Необычный "Мотив"

Все счастливые внедрения ERP похожи между собой, и лишь неудачные несчастливы каждое по-своему. Но если проект был проведен хорошо и ERP-система нормально свои функции выполняет, то рано или поздно в компании приходят к мысли, что одной ее мало, что это решение нужно дополнить или аналитическими приложениями, или CRM, или документооборотом. В фирме «Феликс» предпочли двигаться не последовательно, а параллельно и практически одновременно провели внедрение пяти программных продуктов.

Золотая середина

Для управленческих целей в «Феликсе» используются ERP-система Microsoft Axapta (новое название — Microsoft Dynamix AX) и система оперативного управления компанией и документооборота «Мотив», разработанная Институтом высоких технологий. Кроме того, есть корпоративный интранет-портал собственной разработки и специализированные системы, которые решают частные задачи: САПР
T-Flex используется для автоматизированного проектирования мебели в конструкторско-технологической подготовке производства, а «ИНИНГ-Автопарк» — для учета затрат автотранспорта (доставку мебели заказчикам и дилерам выполняет собственное транспортное предприятие фирмы). Есть и другие частные решения — например, система «ИнфраМенеджер ServiceDesk», обеспечивающая работу службы технической поддержки.

Евгений Кравцов, начальник информационно-аналитического отдела компании «Феликс», говорит о себе, что лет семь-восемь назад он был ярым сторонником единой информационной системы, которая включала бы всё. «Но жизнь показывает, что это если и не утопия, то во всяком случае неоправданное вложение ресурсов, — замечает он. — Всё делать в одной программе нецелесообразно. Должна быть “золотая середина” между единой ИС и лоскутной автоматизацией, и определяется она целями и задачами бизнеса. Для нас как торгово-производственной фирмы интересна ERP-система, связывающая производство и торговлю. Поэтому мы и выбрали Microsoft Axapta (Dynamix AX): в ней сильны и производственный, и торговый модули».

Что касается специальных функций, конечно, можно, считает он, постараться и настроить их в ERP-системе, но зачем? «Для чего тратить силы и время, если есть готовое решение, специализированный прикладной пакет? — полагает Евгений Кравцов. — А наладить интеграцию или передачу данных из одной системы в другую можно. При этом использование программ различного класса не говорит о том, что единое информационное пространство отсутствует. Они только должны быть в необходимой части связаны между собой, как, например, Axapta и T-Flex. Написанная нами программа обмена данными между этими системами получила наивысшую оценку технологического отдела, которому, по словам ее начальника, существенно облегчила работу».

Почему именно «Мотив»?

Помимо автоматизации учетных функций посредством ERP-системы, компании «Феликс» нужно было сократить бумажный оборот документов, затраты на их хранение и тем самым повысить оперативность управления. В Microsoft Axapta (Dynamix AX) есть возможность размещения файлов различных форматов и можно настроить систему оповещений (в «Феликсе» это сделали при автоматизации производства мебели), однако специализированного модуля электронного документооборота в ней нет, равно как нет и средств поддержки работы с графическими материалами, дизайн-проектами и массой слабоструктурированных документов, не имеющих прямого отношения к какому-либо продукту. Кроме того, требовались развитые средства контроля выполнения задач и поручений. Частично эти возможности уже были в собственном интранет-портале, на котором есть оперативная информация по поручениям и распорядительные документы, но расчеты показали, что для того, чтобы превратить портал в полноценную систему электронного документооборота, внутренней группе разработчиков понадобится около двух лет и затраты не окупятся вовсе. А поскольку в компании «Феликс» предпочитают для специальных функций использовать специализированные системы, решено было подыскать такую же и для налаживания электронного документооборота.

Задачами, связанными с ИТ, в компании занимаются несколько подразделений, из состава которых для выбора и внедрения системы электронного документооборота была сформирована проектная группа. Сотрудники группы, самостоятельно изучив рынок, отобрали с десяток систем, причем «Мотив» в это число не входил — в компании на тот момент не знали о его существовании. Тендер не объявляли, просто провели внутренний конкурс по «запросу котировок» с организацией референц-визитов. Предварительный анализ склонял решение в пользу системы «Евфрат». Но когда внутренний конкурс уже заканчивался, сотрудники информационно-аналитического отдела узнали о системе «Мотив» и включили ее в рассмотрение. «Система заинтересовала нас в первую очередь тем, что это веб-приложение», — поясняет Евгений Кравцов.

Такие перипетии связаны с тем, что «Мотив» был значительно менее известен, нежели другие рассматривавшиеся продукты. Разработчик на рынке недавно, популярностью похвастаться не может. Возникает законный вопрос к компании «Феликс»: не страшно ли было ставить на «темную лошадку»? Ведь этот фактор очень часто препятствует выбору системы.

«Если честно, гораздо страшнее было делать ставку на известных игроков рынка», — признается Евгений Кравцов. — Во-первых, большинство систем для нас функционально избыточны, купив их, мы вынуждены будем заплатить за возможности, которые нам наверняка не понадобятся не только сейчас, но и в будущем. “Мотив” наши требования тоже перекрывает, но только на 10—15%, а не наполовину, как другие СЭД, которые мы рассматривали. Причем мы не планировали отказываться от интранет-портала как подсистемы управления и перекладывать выполняемые им функции на систему документооборота, так как наши сотрудники уже привыкли пользоваться этим инструментом и он всех устраивает. Задача замены портала и полного перехода на “Мотив” не стоит и сейчас. Зато поставлена задача интеграции этих систем в будущем, оптимальному решению которой в нашем случае будет способствовать их схожая архитектура».

Есть и технические аргументы. «У ряда известных, без сомнения, хороших СЭД свои уникальные базы данных, закрытые коды, сложные системы администрирования, часть настроек возможна только на уровне перепрограммирования, — говорит Евгений Кравцов. — Всё это сопряжено с дополнительными сложностями и значительными затратами. А с веб-технологиями мы хорошо знакомы, “Мотив” функционально использует свободно распространяемые динамично развивающиеся программные продукты, и при этом система администрирования заслуживает наивысшей оценки».

Конечно, это не снимает опасений, связанных с относительной «молодостью» системы. «Малоизвестный продукт и малоизвестная компания — риск в этом был, и мы его учитывали, — рассказывает Евгений Кравцов. — Но общение со специалистами производителя и с клиентами, уже использующими его, развеяли наши опасения». В компании «Белгородэнерго», например, «Мотив» развернут более чем на 1,5 тыс. рабочих мест — разработчики, по мнению Кравцова, серьезные и знающие. «Разработчик системы “Мотив” — очень открытая компания, готовая идти нам навстречу, — замечает он. — Все наши пожелания по ходу проекта и по его завершении учитывались и реализовывались». Для фирмы, недавно вышедшей на рынок, это не удивительно, однако чревато тем, что о тиражном продукте через некоторое время говорить станет неправомерно: он распадется на несколько версий, сделанных «под важных клиентов». Евгений Кравцов полагает, что благодаря применению веб-технологий «Мотив» является более универсальной системой, чем некоторые отечественные системы документооборота, и разработчикам удается держать его «в руках», не давая распадаться на версии по числу крупных клиентов.

«Систему выбирали исходя из стратегических планов компании, прогнозировали расширение количества и масштабов задач, рост числа пользователей, филиалов, подразделений, — резюмирует Евгений Кравцов. — “Мотив”, без сомнения, обеспечит бесперебойную работу, а излишней функциональности в нем нет. Это принцип минимаксной стратегии».

Тактика внедрения

Надо отметить, что в компании «Феликс» серьезную ставку делают на собственные ресурсы. Часть систем внедряли только своими силами, часть — с привлечением консультантов. Microsoft Axapta здесь внедряют самостоятельно, хотя общее управление проектом ведет фирма «Искон», а техническую поддержку — Columbus IT. Внедрение «Мотива» выполняется совместно с производителем, но большую часть работы сотрудники «Феликса» также берут на себя. Разработчики провели только предпроектное обследование и настройку продукта. Совместно с разработчиками внедрялись и САПР «T-Flex» и «ИНИНГ-Автопарк».

Весь проект инсталляции системы «Мотив» занял около трех месяцев. При этом сейчас в системе уже работают 394 человека, а до конца года их будет около пятисот. Такое быстрое внедрение в первую очередь объясняется правильно выбранной тактикой. На этапе опытно-промышленной эксплуатации с системой работали только ключевые подразделения компании, да и то лишь руководители и секретари. Кроме них на этом этапе автоматизировались (целиком) всего два отдела — административный и архивный. Затем, на втором этапе, к системе были подключены все подразделения, но тоже не целиком — только ключевые пользователи. Сейчас группа внедрения подключает рядовых пользователей в этих подразделениях, и опять же не всех подряд. Так как в «Феликсе» матричная система управления, то каждый конкретный сотрудник должен иметь доступ к системе «Мотив» в том случае, если он, например, задействован в каком-либо проекте. Тогда его подключают по заявке руководителя данного проекта. Таким образом, получается, что в одном и том же отделе часть людей имеет доступ к «Мотиву», а часть нет, но в компании считают, что это нормально, — зачем платить за лишние лицензии? Ведь система отражает рабочие связи, сложившиеся в организации. В дальнейшем все сотрудники «Феликса», так или иначе задействованные в цепочке управления, будут подключены к системе.

Не обошлось и без сложностей. Один из ключевых факторов успеха любого проекта упирается во взаимоотношения с пользователями — насколько быстро и безболезненно можно будет склонить их к переходу на новую систему. «У нас легко относятся к нововведениям, поскольку каждый день происходит что-то новое, — говорит Евгений Кравцов. — Но сложности были, было и сопротивление персонала. И здесь огромную роль играет отношение к проектам автоматизации руководства компании. У нас все ИТ-проекты имеют самый высокий приоритет, а ход внедрения контролирует лично председатель совета директоров».

Результаты и планы

Внедрение «Мотива» и всех систем, кроме Microsoft Axapta (Dynamix AX), завершено, и они приняты в промышленную эксплуатацию. Производственные модули в Microsoft Axapta уже работают больше года, к стадии завершения подошло и внедрение ее в торговых подразделениях, после чего готовые решения в них будут тиражироваться. Что касается эффективности работы компании и возврата инвестиций, то здесь у менеджеров есть как личные наблюдения («на работу с документами и организацию контроля я теперь трачу на 30—40% меньше времени, чем раньше», — утверждает Евгений Кравцов), так и более общие числовые показатели. Для оценки результативности внедрения системы «Мотив» были выбраны три фактора: затраты на хранение информации, скорость принятия решений, эффективность работы. «Мы все это измерили до начала проекта, были разработаны метрики и проведено исследование, — рассказывает Евгений Кравцов. — У нас такой опыт уже был во время внедрения Microsoft Navision и Axapta. Надо сказать, что до перехода на Microsoft Axapta мы работали в Navision Concord, и до сих пор на некоторых участках работы используют этот продукт».
Сегодня уже выполнена интеграция T-Flex и Microsoft Axapta (Dynamix AX). По завершении внедрения ERP-системы в торговые подразделения планируется внедрять модуль CRM, и сейчас в этой области идет предпроектное обследование. Когда же и CRM-система будет установлена, появятся интересные интеграционные возможности, в том числе в звеньях Axapta — «Мотив» и ServiceDesk — «Мотив», считает Евгений Кравцов.