Web-технологии - не панацея
С 2002 года транспортная компания для решения проблем учета деятельности, обмена информацией между филиалами, отслеживания заявок применила собственную разработку, которая использует технологии Интернета. "Web-приложение - достаточно удобная вещь в том смысле, что оно хорошо управляется, модернизируется и не требует значительных капитальных вложений, - говорит начальник отдела ИТ компании "Реил Континент" Александр Горбаткин. - С этим приложением, несмотря на его определенные недостатки, мы работаем до сих пор. И это, по нашему мнению, хороший показатель для самостоятельно написанной программы".
Из проблем, связанных с использованием технологии Web, следует в первую очередь назвать ее привязанность к Интернет-соединению. Как только теряется связь с Интернетом, система встает. "В наших российских условиях обеспечить стопроцентное время доступа к сервису невозможно. Обрывы случаются по самым разным причинам: от разрыва кабеля до отключения электричества на какой-либо точке доступа", - добавляет Александр Горбаткин. Московский филиал компании, в частности, расположен на станции Перово. Первоначально здесь был организован радиодоступ с помощью компании "АртТелеком". Но частые сбои электропитания точки доступа в конце концов заставили "Реил Континент" отказаться от ее услуг. Пришлось воспользоваться довольно дорогим сервисом "ТрансТелеком". У этой компании по всей территории Российской Федерации вдоль железнодорожных путей проложено оптоволокно, к которому и подключились филиалы транспортной компании. Так решили проблему организации хорошего канала.
Однако сложности в работе по-прежнему существовали. Чтобы выбрать контрагента из списка, необходимо было загружать весь список контрагентов, а это весьма значительный объем информации: сразу загружалась страница размером 2-3 Мбайта. Это отнимало массу времени, создавало очереди в обслуживании. К этому добавлялась уже упомянутая проблема обрыва канала связи, от которой зависела работа системы. Ведь как только канал обрывался, работа продолжалась вручную, с заполнением бумажных бланков. И после восстановления Интернет-соединения операторы должны были вносить все данные этих бланков в систему. В связи с этим руководство "Реил Континента" серьезно задумалось над внедрением программного обеспечения, которое бы позволяло работать как в онлайне, так и при отсутствии прямого соединения с Интернетом.
Из наболевшего…
К будущей системе предъявлялись следующие требования. Во-первых, следовало перевести всю филиальную сеть на единую корпоративную информационную систему управления грузоперевозками. Ожидалось, что система обеспечит оперативный и надежный доступ к управленческой информации для управляющей компании и для каждого из филиалов, автоматизировать все аспекты технологических процессов грузоперевозок, включать в себя подсистемы управления продажами, управления финансами и активами, бюджетирование, а также управление взаимоотношениями (CRM). Кроме того, требовалось обеспечить простой механизм централизованного администрирования, как в головном офисе в Москве, так и во всех удаленных филиалах. При этом система не должна была предъявлять жестких требований к квалификации администратора филиала.
Отдельно предъявлялись требования к подсистеме B2B для приема, обработки и мониторинга заказов на грузоперевозку через Интернет. Клиенты, имеющие соответствующую авторизацию, должны были получить возможность регистрации новых заявок на перевозку грузов, имея доступ к сайту "Реил Континента", а также отслеживать состояние заявок находящихся в стадии выполнения (где находится груз, куда едет, когда ожидается прибытие).
Особенность работы экспедиторской компании с большим количеством филиалов состоит в том, что заказы на грузоперевозку могут приниматься любым из филиалов, а в последующую обработку данного груза, включая хранение, местную доставку, перегрузку, могут быть вовлечены сразу несколько филиалов. Кроме того, каждое региональное подразделение может быть юридически оформлено самостоятельным предприятием, и потому требуется учет отношений не только с внешними контрагентами холдинга, но и межфилиальных отношений. Каждая подобная структура, как составная часть холдинга, с одной стороны обрабатывает данные единого информационного пространства всей компании, а с другой стороны должен вести самостоятельный баланс.
Почти в "десятку"
Первым решением, которое рассматривала "Реил Континент", была система компании Hansa Business Solutions. Но по ряду причин эта система не подошла. "Изначально это программное обеспечение было написано под систему Macintosh, а потом уже портировано в Linux и Windows, - рассказывает Александр Горбаткин. - Особенности интерфейса этой системы сохранили все признаки Macintosh. К ней довольно трудно привыкать пользователям. Кроме того, ее очень тяжело настраивать, конфигурировать. Нам же предлагалось только ядро системы, а писать все необходимо было самим, при этом довольно дорого оценивалась поддержка. Также выяснилось, что система не поддерживают многопользовательскую офлайновую работу, возможна только однопользовательская. То есть данные локально сохраняются, и потом, когда появляется соединение с Интернетом, они синхронизируются. Но при этом даже работа одного выделенного офиса практически невозможна, так как требуется больше одного оператора для обслуживания". Затем рассматривались системы Navision и SLS-Перевозки, которые по экономическим соображениям также не подошли транспортному холдингу.
На одной из выставок представители "Реил Континента" познакомились с решением компании "Бизнес Про". Эта система оказалась ближе всего к желаемой, и потому выбор в конечном итоге пал на нее. ""Бизнес Про" показала нам реально действующую систему, предназначенную для сбора груза со склада в Германии, перевозки его в Россию, его учета и так далее, - отмечает Александр Горбаткин. - Эта система если и не отвечала полностью тем требованиям, которые мы выдвигали, то по крайней мере в сравнении с известными нам ранее решениями была наиболее близка к нам. "Бизнес Про" предложила нам систему распределенной базы данных, которая обеспечивает целостность информации, работу в режиме офлайн, позволяющую затем при соединении получить все данные".
Москва не сразу строилась…
Проект был разбит на несколько основных этапов. Сначала было проведено обследование бизнес-процессов "Реил Континента" и сформированы перечень работ по настройке системы, задание на разработку заказных модулей и календарный график ввода в эксплуатацию. Обследование проводилось на базе нескольких филиалов - центрального офиса и трех филиалов в Москве, Новосибирске и Санкт-Петербурге. Затем система была адаптирована и создан рабочий макет, моделирующий деятельность управляющей компании и ее филиалов. Макет демонстрировал совместную работу территориально удаленных подразделений. На этом этапе были разработаны дополнительные модули - модуль приема и мониторинга заказов через Интернет, произведена подготовка к внедрению аппаратных средств регистрации операций над грузами с применением мобильных терминалов и маркировки груза.
Затем приступили к опытной эксплуатации. В первую очередь тестировался специфический функционал системы, связанный с управлением грузоперевозками автомобильным транспортом. Новая система покрывала следующие бизнес-процессы: прием предварительных заказов на грузоперевозку (в том числе через Интернет), приемка груза от грузоотправителя с регистрацией полного набора свойств и характеристик груза, регистрация дополнительных операций, произведенных над грузом в процессе приемки, документирование всех регистрируемых событий. При обработке одного заказа несколькими филиалами очень важным моментом являлась доступность информации о том кто из сотрудников, в каком из филиалов и когда выполнил те или иные действия над грузом. Особое внимание было уделено ведению общей для холдинга базе контрагентов и контактов. Особенностью работы с базой контактов в многофилиальной фирме является разграничение прав доступа к информации и ответственности за ее полноту между филиалами, подразделениями и/или отдельными сотрудниками так, чтобы в каждом филиале могли работать со своей частью единого справочника, а в управляющей компании имели полный доступ ко всем записям.
Система была запущена в центральном офисе, в московском и питерском филиалах. Выявленные недочеты были поправлены, после чего систему поставили еще в четырех филиалах. Так был автоматизирован один вид деятельности - междугородные автомобильные перевозки. "В части автоматизации автомобильных перевозок система опробована и работает. Есть некоторые недоработки: не хватает отчетов, требуется улучшить составление счетов. Но это скорее менеджерская составляющая. В целом же система нас устраивает", - комментирует ситуацию Александр Горбаткин.
Следующий этап состоял в организации ИТ-поддержки железнодорожных перевозок, а также состыковки филиалов, занимающихся соответственно авто- и железнодорожными перевозками. Здесь пришлось столкнуться со сложностью, которая связана с более напряженным графиком работы последних. В связи с этим железнодорожные перевозки автоматизированы частично, и система пока работает в ограниченном режиме. В частности, в московском филиале в Перово система внедрена на одном из железнодорожных направлений и работает успешно.
Издержки нового
Внедряя на замену старому Web-приложению новую систему управления грузоперевозками, компания "Реил Континент" неизбежно столкнулась с проблемой привыкания пользователей к работе с другим интерфейсом. Необходимо было потратить некоторое время на разъяснение особенностей работы в новом интерфейсе.
"Разработанное некогда Web-приложение само по себе было очень дешевым. На непосредственное внедрение его было потрачено порядка 3 тысяч долл. Стоимость поддержки обходилась в 300 долл. в месяц, - говорит Александр Горбаткин. - Стоимость владения программой "Бизнес Про" на порядки больше. И это самая большая проблема, которая существует". Во всех филиалах потребовалось установить по серверу, а также обеспечить наличие системных администраторов в каждом филиале для поддержки системы.
Будущее проекта
На сегодняшний день новая система управления грузоперевозками работает в шести автомобильных филиалах "Реил Континента" и в трех железнодорожных. "На этих филиалах мы отслеживаем нюансы и планируем какие-то дальнейшие шаги, - поясняет Александр Горбаткин. - В ближайшее время компания "Бизнес Про" обещает выпустить новую версию своего ПО со значительными изменениями интерфейса, и мы надеемся, что это упростит жизнь наших операторов, система будет еще более понятна и проста в эксплуатации".
Благодаря новой системе компания постепенно отказывается от Web-интерфейса, появились возможности использовать какие-то особенности системы, например, чтобы добавить контрагента, уже не требуется перезагружать страничку и таким образом загружать большой объем данных. Появилась возможность работы офлайн, база данных восстанавливается автоматически после возобновления Интернет-связи. Теперь база данных хранится локально в каждом офисе, что обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации. Если при работе с Web-приложением в целях безопасности на рабочих компьютерах пользователей не хранили никакой информации, то теперь такая проблема не стоит, а безопасность обеспечивается другими средствами. В целом, в безоблачных планах компании "Реил Континент" завершение внедрения модуля грузоперевозок во всех филиалах намечено на середину текущего года.
Далеко идущие планы компании связаны уже с автоматизацией финансово-экономической части, кадров. Также планируется внедрить дополнительные модули по работе с экспедированием по городу, работе с мобильными терминалами сбора данных и др. Все это будут подключаемые модули к основной системе - системе управления грузоперевозками.
