Эффективное управление программными активами.

Мария Суханова

Программное обеспечение (ПО) — такой же полноправный актив компании, как и, к примеру, аппаратура, и оно точно так же нуждается в инвентаризации и планировании приобретения. Для решения этих задач созданы технологии управления лицензиями и программными активами, развитием которых занимается корпорация Microsoft. Недавно управление лицензиями было внедрено в агропромышленном холдинге «Астон».

Холдинг «Астон» постепенно готовится к выходу на фондовый рынок. С 2004 года он ведет консолидированную финансовую отчетность в соответствии с международными стандартами МСФО; аудит этой отчетности осуществляет ведущая мировая аудиторская компания KPMG. В 2005-м руководство «Астона» приняло решение о размещении дебютного выпуска облигаций фирмы «Волшебный край», а в дальнейшем планирует провести IPO. Стратегические цели компании, естественно, предусматривают увеличение капитализации и повышение инвестиционной привлекательности бизнеса. Для этого необходима прозрачная, эффективная и понятная инвесторам структура управления всеми его составляющими, как основными, так и поддерживающими, включая ИТ-инфраструктуру и, в частности, ПО.

До начала проекта в филиалах и на предприятиях холдинга недостаточно контролировались процессы установки ПО; в результате на компьютерах сотрудников работали различные версии Windows и стандартных приложений. Это усложняло и удорожало обслуживание и поддержку программ, мешало контролировать выполнение лицензионных соглашений и в целом тормозило развитие ИТ в компании. Чтобы исправить положение, руководство «Астона» решило централизовать учет и планирование приобретения ПО, применив для этого технологию управления лицензиями.

Управление программными активами

Здесь надо немного коснуться теории. Законно установленное на предприятии программное обеспечение в стандартном случае не является его собственностью, а передано ему на условиях, закрепленных в лицензионном договоре с правообладателем. Лицензии коммерческих программных продуктов дают право использования ПО, но обычно запрещают такие действия с ним, как распространение или модификация. В ряде случаев ограничивается число компьютеров, на которых может быть одновременно установлена программа, срок действия лицензионного договора и т. п. Пользователь, нарушивший лицензионное соглашение, может столкнуться с организационно-техническими, а то и юридическими проблемами, так как разработчик со своей стороны автоматически прекратит поддержку продукта и будет иметь полное право обратиться в суд.

Лицензионное ПО — и серверное, и клиентское — присутствует практически в любой отечественной ИТ-инфраструктуре. Не секрет, что часто оно устанавливается нелегально и не поддерживается поставщиком, хотя в последнее время ситуация улучшается: в стране становится все больше предприятий, которые дорожат своей репутацией и отношениями с производителями ПО. Такие организации стремятся не просто законно приобрести все необходимые лицензии, но полностью исключить юридические риски, связанные со случайными нарушениями (просроченные по недосмотру лицензии, самовольная установка сотрудниками «пиратского» ПО и т. п.). Для этого им необходим централизованный контроль всего имеющегося ПО, который заодно позволяет решить еще одну, смежную задачу — оптимизировать управление программами и за счет этого снизить затраты на их поддержку. Понятно, что в большой ИТ-инфраструктуре целесообразно применять специализированные технологии управления лицензиями (License Management, LM) и управления программными активами (Software Assets Management, SAM), которые сейчас активно развивает корпорация Microsoft.

Проект

Проект создания системы централизованного управления лицензиями в холдинге «Астон» начался в декабре 2005 года и завершился в первых числах марта 2006-го. Непосредственное руководство работами осуществлял заместитель председателя правления холдинга по информационным технологиям Александр Кирютенко, а их координацию — заместитель председателя правления по финансам Эдуард Кравченко.

Такого рода проекты, затрагивающие всю ИТ-инфраструктуру предприятия, обычно начинаются с ее предварительного обследования, в данном случае представлявшего собой комплексную инвентаризацию. Собирались данные обо всех компонентах инфраструктуры, используемых в компании, — программном и аппаратном обеспечении. «Инвентаризация не только программных, но и технических средств была необходима для оценки перспективного жизненного цикла компьютерного оборудования, на котором функционировало ПО», — поясняет Александр Кирютенко.

Для сбора информации использовалось бесплатное ПО, вполне устраивающее ИТ-персонал «Астона» по своим возможностям. Оно позволяет собирать данные о программном и аппаратном обеспечении, формировать необходимые отчеты. Сейчас на основе этого же ПО осуществляется централизованный контроль обновленной инфраструктуры, хотя в перспективе «Астон» планирует перейти на какую-либо коммерческую систему, которая обеспечит комплексное управление ПО и оборудованием.

Полученная информация была проанализирована, чтобы выяснить, насколько ПО, используемое в каждом подразделении и на каждом рабочем месте, соответствует решаемым там бизнес-задачам, а вся его совокупность на предприятии — реальным потребностям бизнеса. Этот анализ позволил выявить слабые места инфраструктуры и определить пути ее дальнейшего развития. Комплекс необходимых мер решено было осуществить при поддержке ростовского офиса Microsoft, который предоставил для проекта своих консультантов. «Мы провели серию консультационных встреч и получили от них пакет типовых документов, отражающих их взгляд на систему управления лицензиями», — рассказывает Александр Кирютенко.

Проектная группа, которой помогали сотрудники Microsoft, выработала план действий и подготовила предварительные версии нормативных документов с привязкой к уже существующим корпоративным регламентам — они были разработаны для двух областей: информационной безопасности и использования ресурсов корпоративной сети передачи данных. В ходе реализации проекта вносились изменения как в новые, так и в уже действующие нормативы, параллельно проводились мероприятия по внедрению новых регламентов в реальную деятельность. Проектной группе пришлось преодолеть непонимание со стороны определенной части сотрудников, лишившихся самостоятельности при работе на своих компьютерах. Совершенно естественно, что введение ограничений не могло пройти абсолютно гладко, но существование других регламентов в значительной степени снизило остроту проблемы.
Параллельно с анализом проводилась стандартизация, в ходе которой были определены типовые наборы ПО для рабочих мест сотрудников. Исходя из потребностей бизнеса и возможностей аппаратуры проектная группа приняла решение использовать в этих наборах не Windows XP, а всё ту же Windows 2000 Pro: «Астон» приобрел лицензии Windows XP и воспользовался возможностью Downgrade, дающей владельцу лицензии официальное право работать с любой более ранней версией Windows.

Переход к стандартным наборам ПО для рабочих мест значительно упростил управление ИТ-инфраструктурой: исчезли проблемы несовместимости форматов хранения и представления данных, сократилось время на установку и настройку ПО, была усовершенствована процедура контроля за установкой обновлений операционных систем и приложений и, как следствие, возросла надежность ИТ-инфраструктуры в целом.

Далее было проведено сравнение предлагаемых Microsoft схем корпоративного лицензирования. Для каждой из них проектная группа выполнила перспективное планирование расходов на приобретение ПО на шесть лет вперед, свела воедино основные характеристики и особенности, рассмотрела структуру и сумму затрат. Проанализировав все варианты с учетом как технологических особенностей жизненного цикла ПО, так и перспектив развития холдинга с привязкой к текущим и долгосрочным финансовым планам, группа выбрала схему Microsoft Open Value с рассрочкой платежей за приобретаемые программы на три года.

«Поддержка Microsoft была в основном методологической и документарной, — рассказывает Александр Кирютенко. — Благодаря консультациям мы стали четко представлять себе необходимую последовательность действий для качественного всестороннего исследования вопроса, для осознанного выбора наиболее подходящей нам программы лицензирования».

По соглашению Open Value «Астон» приобрел комплект лицензионного ПО, включающий настольные и серверные операционные системы, офисные пакеты, системы управления базами данных и т. д., — соответственно риск использования нелицензионного ПО полностью исключался. Одновременно ИТ-подразделения холдинга получали техническую поддержку и доступ к ресурсам Technet Plus, возможность бесплатного обновления ПО Microsoft и обучения сотрудников, которое обеспечивает учебный центр Южной софтверной компании — ростовского партнера Microsoft.

Основная сложность проекта, по мнению Александра Кирютенко, заключалась в сборе и анализе в сжатый временной период большого количества информации и в оперативном внедрении намеченных изменений в реально работающую ИТ-инфраструктуру.

С учетом перспектив

Благодаря проекту холдинг достиг двух целей. Во-первых, он укрепил свою репутацию, исключив всякий риск использования нелицензионного ПО, а во-вторых, повысил эффективность управления программными активами и таким образом снизил затраты на него. То и другое способствует росту капитализации и инвестиционной привлекательности компании, а значит, повышению прибылей акционеров.

Эффект от внедрения методологии управления лицензиями на уровне ИТ-подразделений Александр Кирютенко описывает следующим образом: «У нас появилось четкое представление о том, какое ПО мы используем, для каких целей и в каком количестве. Кроме того, в рамках подготовки к выбору схемы лицензирования была проведена типизация ПО и сформированы типовые наборы. И наконец, теперь четко известно, когда и сколько нам нужно платить в рамках выбранной схемы лицензирования. Все это позволяет получить представление о затратах, требуемых, например, при образовании новой бизнес-единицы, при обеспечении на рабочих местах того или иного необходимого функционала и т. п. Таким образом, изначально оговариваются затраты на ИТ-инфраструктуру с точки зрения не только аппаратных решений, но и набора ПО, необходимого и достаточного с учетом перспектив».