Предпосылки проекта
Уже более 60 лет новосибирский оловянный комбинат производит олово, сплавы и припои на его основе, занимая сегодня 70 - 80% российского рынка. К 2000 году на предприятии ОАО "Новосибирский оловянный комбинат", как и на большинстве российских предприятий, эксплуатировалось несколько десятков программных продуктов, которые охватывали различные участки учета. Инициатором проекта по созданию единой автоматизированной системы управления предприятием стал генеральный директор комбината Александр Дугельный. Стимулом к созданию ERP- системы послужил опыт эксплуатации отдельных программ "кусочной" автоматизации (технология исчерпала свои ресурсы и не позволяла эффективно управлять предприятием) и попытка создать интегрированную систему собственными силами. "В течение 1999 года на предприятии была введена в промышленную эксплуатацию первая очередь фрагмента MRP-системы - комплексная бухгалтерия. Опыт эксплуатации такой системы создал предпосылки к развертыванию работ по внедрению полноценной ERP-системы," - говорит Александр Дугельный. В 2000 году на должность руководителя отдела информационных технологий ОАО "Новосибирский оловянный комбинат" был приглашен Анатолий Киселев, имеющий многолетний опыт работы в данной области. "Целесообразность перехода от "кусочной" автоматизации к интегрированным ERP-системам уже не вызывает сомнений, вопрос только в стоимости и сроках внедрения" - считает Анатолий Киселев.
Выбор системы
Грамотный выбор базового программного обеспечения, безусловно, является одним из ключевых моментов, так как позволяет добиться снижения стоимости, минимизации адаптации и снижения риска завершения проекта. Первым шагом при выборе программного продукта для нужд предприятия стало исследование функциональной полноты решений тиражируемых на рынке на момент 2000 года, a именно "Галактика", "Парус", IRenessance и некоторых других систем.
Как отмечает Анатолий Киселев, "в принципе, существует достаточно много критериев выбора базового программного обеспечения, однако для нас было два основных критерия - это стоимость проекта и возможность системы работать в режиме "клиент-сервер" c числом пользователей более 50-ти.
Несмотря на то что такие системы, как SAP R/3, БОСС, IRenessans позволяют работать в режиме "клиент-сервер" c достаточно большим числом пользователей, их цена в несколько раз выше. К примеру оценки, проведенные ИТ-директором "Новосибирского оловянного комбината", показали, что стоимость проекта на SAP R/3 составляет от 600 тыс. долларов, а на основе "Паруса" - от 45 тыс. долларов. "При интегральной оценке стоимости проекта мы брали в расчет стоимость поставляемого программного обеспечения для реализации "ядра" системы, стоимость минимального набора клиентских лицензий (принимали число 30), а также стоимость договора с подрядчиком на весь комплекс этих работ для сдачи "ядра" под ключ," - комментирует Анатолий Киселев.
Ко всему прочему, весомым недостатком зарубежных систем является отсутствие их широкого внедрения на российских предприятиях, что делает проект по внедрению ERP-системы на базе одного из зарубежных продуктов не только дорогостоящим, но и рискованным. Как считает Анатолий Киселев, "несмотря на то, что задача внедрения ERP-систем на предприятиях различного масштаба становится все более актуальной и на данный момент существует достаточно большое количество реализованных проектов, опыт внедрения ERP-систем на предприятиях тяжелой промышленности на сегодняшний день все еще недостаточно велик".
Это сужает круг систем до двух: "Галактики" и "Паруса", однако сделать обоснованный выбор между ними на данном этапе было достаточно сложно. На тот момент "Галактика" обладала большей функциональной полнотой по сравнению с "Парусом" и более широкой "географией внедрения" (т.е. "в случае выбора системы "Парус" риск проекта больше"). Но при этом система "Парус" не критична к ресурсам сети (достаточно сети 2 - 10 Мб/с) и реализована на базе Oracle (это, по мнению Анатолия Киселева, является важным плюсом системы "Парус", так как центральная база данных, являющаяся информационным обеспечением и связующим элементом ERP-системы, должна обладать абсолютной надежностью), в то время как "Галактика" основывалась на базе Bеtrieve и требовала сеть 10 -100 Mб/c.
Для окончательного выбора было необходимо исследовать выбранные системы на предмет организационной структуры модулей, пользовательского интерфейса и концепции адаптации системы к условиям комбината. Для этого были подробно изучены документации продуктов и демоверсия системы "Галактика". По мнению ИТ-директора комбината, "с точки зрения системных аспектов "Галактика" не выдерживает критики". "Под понятием "системные аспекты", подразумевается четкость модульного построения системы и отнесение задач по их значимости и размерности к соответствующим модулям в иерархии системы, а также возможность самому заказчику конфигурировать и развивать систему на базе поставленных модулей", - комментирует Анатолий Киселев.
Если говорить о системе "Парус", то "продукт представляет гибкий инструмент для модификаций и дальнейшего развития самим заказчиком, является абсолютно открытым и хорошо документированным. Все собственные наработки пользователя без проблем работают при установке очередных обновлений системы управления "Парус-8", чего нельзя сказать о некоторых других системах", - считает Анатолий Киселев. Это и определило решение в пользу системы "Парус".
Еще одним плюсом в пользу "Паруса" стало наличие представительства в Новосибирске корпорации "Парус" компании ООО "Парус-Сибирь", в то время как у "Галактики" представительства в Новосибирске не было. Кроме того, информационная система "Парус" относится к классу систем, обладающих широкими возможностями внутреннего инструментария для ее расширения и доработки. По мнению Анатолия Киселева, выбор такой системы вполне оправдан, когда при внедрении необходимо осуществить существенную адаптацию информационной системы под конкретную специфику предприятия, что подразумевает разработку дополнительных программных модулей, разработку или доработку выходных форм документов и создание классификаторов. Немаловажной также является возможность разработки удобного и легко осваиваемого интерфейса.
Заметим, что на момент начала проекта в "Парусе" не было тиражируемой "демобазы" для промышленного предприятия; это затруднило освоение продукта и формулировку пакета замечаний для его комплексной доработки. На сегодняшний день этот недостаток компенсирован: промышленная база ERP-системы реализованной в "Новосибирском оловянном комбинате" передана в корпорацию "Парус" и теперь может быть использована в качестве "демобазы". "Проект создания ERP-системы на базе "Паруса" может быть рекомендован другим предприятиям промышленной группы, например предприятиям электронной промышленности, черной и цветной металлургии, машиностроительным предприятиям. Освещаемый на сайте www.nok.sibnet.ru/its опыт проекта и полнофункциональная рабочая база внедренной на "Новосибирском оловянном комбинате" системы помогут при выполнении аналогичных проектов", - говорит Анатолий Киселев.
Подводя итоги, можно сказать, что основными критериями выбора системы были прежде всего цена, возможность наращивания числа пользователей больше 50, база Oracle, открытость системы к развитию собственными силами и наличие поставщика услуг в Новосибирске.
Организация проекта
Как известно, существует два противоположных подхода к реализации проекта по внедрению ERP-системы на предприятии: внедрение в основном силами консультанта и самостоятельное внедрение преимущественно силами заказчика. На комбинате был выбран последний вариант, и о причинах этого выбора будет сказано ниже. Как отмечает президент корпорации "Парус" Александр Карпачев, основными преимуществами такого подхода являются экономия финансовых средств, возможность эволюционного развития системы и минимальная зависимость от консультанта при эксплуатации системы. Cреди его недостатков можно назвать: увеличение сроков построения корпоративной информационной системы и дополнительные риски при внедрении системы.
Весь проект по информатизации ОАО "Новосибирский оловянный комбинат" можно условно разделить на два этапа. На первом этапе осуществлялось внедрение так называемого "ядра" ERP-системы, для чего был заключен договор с компанией "Парус-Сибирь". На втором этапе доработка ERP-системы осуществлялась ИТ-отделом комбината без участия "Паруса". В процессе внедрения от "Парус-Сибирь" участвовали от одного до трех специалистов, a от ИТ-отдела комбината - от двух до четырех программистов. Специалисты из Москвы в ходе проекта напрямую не привлекались.
Исходя из графика на рис.1, предоставленного ИТ-директором комбината, можно делать выводы о доле участия консультантов "Паруса" в проекте внедрения. Ситуация, представленная на графике, является вполне логичной и легко объясняется тем, что по мере развития проекта сотрудники ИТ-отдела "Новосибирского оловянного комбината" постепенно перенимали опыт внедрения и в итоге, начиная с февраля 2003 года, смогли продолжить доработку и расширение функциональных возможностей системы за границы "ядра" ERP-системы исключительно своими силами. Также анализ рис.1 показывает что поставляемое базовое программное обеспечение в нашем случае не учитывало всю специфику конкретного предприятия и требовало доработок. При этом, специалисты компании-внедренца практически не участвовали в адаптации своего базового программного обеспечения под специфику конкретного производства. Как отмечает Анатолий Киселев, одной из причин многих неудачных проектов является переоценка возможностей и готовности внедряющей фирмы на поставку "под ключ". По этой причине и был выбран вариант реализации проекта своими силами.
Проблемы, возникшие в ходе проекта, можно считать вполне традиционными. "Прежде всего это отсутствие ИТ-департамента на предприятии на момент начала работ и полная смена штата рабочей группы в ходе проекта, а также низкая квалификация отдельных групп пользователей", - говорит Алексей Беляев, директор ООО "Парус-Сибирь". Стоит отметить тот удивительный факт, что в ходе проекта Анатолий Киселев не стремился удерживать сотрудников ИТ-отдела, и осознанно шел на ротацию кадров, учитывая при этом все проблемы преемственности и переобучения. Сложность ситуации заключалась также в том, что проект внедрения ERP-системы на "Новосибирском оловянном комбинате" был первым проектом подобного класса для сибирского представительства корпорации "Парус".
Внедрение "ядра"
До подписания договора руководителем проекта, начальником ИТ-отдела "Новосибирского оловянного комбината, было выполнено обследование предприятия и составлено полное техническое задание, после чего оба документа были согласованы с руководством комбината и исполнителем. Договор был подписан в конце ноября 2000 года. В рамках проекта специалисты компании "Парус-Сибирь" осуществили предпроектное обследование предприятия. Предпроектное обследование включало в себя несколько этапов, а именно разработку схем информационных связей (информационных потоков) всех управленческих структур предприятия; анализ форм документов для всех информационных управленческих потоков на предмет их доработки или существования в предоставляемом базовом программном обеспечении; разработку документа, описывающего все используемые на предприятии управленческие процедуры (бизнес-процессы); выполнение оценки соответствия технического обеспечения рабочих мест, планируемых к подключению к работе с ERP-системой и, наконец, подготовку решения о распределении работ между ИТ-отделом заказчика и внешним консультантом.
Начало проекта по внедрению приходится на конец 2000 года. "Внедрение ERP-системы целесообразно начинать с создания "ядра" системы, как наиболее очевидной задачи управления, что и было реализовано в ходе выполнения первой очереди проекта в ОАО "Новосибирский оловянный комбинат" в период с декабря 2000 года по январь 2003 года", - говорит Анатолий Киселев. Общая структура внедренной ERP-системы представлена на схеме (рис.2). Комментируя приоритеты и очередность внедрения отдельных контуров системы, ИТ-директор комбината отмечает, что модуль "Бухгалтерский учет" на многих предприятиях внедряется в качестве первого, а порой и единственного. Однако, если проект предполагает внедрение широкого спектра функционала, то внедрение следует начинать с контуров "коммерческий" и "складской" учет, как первичных источников информации. "Что касается контура "управление персоналом", то поскольку он не требует непосредственной работы с центральной базой данных в режиме "клиент-сервер", его разработка может вестись независимо, в том числе могут внедряться решения других разработчиков. Так поступили мы при реализации проекта", - отмечает Анатолий Киселев.
Контуры "коммерческий учет", "складской учет" и "бухгалтерский учет" были сданы в опытную эксплуатацию через тринадцать месяцев со дня начала проекта, причем один месяц из этого периода заняло предпроектное обследование. Александр Дугельный отмечает, что "с одной стороны, внедрение "ядра" позволило реализовать основные законченные бизнес-процессы, а с другой стороны - не растянуть процесс внедрения ERP-системы".
Естественно, что в процессе автоматизации конкретных бизнес-процессов приходилось решать вопросы, связанные со спецификой производства в тяжелой промышленности. В частности, для предприятия металлургии принципиальным является ведение в базе ERP-системы химического состава сырья с отслеживанием его по всем бизнес-процессам. Для учета движения оловянного концентрата и его химического состава в контурах "коммерческий учет", "складской учет" и "бухгалтерский учет" (т.к. цена концентрата пропорциональна процентному содержанию олова в нем) была разработана методика ведения справочника номенклатуры, а также процедура ввода и корректировки химического состава сырья.
Параллельно основной работе по внедрению ERP-системы производились доработка и разработка программ и процедур, конвертеров, недостающих форм документов (из более чем 350 форм документов около 100 были разработаны при внедрении, то есть объем доработок был довольно значительный), а также техническое переоснащение рабочих мест и разработка эксплуатационной документации для конкретных пользователей.
Экономичные решения
Отметим, что в ходе проекта были реализованы решения, обеспечивающие как разовую, так и ежегодную экономию средств. Среди наиболее весомых из низ можно выделить так называемое "динамическое отключение лицензий" и реализацию "перекрытия" ERP- и MES-систем.
Как известно, одним из главных ресурсов, вносящих вклад в стоимость базового программного обеспечения, является "клиентская лицензия". Поэтому минимизировав число закупаемых лицензий, можно понизить стоимость базового программного обеспечения. В некоторых ERP-системах (к примеру "Парус", Microsoft Axapta) число закупаемых лицензий есть число пользователей, одновременно работающих на сервере предприятия , т. е. число рабочих мест в сети может быть сколь угодно большим, но работать в ней одновременно может столько человек, сколько закуплено лицензий. Таким образом, минимизация числа лицензий достигается за счет автоматического отключения клиентского приложения в случае "простоя" рабочего места, связанного, например, с тем, что пользователь куда-то отошел на время. Cтатистические исследования, проведенные на комбинате, показали что число одновременно работающих приложений составляет примерно 75% от числа рабочих мест, что позволило сократить число лицензий на 25%. Это дало разовую экономию в 300 тыс рублей и ежегодную экономию порядка 100 тыс. рублей.
Интересным является также реализованное "перекрытие" ERP- и MES-систем. Под "перекрытием" подразумевается использование данных, хранящихся в базе одной системы, в работе другой. Внедренная ERP-система является составной частью единой комплексной информационной системы комбината, включающей также MES-систему и SCADA/CAE-системы. Все контуры этих систем реализованы на основе СУБД Oracle, за счет чего обеспечивается их глобальная интеграция с одновременным соблюдением автономности каждого контура. В этом случае производственная информация, хранимая в БД MES-системы и применяемая для управления производством в режиме "реального времени", используется и в ERP-системе, например, для расчета себестоимости продукции. По мнению Анатолий Киселева, "благодаря идее перекрываемости вся специфика промышленного предприятия вынесена в отдельный модуль "первичный учет в основном производстве", разработку которого можно вести вне рамок ERP-системы. Это в свою очередь позволяет четко обозначить рамки ERP-системы и существенно упростить построение управления производством в рамках ERP, убрав из нее несвойственные ей функции оперативного технологического управления. Ведь именно попытка объединить в рамках ERP все функции управления производством является основной причиной многих неудачных проектов".
И, наконец, вполне естественно, что одним из основных эксплуатационных требований к внедряемой ERP-системе является гарантированная сохранность информации в центральной базе данных и минимальное время простоя системы. Для решения аппаратных проблем в процессе внедрения была разработана и реализована схема резервирования базы данных ERP-системы "Парус". "Это реализуется за счет параллельного функционирования резервного сервера и дополнительной рабочей станции, причем на резервном сервере хранится постоянно синхронизующийся архив базы данных и сама база данных. Базы данных ERP-системы и SCADA-системы, осуществляющей контроль потребления электроэнергии во всех основных точках предприятия, разделены по разным серверам и разным серверным процессам, что является причиной увеличения их производительности. Раз в сутки происходит архивация баз данных ERP и SCADA c последующим копированием архивов на резервный сервер и рабочую станцию ИТ-отдела, где они хранятся в течение месяца. В случае выхода из строя одного или всех "главных" серверов, это дает возможность доступа к последним архивным копиям обеих баз данных", - говорит Анатолий Киселев.
Результаты и планы
В результате проекта на предприятии унифицированы учетные процедуры и документооборот, достигнут 100%-ный контроль над всеми учетными процессами. В системе ведется раздельный учет реализации готовой продукции, по видам продукции и каждому клиенту, достигнута мгновенная выверка результатов. С внедрением "Паруса" на предприятии обеспечен надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств. Дебиторская и кредиторская задолженность контролируется в реальном времени, по каждому контрагенту, срокам образования и ответственным от комбината. С помощью информационной системы достигнуто оперативное отслеживание товарных запасов и взаиморасчетов по договорам. Сокращены ненормативные запасы на складах за счет анализа товарно-материальных ценностей без движения, с градацией по срокам хранения. На предприятии сформирована политика продажи ненужных ТМЦ (неликвидов) со сроком хранения, превышающим нормативный срок. (Это, в числе других мер, позволило только в феврале этого года продать неликвидов с перевыполнением плана на 1,5 млн руб.).
По мнению Александра Дугельного, внедрение "ядра" ERP-системы позволило не только автоматизировать конкретные бизнес-процедуры отдельных служб и подразделений комбината, но и решить ряд управленческих задач на уровне всего предприятия в целом. Значительно cократилось время получения отчетности, благодаря чему руководство предприятия сегодня имеет возможность оперативно получать всю необходимую информацию для принятия управленческих решений. Использование информационных технологий класса ERP значительно повысило управленческую культуру сотрудников предприятия. "На настоящий момент это уже не просто комплексная система автоматизации деятельности Новосибирского оловянного комбината в различных его проявлениях, а мощный и перспективный инструмент ведения бизнеса", - отмечает Александр Дугельный.
На предприятии в ERP-системе сегодня помимо вышеупомянутых задач (коммерческий, складской, бухгалтерский учеты, управление персоналом, управление финансами) решаются такие задачи, как учет в непрофильном производстве и первичный учет в основном производстве. Единая интегрированная база в ERP создала предпосылки для реализации комплексной аналитики, направленной на принятие глобальных управленческих решений (автоматизированное рабочее место директора), а это - еще один инструмент снижения затрат и издержек.
Несмотря на то что в рамках проекта сделано уже достаточно много, сотрудники ИТ-отдела планируют доработку контуров "Первичный учет", предназначенного для автоматизации технологического учета в основном производстве, и "Планирование и бюджетирование". В перспективе, с помощью ERP-системы предполагается решить задачу управления издержками и ведения учета во вспомогательном производстве, управления автотранспортом и технико-экономическое планирования. Также на предприятии рассматривается возможность внедрения и использования еще одного модуля системы управления "Парус" - "Управление деловыми процессами" для управления регламентами и отношениями с клиентами.
