Целых три пилотных проекта потребовалось новосибирскому аэропорту «Толмачево» для выбора системы электронного документооборота. Зато теперь 95 % требований компании к ведению документов выполнено. И аэропорт планирует дальнейшее развитие системы.

Аэропорт Новосибирска «Толмачево» — один из крупнейших в России. Однако совсем недавно, еще в 2001 году, он был убыточным и имел значительные задолженности. Но в 2003-м пришла новая управленческая команда. Павел Корнев, заместитель управляющего делами «Толмачева», говорит так: «Из того «болота», в котором мы увязали, мы выпрыгнули в ведущие аэропорты страны; теперь по скорости оптимизации структуры, по совершенствованию процессов мы можем поспорить и с московскими авиаперевозчиками». Главное принципиальное решение, которое приняла новая команда менеджеров, — это переход на аутсорсинг и выведение всех непроизводственных функций во внешние коммерческие компании. Но и автоматизации процессов в этих изменениях принадлежит не последняя роль. В частности, необходимость ускорить принятие решений и контроль за исполнением документов привела к внедрению системы электронного документооборота. Действовать в этом направлении было решено два с половиной года назад.

На тот момент в компании работало около 3 тыс. человек (сейчас — вдвое меньше). Службы и отделы аэропорта существенно разнесены территориально, а так как все перемещения бумажных документов делались «ножками», то процесс их прохождения растягивался до неприемлемых сроков. В качестве учетной системы в «Толмачеве» применялся (и применяется до сих пор) продукт «Флагман», в котором есть модуль документооборота с основными функциями. Служба автоматизации старалась использовать его максимально, но в силу специфики продукта добиться этого было очень сложно. Руководители компании, рассказывает Павел Корнев, прямо говорили: «Я не могу работать в системе, где для совершения одного действия нужно выполнить двенадцать операций; выполнение действия должно быть линейным и интуитивно понятным». Под это требование и подбиралась новая система.

Три «пилота» в одном аэропорту

Выбирали систему долго и тщательно. Первый год ушел на тестирование: потенциальные подрядчики («Сибирская проектная компания») последовательно разворачивали три разные системы электронного документооборота в качестве пилотных проектов. Причем всё — бесплатно для клиента. Рамки пилотного проекта — это автоматизация документооборота в одном подразделении. В ходе испытаний с системой работало несколько руководителей, включая финансового директора, юридическую службу и сотрудников ИТ-подразделения. Затем все они излагали свои впечатления, рассказывая, насколько их устраивает или не устраивает продукт.
Первой предпосылкой выбора был принцип «дешево и сердито». Поэтому сначала провели «пилот» по системе Paydocs. Но выяснилось, что тут верен принцип «сколько заплатишь, столько и получишь»: продукт-то дешевый, но нужных функций в нем недостаточно, многое придется дописывать и менять... «Да и интерфейс нас мало устроил», — замечает Павел Корнев. Следующим был «Евфрат» компании Cognitive Technologies. «Хотя подрядчики нас сразу предупредили, что по функциональности этот пакет не подойдет, — продолжает свой рассказ Павел, — мы все же захотели проверить и убедились, что они были правы: функционал действительно оказался неподходящим для нас». (Здесь надо заметить, что оба эти продукта «Сибирская проектная компания» успешно продает и, более того, на основе Paydocs даже ведет крупномасштабные проекты в территориально распределенных государственных организациях, также связанных с авиацией.)

Каждый пилотный проект занимал месяца три-четыре. «Выбирая новый продукт, мы просили подрядчиков показать, как будет идти накопление документов, вестись их первичная обработка и каждодневная работа руководителя с ней, — вспоминает Павел Корнев. — И руководители выбирали систему «под себя», чтобы она была им удобна». В результате мы выбрали систему Landocs компании «Ланит», хотя из всех предложенных вариантов она была самой дорогой. Подрядчиком по внедрению этой системы стала все та же «Сибирская проектная компания». По словам Павла Корнева, «они сделали очень удачный промоушн». Еще бы: если за год пилотных проектов предприятие не разочаровалось в потенциальном исполнителе работ, надо думать, квалификация его оказалась достаточной.

Оптимизация избыточных процессов

Первоначально компромисса между электронными и бумажными документами предполагалось достичь так: в подразделение приходит электронный документ и люди работают с ним, а если им нужен оригинал, то он будет доставлен и оформлен позже, к моменту отправки контрагенту. Если же это документ внутренний — для работы обычно можно обойтись без бумажного оригинала и при необходимости затребовать его в архиве. При этом специалисты аэропорта предполагали автоматизацию текущих процессов работы с документами.
Однако когда подрядчиком было проведено предпроектное исследование документооборота, выяснились интересные вещи. Многие пути хождения бумаг оказались избыточными. «Консультанты сделали немало толковых предложений по упрощению и оптимизации регламентов прохождения документов, и мы многие из них приняли, внеся соответствующие изменения в свои процессы», — рассказывает Павел Корнев.

После заключения договора был составлен план работ. Первоначально предполагалось, что до сдачи системы в эксплуатацию потребуется полгода, но в целом в намеченный срок не уложились. Павел Корнев поясняет: «За это время были выполнены те требования, которые мы ставили вначале (автоматизация первичной обработки, прохождение и согласование документов), но по ходу дела возникло желание менять бизнес-процессы, оптимизировать их». Так что по обоюдному согласию заказчиков и подрядчиков договор дважды продлевался. В результате проект занял чуть меньше года.

Как восприняли новшества пользователи? «Мы провели учебу, рассказали о системе, обучение проводил подрядчик. Сначала люди не поняли, о чем идет речь и в чем смысл, решили — ну вот, опять какая-то новая игрушка, которую начальство пытается внедрить, — вспоминает Павел Корнев. — Но когда началось ограничение потока бумажных документов, сотрудникам стало ясно, что эту систему все же придется изучить. Был проведен еще один этап обучения, а теперь требуется только поддержка на рабочих местах. Она особенно важна для руководителей верхнего и среднего звена — начальников служб, отделов, то есть тех, к кому информация стекается, а затем расходится вновь. Теперь они уже сами задают вопросы. Причем генеральный директор обращает, и весьма жестко, внимание руководителей на необходимость полного освоения системы». Сам Павел в начале внедрения на каждом селекторном совещании поименно называл тех, кто еще не удосужился посмотреть отправленные ему документы, и постепенно число желающих слышать свою фамилию в списке неуспевающих сошло на нет.

Что получилось?

«Я сам на первых порах выполнял обязанности администратора, то есть распределял общий поток документов среди исполнителей, а до перехода на электронный документооборот занимался тем же самым как руководитель канцелярии, — рассказывает Павел Корнев. — Улучшения очень заметны: отдельные типы документов обрабатываются на 70% быстрее. Для нас, в условиях конкуренции и быстро изменяющейся внешней ситуации, это очень важно. Удобно работать с одного экрана, в любой момент точно знать, где какой документ находится и каков его статус. Кроме того, бумаги теряются в любой организации, будь там три человека или тридцать тысяч. Но в системе очень легко найти потерявшийся документ, поскольку путь его прохождения между различными подразделениями и должностными лицами фиксируется. После внедрения Landocs потери вообще стали редкостью. Очень хорошо в продукте прописана и фаза контроля исполнения». Сейчас в «Толмачеве» автоматизировано движение электронных документов и контроль их исполнения, действует 97 рабочих мест в самом аэропорту, а кроме них есть удаленные пользователи, в том числе в представительстве в Москве, с которыми работа ведется через почтовый клиент. «Из наших сегодняшних требований к документообороту выполнено 95—97%», — констатирует Павел Корнев.

Срок возврата инвестиций в систему оценивался при обследовании. Предполагалось, что проект должен себя окупить за два с половиной, максимум за три года. «Сейчас все затраты нам уже известны, но итоги мы будем подводить только через три года после 100%-ного запуска системы в эксплуатацию», — сообщил Павел Корнев.

Что дальше?

В промышленную эксплуатацию система запущена в середине 2005 года, но работа над ней продолжается. В частности, реализуются согласование договоров и другие функции правового департамента. Встали вопросы использования электронной подписи, и специалисты занялись проблемой согласования правовых нюансов с возможностями автоматизации. В аэропорту создан собственный удостоверяющий центр, и электронные подписи уже используются, такие возможности в Landocs встроены. Каждый сотрудник, работающий с системой, подписывает приложение к трудовому договору, где признает свою электронную подпись действительной, что закрепляет статус ЭЦП и обеспечивает возможность ее использования с внутренними документами.

Подключается функционал, который изначально в системе был довольно ограниченным, — например, автоматическое занесение документов. Павел Корнев поясняет: «Если была заполнена определенная форма Excel, нужно, чтобы ее содержание автоматически загружалось в Landocs. Такие доработки мы делаем постоянно, руководствуясь одним принципом — ускорения работы с документами. Такого рода задачи ставит перед нами и юридический отдел. Все доработки и усовершенствования делает наш основной подрядчик, только иногда помогает разработчик продукта — компания «Ланит»».

С мая 2005 года идет накопление электронного архива. «Мы в него уже занесли все договора начиная с 2001-го, хранившиеся во «Флагмане». Задачу перевода в электронный вид корпоративного бумажного архива, существующего аж с 1956 года, мы будем решать обязательно, но после того, как завершим всю основную работу по Landocs», — сказал Павел Корнев.