Согласно статистике 80% бизнес-документации представляет собой всевозможные формы. Различные заявления, путевые листы, платежные поручения, анкеты социологических или маркетинговых опросов, тесты, налоговые и таможенные декларации — вот далеко не полный перечень того, с чем ежедневно имеют дело различные учреждения, обрабатывая информацию. И успешное решение автоматизации ввода таких документов позволяет значительно снизить затраты времени на ручной ввод данных. К тому же программа распознавания форм сделает меньше ошибок, чем оператор. Ознакомиться с довольно подробным расчетом экономического эффекта от автоматизации ввода форм можно по адресу: www.abbyy.ru/products/handprint/WP_form_processing_65.pdf.
Вот уже на протяжении десятилетия сканер (в последнее время МФУ, но сути это не меняет) и система распознавания служат полноценным средством ввода форм. Проектов внедрения таких систем автоматизации становится все больше, особенно в крупных компаниях и государственных ведомствах, которым приходится сталкиваться с огромными объемами бумажной документации.
В страховых компаниях документооборот — весьма трудоемкий процесс. При этом специфической чертой является его неравномерность во времени. Так, например, сотрудники компании РОСНО в период продления договоров страхования жизни сталкиваются с необходимостью обрабатывать значительно возрастающее количество платежей, информация о каждом из которых должна своевременно поступать в систему Oracle E-Business Suite. По оценке Андрея Афонасьева, заместителя директора департамента развития каналов продаж, в обычное время за рабочий день поступает 600—800 квитанций. А в период продления договоров страхования, приходящийся на декабрь — февраль, их количество возрастает до трёх-пяти тысяч. И с таким объемом ручной работы четыре человека из группы ввода данных просто не справлялись.
Для решения данной проблемы администрация компании рассмотрела три возможных варианта. Вариант с набором временных сотрудников на данный период, пусть даже низкоквалифицированных иностранцев, был отклонен первым. Неудобства, связанные с оформлением мигрантов, и проблемы, вызванные недостаточным уровнем владения русским языком, перечеркивали все возможные выгоды. Другим возможным вариантом было сделать ставку на электронные платежи, но уровень популярности такой системы в России пока еще крайне низок, особенно среди физических лиц.
Оставался третий вариант — использование системы потокового ввода, — приемлемый еще и потому, что в РОСНО параллельно внедрялась система электронного документооборота Hummingbird DM, куда должны были поступать оцифрованные копии всех квитанций. А «прикрутить» к этому процессу функцию распознавания было бы вполне логичным шагом, что и было решено сделать, чтобы не дублировать работу по оцифровке и ручному вводу данных. К тому же подобная технология ранее уже была успешно внедрена в РОСНО на участке приема заявлений на ОСАГО.
Поскольку на данном участке используется продукт компании ABBYY FormReader, то вопрос о выборе какого-то другого решения, по словам Андрея Афонасьева, по большому счету не стоял. Вместе с тем потребовалась определенная доработка ряда модулей, в частности наложение шаблонов и экспорта образов документов в «понятный» системе электронного документооборота файловый формат TIFF.
Главным итогом внедрения FormReader, по оценке Андрея Афонасьева, стал трехкратный рост производительности труда при вводе документов: в определенный промежуток времени вместо двухсот бланков стало возможным обрабатывать шестьсот. Важным плюсом является и то, что оцифрованные копии бланков одновременно попадают и в электронный архив. Следующим шагом в совершенствовании системы документооборота в РОСНО должна стать автоматизация ввода банковских платежных поручений.
