учетом того, что заработная плата сотрудников составляет 50% от всех затрат, мы получили около 5% экономии по затратам на производство и, следовательно, увеличение общего валового дохода на 5%. Сейчас мы хотим довести эту цифру до 10%, что в общем объеме выручки даст увеличение на 2,5—5%».

В перспективе — активное применение данной технологии в деятельности заказчика-застройщика для взаимодействия с инвесторами (все они на данный момент находятся в Москве), подрядчиками, поставщиками материалов и оборудования, а также координация деятельности мобильных проектных групп.

Количество рабочих мест Microsoft Groove в следующем году планируется увеличить до тридцати-сорока.

«Главной целью на будущее является интеграция всех тех продуктов, которые у нас есть на данный момент, и возможность организации вертикального проектирования, — делится планами по развитию автоматизации “ПроектСтрой Груп” Дмитрий Огородников. — Это сложная задача, я не слышал, чтобы ее кому-то на данный момент удалось решить, но если нам удастся это сделать, то мы сможем получить очень существенный экономический эффект».

О компании

ООО «ПроектСтрой Груп» проводит топографо-геодезические работы, геологические и гидрологические исследования, обследует техническое состояние зданий и сооружений, проектирует и строит объекты нефтегазового хозяйства высокой степени сложности. Проектные работы, выполняемые компанией, включают в себя архитектурно-строительные решения, генеральные планы территорий зданий, сооружений и их комплексов, конструктивные и технологические решения, проектирование инженерных сетей и коммуникаций.