Все крупные торговые предприятия — и розничные сети, и дистрибьюторы — сейчас хранят информацию в электронных базах данных и готовят документы с помощью специализированных управляющих систем. До последнего времени отсутствие единого стандарта мешало поставщикам и покупателям обмениваться непосредственно электронными документами, что позволило бы снизить трудоемкость всех операций и уменьшить число ошибок. Но сейчас такой стандарт появился.
В 2004 году по инициативе ряда российских компаний была образована межрегиональная общественная организация «Стандартизация обмена деловой информацией» — МОО «СОДИ» (www.moo-sodi.ru) — для «...разработки и активного продвижения единого отраслевого стандарта информационного и технологического взаимодействия предприятий розничной торговли». В организацию вошли представители крупных розничных сетей («Перекресток», «Азбука вкуса», «Копейка», «Седьмой континент», «Марта»), поставщиков продуктов питания и потребительских товаров («ЮниМилк», ОЛМА, «Центр дистрибуции прессы»), разработчиков решений для бизнеса («1С», Actis Systems, UnitSpace), а также ассоциации «Юнискан/EAN Россия», которая объединяет предприятия, использующие стандарт штрихового кодирования товаров EAN:UCC.
В результате сотрудничества партнеры выработали общие принципы электронного документооборота (Electronic Documents Interchange — EDI) между участниками рынка розницы и создали стандарты основных бизнес-процессов их взаимодействия. Фирма «1С» (www.1c.ru) совместно с компанией UnitSpace (www.unitspace.com) подготовила техническое решение, поддерживающее эти стандарты, — сервис защищенного обмена коммерческими данными «1С:Сеть». Электронные документы, обрабатываемые «1С:Сетью», создаются по стандарту CommerceML (www.commerceml.ru), разработанному «1С» при участии Microsoft в 2000 году (актуальная на сегодня версия — 3.0), однако предусмотрено их конвертирование в другие XML-форматы обмена, принятые в иностранных компаниях, такие как GS1 XML и OASIS UBL. Предприятия могут обмениваться информацией как напрямую (peer-to-peer), так и через специализированный центр обработки «1С:Сеть». С апреля этого года поддержка стандартов обмена электронными документами МОО «СОДИ» появилась в типовых конфигурациях программы «1С:Предприятие 8.0» — «1С:Управление торговлей 8.0» и «1С:Управление производственным предприятием 8.0».
«Интеграционные решения в системе программ «1С:Предприятие» основаны на открытых общепризнанных стандартах, — говорит Владимир Ельцов, директор по развитию интеграции прикладных решений и стандартам фирмы «1С». — Поэтому мы придавали большое значение участию совместно с лидерами российского рынка розничной торговли в разработке стандартов взаимодействия сетевых операторов и поставщиков. При создании стандартов EDI в МОО «СОДИ» пригодился опыт разработки высокотехнологичных XML-стандартов некоммерческим партнерством «Стандарты электронного обмена информацией» — НП «СЭОИ»; между этими организациями есть соглашение о сотрудничестве».
Первый пилотный проект по организации взаимодействия по стандартам МОО «СОДИ» был реализован торговым домом «Перекресток». Работы начались в ноябре прошлого года, а в начале нынешнего марта «Перекресток» объявил о проведении первых пробных сеансов информационного обмена с несколькими своими поставщиками и призвал все заинтересованные компании присоединяться к тестированию. В настоящее время компания — прямо или через центр обработки «1С:Сеть» — уже обменивается электронными документами с частью своих поставщиков. Конечная цель проекта — наладить использование EDI во взаимоотношениях со всеми поставщиками.
Бизнес-процессы
Важнейшей задачей проекта стало выстраивание бизнес-процессов, единых для розничной сети и поставщика. «Проблема заключалась не в самом обмене, а в том, какой именно информацией обмениваться и как при этом организовать процессы взаимодействия, — объясняет руководитель проекта со стороны «Перекрестка» Георгий Сильверстов. — Что же касается стандарта передачи данных, то мы используем CommerceML, но при этом точно так же готовы применять и любой другой формат — разумеется, при условии, что он поддерживает бизнес-процессы, разработанные МОО «СОДИ».
Существенно, что в рамках МОО «СОДИ» специалисты «Перекрестка» могли участвовать в разработке бизнес-процессов, оптимизированных для задач отечественных торговых предприятий, — компания при этом опиралась на свой богатый опыт, накопленный за годы работы в нашей стране. Западные EDI-решения хотя и обладают большей универсальностью, однако не учитывают многих специфических особенностей российского рынка.
Из одиннадцати разработанных МОО «СОДИ» бизнес-процессов взаимодействия между торговыми предприятиями в «Перекрестке» на данный момент реализовано четыре: обмен данными о товаре, обмен коммерческими предложениями, заказ товара и поставка товара. В каждый из них включены документы обеих сторон. К примеру, в бизнес-процессе «Обмен данными о товаре» используется следующая схема: в ответ на свой запрос ритейлер получает от поставщика каталог товаров, предлагаемых для продажи, обрабатывает его и возвращает в виде списка товаров, принятых к работе, который затем синхронизируется между сторонами.
Внедрение электронного документооборота позволяет участникам процесса обмена сократить объем ручной работы, связанной с переносом данных из присланных документов в учетные системы, а также значительно повысить точность вводимой информации. В результате бизнес-подразделения клиента и поставщика справляются со своими задачами не только быстрее, но и более качественно, что благоприятно сказывается на деятельности сторон в целом.
На сегодня четыре бизнес-процесса внедрены и еще семь ждут своей очереди. Среди них — обмен данными по счетам-фактурам, передача информации о доступности товара на складе поставщика, об остатках товара и его продаваемости у клиента (это позволит поставщику оперативно реагировать на изменения спроса, меняя цены, организуя маркетинговые акции и т. п.). «С этими процессами мы становимся «прозрачнее» для поставщика, — говорит Г. Сильверстов. — Такая открытость поможет и нам, и нашим поставщикам оптимизировать свои бизнес-процессы, а за счет этого снизить издержки и повысить прибыльность». Основные сложности при внедрении EDI связаны даже не с техническими аспектами, а скорее с человеческим фактором — сотрудниками бизнес-подразделений «Перекрестка», непосредственно отвечающими за работу с поставщиками. «Их довольно сложно убедить, что работать по-новому эффективнее, — рассказывает г-н Сильверстов. — Как только мы поймем, что имеющиеся на сегодня процессы взаимодействия полностью отлажены и не требуют вмешательства со стороны технического персонала, мы перейдем и к остальным».
Техническое обеспечение обмена
Итак, для обмена деловой информацией с партнерами по стандартам, выработанным МОО «СОДИ», торговое предприятие должно обеспечить в своей ИС прием и создание документов, относящихся к единым бизнес-процессам. Если в качестве учетной системы у него установлен пакет «1С:Предприятие 8.0», то там, как упоминалось выше, такая возможность уже имеется.
«Механизмы подключения к услуге «1С:Сеть» включены в поставку торговых конфигураций системы программ «1С:Предприятие 8.0» и размещены на дисках информационно-технологического сопровождения, — поясняет В. Ельцов. — Если же контрагент работает в другой информационной системе, не поддерживающей российские стандарты электронного взаимодействия, то «1С:Сеть» предоставляет услугу по организации обмена электронными документами и с таким партнером. При реализации сервиса «1С:Сеть» учитывалось, что система «1С:Предприятие 8.0» может быть развернута как у сетевого оператора, так и у поставщика товара, поэтому реализованы механизмы работы по стандартам и для поставщика, и для клиента.
По собственной информации «Перекрестка», около 80% его поставщиков используют продукты «1С», хотя, конечно, не все они работают с «1С:Предприятием 8.0». В предыдущей версии 7.7 встроенной поддержки EDI нет, но для нее разработчики предлагают специальную библиотеку и конфигурацию, позволяющую осуществлять информационный обмен через центр обработки «1С:Сеть» (фактически — через любого провайдера услуг EDI, который поддерживает открытые стандарты МОО «СОДИ»). Необходимое обучение сотрудников, уже являющихся пользователями «1С», в обоих случаях минимально: нужно лишь рассказать им о преимуществах EDI и предложить его применять; все операции они будут выполнять в привычном интерфейсе. Чтобы перейти на EDI во взаимодействии с «Перекрестком», поставщику, работающему с «1С:Предприятием», потребуется, по оценке Г. Сильверстова, около двух недель — это время от принятия решения до начала продуктивного обмена, включая и настройку транспортного уровня силами специалистов, и обучение, и тесты.
Пользователи других ERP-систем должны будут сначала создать программные процедуры, реализующие поддержку EDI, собственными силами либо с привлечением внешних ИТ-компаний. («Несколько таких фирм у нас есть на примете, и мы готовы рекомендовать их своим поставщикам», — отмечает Г. Сильверстов.) Для организации транспортного уровня можно воспользоваться готовыми библиотеками, предлагаемыми UnitSpace; в таком случае основная работа будет заключаться в связывании этого уровня с имеющейся системой — ее базами данных, средствами учета и др. В самом «Перекрестке», где используется Microsoft Axapta, поддержка EDI была реализована при участии его партнера — компании OXS (Optima Exchange Services, www.oxs.ru). Созданное при этом решение достаточно универсально и отчуждаемо, т. е. его можно использовать в других подобных проектах. Так как «Перекресток» заинтересован в том, чтобы как можно больше его партнеров перешли на EDI, он планирует совместно с ИТ-компаниями оказывать им в этом всевозможную поддержку.
Взаимодействовие через EDI-провайдера обладает рядом преимуществ: провайдер берет на себя первоначальную настройку процессов, организует передачу документов, обеспечивает преобразование форматов, если они различаются у поставщика и клиента. Например, один из поставщиков обменивается электронными документами как с «Перекрестком», так и с другим ритейлером, причем взаимодействие в обоих случаях происходит через EDI-сервис: у всех трех компаний — разные системы и разные форматы представления информации, но провайдер всё приводит «к общему знаменателю».
Немаловажно и то, что EDI-провайдер отвечает перед участниками информационного обмена за надежность передачи и корректность данных. Бизнес-процессы взаимодействия серьезны, любой сбой в них может быть связан со значительными убытками для обеих сторон, поэтому профессиональный контроль здесь очень полезен. Провайдер способен выступать и в качестве арбитра при разрешении разного рода споров и разногласий (скажем, он может установить истину, если поставщик утверждает, что отправил документ, а клиент — что ничего не получал). Наконец, в определенных случаях компаниям (особенно небольшим) аутсорсинг выгоден в чисто финансовом отношении, так как абонентская плата за пользование сервисом для них оказывается ниже, чем накладные расходы по поддержке EDI собственными силами.
Перспективы
Участники МОО «СОДИ» рассчитывают, что EDI будет распространяться по цепочке: поставщики, наладившие обмен электронными документами с «Перекрестком», перейдут на такой же обмен и с другими розничными сетями, те — со своими партнерами и т. д., пока бoльшая часть российской торговли не окажется охвачена единым стандартом обмена электронными документами. Возможно даже, что распространение стандарта не ограничится одной торговлей и затронет другие области российского бизнеса — этому поможет упомянутое Владимиром Ельцовым сотрудничество МОО «СОДИ» с НП «СЭОИ» (www.stp.ru).
Не исключен, конечно, и другой путь развития, при котором предприятия будут использовать несколько разных систем документооборота и прибегать к услугам EDI-провайдеров для преобразования документов, — хотя заинтересованность в общем для всех стандарте проявляли многие компании, следившие за ходом проекта в «Перекрестке». В любом случае обмен электронными документами в сфере торговли будет развиваться, так как от этого выигрывают все участники рынка.
«Электронный документооборот помогает нам и нашим партнерам лучше знать и понимать друг друга, а значит, эффективнее решать проблемы отрасли в целом, которые, конечно же, существуют, — говорит Г. Сильверстов. — Здесь нет речи о конкурентных преимуществах или конкурентной борьбе, ведь мы предлагаем присоединяться всем, включая и наших прямых соперников на рынке. В данном аспекте бизнеса нужна не конкуренция, а совместная работа над единым решением — только этот подход может привести нас к успеху».
