Рост книжной сети «Буквоед» потребовал внедрения новой информационной системы и обновления ИТ-инфраструктуры. Все это ИТ-специалисты компании осуществили своими силами, пользуясь лишь консультациями ИТ-поставщиков.

Сеть книжной торговли «Буквоед» работает в Санкт-Петербурге уже шесть лет и на сегодняшний день является одним из лидеров рынка книжной торговли в своём регионе. Сейчас в сети 26 магазинов, ассортимент книг составляет более 100 тыс. наименований. Число постоянных поставщиков «Буквоеда» достигло 450.

Первоначально автоматизация управления товародвижением осуществлялась с помощью решения «1С:Торговля и Склад» 7.0, которое в компании внедрили своими силами. Однако в связи с быстрым ростом объемов бизнеса данная система перестала полностью устраивать «Буквоед», и когда объем базы данных превысил 70 Гбайт, было принято решение искать замену продукту «1С». Компания рассматривала ряд систем, и в результате конкурсного отбора её руководители остановились на Microsoft Axapta. «Это был оптимальный продукт по соотношению цена/качество, который мог позволить нам реализовать планы своего дальнейшего развития», — говорит Дмитрий Мозговой, начальник отдела информационных технологий «Буквоеда». Руководство компании видит в ИТ преимущества для бизнеса, и её генеральный директор Денис Котов принимал самое непосредственное участие в работе над проектом: многие инициативы исходили от него.

В Axapta было решено перевести управление товарными запасами — закупку, склад, распределение по сети магазинов и продажи. Остальные контуры, в том числе управление кадрами и финансы, предполагалось вести с помощью продукта «1С:Управление производственным предприятием» 8.0 (1С УПП 8.0). «Товародвижение мы не решились переносить на платформу 1С УПП 8.0, так как для этих целей, на наш взгляд, продукт был еще “сыроват” и не справился бы с нашим объемом товародвижения», — поясняет Дмитрий Мозговой.

Внедрение Axapta началось весной 2005 года. Поскольку у «Буквоеда» уже был опыт самостоятельной установки продукта «1С», новую систему было решено также внедрять своими силами. Из трех разработчиков, занимавшихся поддержанием «1С», двое были переброшены на новую систему, а для аудита проводимой работы был привлечен внешний консультант.

По мнению Дмитрия Мозгового, привлекать консультантов для непосредственной работы над проектом вместе с собственной командой разработчиков не стоит — проект должен либо полностью осуществляться сторонней компанией-внедренцем, либо самостоятельно. «Промежуточный вариант не годится, — считает он. — Во-первых, чтобы привлекать сторонних консультантов к разработке, нужно очень четкое техническое задание, в то время как собственные разработчики изначально хорошо знают проблемы и специфику компании, знают все бизнес-процессы «изнутри». Во-вторых, привлекаемыми на условиях аутсорсинга внешними специалистами трудно управлять и контролировать их работу. Мы пытались взять на аутсорсинг несколько человек, но процесс не пошел. Они написали нам ряд отчетов для системы, которые мы успешно использовали. Но потом потребовалось внести в эти отчеты изменения. И оказалось, что свои специалисты не в состоянии этого сделать, ведь они не знакомы с этими отчетами, не они их создавали, а внешние специалисты либо уже не работают у нас и находятся вне пределов досягаемости, либо просят дополнительную плату за внесение в свои отчеты изменений». Поэтому в компании решили привлечь внешнего консультанта только для услуг аудиторского контроля — чтобы он указывал разработчикам из «Буквоеда», какие места системы нуждаются в оптимизации.

В мае 2005 года Axapta была запущена в тестовую эксплуатацию, а уже через три месяца начала устойчиво работать. Переход на новую систему проходил сразу со старой, без промежуточного этапа параллельного функционирования той и другой. «Вести две системы одновременно, как обычно предлагают консультанты, не получается, — поясняет Дмитрий Мозговой. — Мы могли перейти на новую систему только целиком». По его словам, главной проблемой проекта была интеграция Axapta и 1С УПП 8.0 для обеспечения поступления данных из системы Microsoft в финансовый контур. «Мы сначала недооценили эту проблему и в результате долго бились, пока всё не заработало на стыке систем», — сказал он.

Однако через несколько месяцев, в начале 2006-го, в ИТ-службе «Буквоеда» заметили, что система работает недостаточно быстро. Изначально Axapta работала на сервере Intel 4xXeon/2,2 ГГц с внутренней дисковой системой на контроллере LSI 320-2x с десятью дисками. ИТ-специалисты компании обратились за консультацией на интернет-сайт фирмы «Тринити». В ходе обсуждения проблемы со специалистами «Тринити» они пришли к общему выводу, что процессорной мощности и мощности дисковой системы сильно не хватает. Решений было предложено два — временное и оптимальное. В качестве временного был предложен сервер на базе Supermicro с двумя процессорами Opteron 270 (двуядерных) c дисковой системой на базе LSI 320-2x с 512 Мбайт кэш-памяти и десятью дисками Hitachi 10K 73GB в RAID 0+1. Сразу было оговорено, что данный серверный комплекс не имеет возможности для дальнейшего расширения по процессорной и дисковой мощности. По результатам предварительных тестов он показал результаты чуть лучшие, чем уже существовавшая система.

Затем специалисты «Тринити» предложили для испытаний комплекс из сервера IBM x366/ 4x Xeon MP 3.16/ 16 Гбайт RAM + DS4300 14x73 Гбайт FC HDD. Были получены вполне удовлетворительные результаты тестов. Дисковая очередь уменьшилась до разумных пределов, процессорная загрузка оставалась в пределах 80% с пиками в рабочие часы до 100%. Поскольку сервер IBM x366 не может масштабироваться более чем до четырёх физических процессоров, был предложен вариант комплекса на базе сервера IBM x460 4x3.0ГГц Dual Core/ 32 Гбайт RAM с дисковой системой DS4300. Сам сервер имеет возможности масштабирования до восьми процессорных полок (32 физических процессора). Дисковая система при необходимости расширяется дополнительными полками с дисками. В мае 2006 года был подписан договор на поставку этого оборудования. Комплекс введен в строй в середине июля 2006 года.

«Наши отношения с поставщиком начались с простой технической консультации на сайте, — рассказывает Дмитрий Мозговой, — и на наше решение приобрести оборудование именно у них повлияло то, что нам безвозмездно предоставлялись различные его конфигурации на тестирование. Сейчас система работает у нас устойчиво и с нужной производительностью». В настоящее время в системе 100 рабочих мест. Напрямую с Axapta работают те магазины компании, у которых есть выделенный канал связи. Информация о продажах загружается в систему раз в сутки.

Для анализа товародвижения в «Буквоеде» используются OLAP-кубы. Таким образом, разные отделы компании могут получать нужную им аналитическую информацию. При этом, поскольку объем базы данных составляет около 140 Гбайт, возможности самостоятельно запускать куб для расчета сотрудники не имеют, они могут пользоваться только готовыми кубами.

«Основные бизнес-процессы мы уже автоматизировали, но оптимизация товародвижения может продолжаться практически бесконечно, например по усовершенствованию распределения и перераспределения товара по сети», — говорит Дмитрий Мозговой.
Важной задачей является также анализ ассортиментных карт, показывающих, сколько в каждом магазине наименований продукции определенного жанра. Жанровый справочник в «Буквоеде» четырехуровневый, на верхнем уровне находится семь основных групп. Сейчас в компании планируют привязать ассортиментную карту к формируемым магазинами заказам. Также стоит задача автоматизации связи между работой отделов закупок и продаж. «Мы считаем, что отдел продаж должен как-то управлять отделом закупок. В сущности это управление ассортиментными картами. Если отдел продаж говорит, что в таком-то магазине нужны книги определенного жанра, потому что там они хорошо продаются, то дальше система должна рассчитать, книги каких наименований нужных жанров следует поставить со склада в этот магазин». В идеале в компании хотели бы, чтобы задачи формирования ассортимента на 20% решались людьми, а на 80% — автоматизированной системой.