В национальном банке «ТРАСТ» успешно внедрено решение «Мобильный офис» для дистанционной работы с электронным документооборотом. Новая система уже доказала свою эффективность, и спрос менеджеров банка на этот сервис только растет.
Банк
«ТРАСТ» позиционирует себя на рынке как банк нового поколения, и применение
новых ИТ-продуктов его менеджмент рассматривает в качестве серьезного конкурентного
преимущества. Подкрепить профессионализм технологиями — вот на что сделал ставку
«ТРАСТ». Год тому назад руководство учреждения пришло к единому мнению: менеджеры
должны быть обеспечены безопасным доступом со своих мобильных устройств — ноутбуков,
КПК, смартфонов и мобильных телефонов — к корпоративной информации в реальном
времени и независимо от своего местонахождения, а также возможностью доступа
в любой момент к детализированным данным по клиентской базе. Необходимость всегда
быть в режиме онлайн в первую очередь была очевидна для тех сотрудников, чья
работа связана с оперативным принятием решений, — от этого зависит эффективность
их работы, а значит, деятельность банка в целом. По словам Дмитрия Когана, главы
дирекции поддержки информационных систем национального банка «ТРАСТ», у руководителя,
находящегося вне офиса, есть два способа получить информацию о ходе дел: либо
ему звонит ассистент и докладывает о полученных письмах, намечающихся встречах
и других вопросах, требующих срочного решения, либо у него есть возможность
получать эту информацию самому. Об оперативности можно говорить только во втором
случае. «Спрашивать сегодня, зачем менеджеру круглосуточный доступ к электронной
почте, это то же самое, что спрашивать, зачем нам всем мобильные телефоны»,
— говорит Дмитрий Коган. Более того, он считает, что сейчас потребность в подобных
мобильных технологиях так или иначе испытывают все организации. Вопрос только
в том, каким образом они пытаются организовать онлайн-доступ сотрудников к корпоративным
данным.
«Мобильный офис»:
внедрение и результаты
Для реализации идей мобильности и оперативности в «ТРАСТе» было внедрено решение «Мобильный офис», разработанное консалтинговой группой «Борлас» на базе программного продукта Intellisync компании Nokia. Проект включает в себя поставку, внедрение и сопровождение двух составляющих пакета «Мобильный офис» — модулей «Мобильная почта и Менеджер персональных данных» и «Подсистема управления мобильными устройствами». Они обеспечивают эффективный и безопасный дистанционный доступ к системе корпоративного документооборота, позволяют осуществлять администрирование, установку, удаление и модернизацию программ на устройствах связи без вмешательства пользователя. Кроме того, решение не зависит от конкретного оператора связи и дает возможность работы в сетях различных стандартов — GSM, CDMA (широко распространённого в Юго-Восточной Азии и Северной Америке) и др.
Все модули «Мобильного офиса» используют единую платформу синхронизации, отслеживания изменений, сжатия и безопасной доставки данных. Система лицензирования позволяет приобретать их как в комплексе, так и по отдельности. Решение работает в гетерогенных сетях передачи данных GPRS/EDGE, Wi-Fi, LAN, Dial-Up, использует гибкую модульную архитектуру и защищает информацию промышленными стандартами шифрования (AES 128, 3DES, SSL).
По мнению Сергея Горькова, директора департамента мобильных решений консалтинговой группы «Борлас», продукт Intellisync, используемый в «Мобильном офисе», мог удовлетворить потребности банка наиболее эффективно, в то время как решения других производителей либо не сертифицированы в соответствующих российских ведомствах, либо не имеют нужного функционала. Дмитрий Коган согласен с коллегой. «Например, аналогичный продукт Microsoft работает только со своей же системой Windows Mobile, но ведь мы не можем заставить всех наших менеджеров купить мобильные устройства именно с этой системой», — говорит он. Группа «Борлас», по словам Дмитрия, была выбрана в качестве подрядчика для реализации проекта потому, что такие мобильные решения являются отдельным успешно развиваемым направлением ее бизнеса, а не дополнительной услугой, как у некоторых других ИТ-компаний.
Внедрение
системы «Мобильный офис» проходило достаточно быстро: программный продукт был
установлен в течение недели и заработал в пилотной версии, которую специалисты
ИТ-службы банка тестировали «на себе», а через месяц отладки готовое решение
уже было представлено на банковском совете директоров. Со стороны «ТРАСТа» во
внедрении принимали участие два человека — администратор всего решения и администратор
почтовой системы, со стороны «Борласа» — три специалиста.
В результате сотрудники банка «ТРАСТ» получили доступ к электронной почте и
календарю со своих мобильных устройств с возможностью синхронизации. Система
может быть настроена пользователем: так, он может установить, когда принимать
письма, а когда нет (скажем, в ночное время) или выстроить иерархию — например,
вне офиса получать лишь письма от определенных пользователей либо только те,
что направлены непосредственно ему, а не просто имеют его адрес в копии. «Сейчас
нельзя представить, чтобы кто-то из руководителей, находясь в отпуске, не получил
письмо, а ключевые специалисты банка благодаря “Мобильному офису” доступны круглосуточно»,
— рассказывает Дмитрий Коган.
Безопасность
и поддержка
За всеми устройствами, работающими в системе «Мобильный офис», следит администратор. Он способен в дистанционном режиме устанавливать на этих устройствах необходимое ПО или производить его обновление. Это очень удобно, в том числе и потому, что пользователям-руководителям не приходится тратить время на решение подобных технических вопросов. При этом администрирование платформы «Мобильный офис» является лишь частью служебных обязанностей администратора, так как система по сути самодостаточна и проста в эксплуатации. Основная же его работа состоит в добавлении поддержки новых мобильных устройств и обновлении версий системы. Сергей Горьков отмечает, что при внедрении систем, аналогичных данной, техническая поддержка касается главным образом конечных устройств, находящихся у пользователей, а не центрального сервера, обеспечивающего работу всей системы.
В случае кражи или потери телефона либо ноутбука администратор может удаленно заблокировать устройство, стереть с него все данные и даже полностью его «отформатировать», вернув все установки к первоначальным. Несанкционированных проникновений в корпоративную информационную систему банка с помощью «Мобильного офиса» в «ТРАСТе» не опасаются, так как это отдельная система, не связанная напрямую с почтовым сервисом. «Уровень безопасности, который нам предлагает Intellisync, нас вполне устраивает, дописывать для этих целей свой код нам не пришлось», — говорит Дмитрий Коган. Он уверен, что в системе существует разумный баланс рисков и безопасности — конечно, риск подвергнуться атаке злоумышленников всегда есть, но это не значит, что нужно возвращаться в технологический каменный век путём полной ликвидации ИТ. В свою очередь, Сергей Горьков отмечает, что пакет решений «Мобильный офис» использует предлагаемые компанией Certicom промышленные средства защиты и шифрования данных, которые сертифицированы во многих странах.
Общая схема сервисной поддержки системы такова. С возникшей проблемой или вопросом
пользователь обращается на хелпдеск, где его переключают на администратора «Мобильного
офиса». Если своими силами проблему решить не удается, администратор обращается
в «Борлас» — специалисты компании ведут полную поддержку поставленного решения.
Представитель службы сопровождения может разобраться с проблемой дистанционно
или экстренно выехать в банк. Поскольку «Борлас» обладает собственным центром
компетенции по продуктам Nokia Enterprise Solutions, то и большинство вопросов
в отношении этих продуктов решает самостоятельно. Если же требуется доработка
продукта или исправление ошибок в программном коде, соответствующий запрос направляется
уже разработчикам, то есть в Nokia. Однако на практике такие случаи редки, аварийных
ситуаций в «ТРАСТе» не было вообще, а к специалистам Nokia пришлось обратиться
лишь единожды — при возникновении сложностей с установкой системы на новое мобильное
устройство одного из сотрудников банка: на момент покупки устройство еще не
было сертифицировано в России.
Плановое обновление созданной в банке системы происходит ежемесячно. Специальное
обучение пользователей не предусмотрено — подключенному к системе сотруднику
просто устанавливают программу на его мобильном устройстве и показывают, как
ею пользоваться, что само по себе достаточно просто.
Эффективность —
это скорость принятия решений
«Мобильный офис» оказался одним из самых недорогих решений из сферы ИТ для бюджета «ТРАСТа», тогда как эффект от его использования весьма существенен. Необходимость применения данной технологии сразу нашла понимание у руководителей банка, хотя экономических обоснований не делалось — достаточно было перечислить возможности решения. Главное преимущество корпоративной мобильности очевидно и подтверждено практикой — это увеличение скорости принятия решений. Стандартный рабочий день сотрудника банка составляет 8 часов, но в остальное время все менеджеры доступны и могут реагировать на срочные запросы руководства. Кроме того, они уже меньше привязаны к офису. При этом в «ТРАСТе» признают, что новые возможности порождают новые обязанности. «Наша система аналогична корпоративному мобильному телефону, который предоставляется сотруднику, — он для того ему и даётся, чтобы коллегу можно было при необходимости найти всегда, независимо от того, в офисе он или нет, рабочее это время или отпуск», — поясняет Дмитрий Коган.
Безусловно, такой регламент работы касается не всех пользователей системы. «Кто-то из руководителей заинтересован в этой технологии больше, кто-то меньше, — продолжает Дмитрий Коган. — Однако главное, что все, кто захотел пользоваться “Мобильным офисом”, получили такую возможность». Что касается количества пользователей системы, то, как сказал Дмитрий Коган: «Для нас не проблема предоставить передовую технологию кому угодно, но задача не в этом. Важнее, что пользователя, у которого появляется необходимость работы с корпоративной информацией онлайн, мы можем подключить к соответствующей системе в течение часа». Спрос среди сотрудников на этот сервис растет, однако расширение ожидается экстенсивное — в виде роста количества пользователей. Другие потенциальные возможности «Мобильного офиса» — например, портальные решения — применять пока не планируется.
Насколько все безоблачно с практическим использованием системы? «Для удобства пользователей мы время от времени что-то “подкручиваем” в системе. Однако прошел уже год, и она работает без нареканий, став важной составляющей эффективного управления деятельностью банка», — подводит итог Дмитрий Коган.
