Корпорация "УРАЛСИБ" была образована в результате интеграции бизнесов ФК "НИКойл" и банковской группы "УралСиб". Это крупный финансовый институт, как по совокупным активам (в 2004 году - 8,5 млрд. долл.), так и по масштабам филиальной сети, насчитывающей более 500 точек продаж в 74 регионах России. С ростом корпорации увеличивались масштабы процессов управления персоналом, в связи с чем и возникла необходимость их автоматизации.
Предпосылки внедрения единой системы
С 2000 года руководство "УРАЛСИБа" начало реализовывать модель многопрофильной финансовой корпорации. Бизнес развивался путем присоединения к корпорации крупных компаний, в каждой из которых, естественно, существовала своя методология администрирования кадров и расчета заработной платы. "В каждом случае присоединения новой компании приобретается, во-первых, персонал, обладающий уникальной корпоративной культурой, и, во-вторых, юридическое лицо со своей системой расчета заработной платы и кадрового учета", - говорит Светлана Павленко, исполнительный директор, руководитель функционального направления управления персоналом корпорации "УРАЛСИБ".
Сложная территориально распределенная структура "УРАЛСИБа" и наличие множества филиалов привели к тому, что управленческая структура в области HR далеко не всегда соответствовала юридической структуре корпорации, отсутствовали единые классификаторы и унифицированные штатные расписания, не было привязки сотрудников к системе управленческого учета.
Кроме того, информационные системы, которыми пользовались кадровые службы входящих в корпорацию компаний, сильно различались. В каждом таком юридическом лице в отношении HR производился двойной ввод данных - в локальные HR-системы и в бухгалтерские программы для расчета заработной платы. Поэтому работникам кадровых служб приходилось, по сути, дублировать данные: сначала вводить их в одну систему, а потом заново - в другую.
В таких условиях было сложно обеспечивать руководство корпорации своевременной и достоверной отчетностью по персоналу, отслеживать и транслировать на филиалы изменения в управленческой структуре, то есть быстро адаптировать кадровую политику в соответствии с изменениями в бизнесе. Отсутствие единой HR-системы также увеличивало трудозатраты на управление персоналом.
Цели проекта
Построение единой интегрированной информационной среды для обеспечения процессов
управления персоналом стало закономерным этапом реализации стратегии "УРАЛСИБа",
направленной на повышение качества управления, прозрачности бизнеса и инвестиционной
привлекательности. Корпорация была нацелена на применение самых современных
средств автоматизации, поэтому в качестве платформы для создания системы управления
персоналом ФК "УРАЛСИБ" выбрали решение семейства mySAP ERP HCM. Исполнителем
проекта стала компания IBS.
Главные цели, которые ставились при реализации проекта: снижение трудоемкости учета трудовых ресурсов, снижение затрат на управление персоналом и структурой корпорации, а также повышение эффективности принимаемых управленческих решений за счет оперативного и наглядного представления аналитической информации.
По словам Джомарта Алиева, первого вице-президента корпорации "УРАЛСИБ", для финансовой структуры персонал - один из главных ресурсов и факторов успеха. "От того, насколько эффективно мы управляем персоналом, насколько объективно и регулярно осуществляются учет рабочего времени и расчет заработной платы, зависит работа всей корпорации. И внедрение автоматизированной системы управления персоналом заложит реальный фундамент, который сможет обеспечить дальнейшее развитие корпорации. Автоматизация HR-функций играет важную роль в капитализируемости нашего бизнеса", - говорит Джомарт Алиев.
Ход проекта
Проект был реализован за семь месяцев, а в течение последующих трех месяцев продолжалась опытно-промышленная эксплуатация системы. "В состав рабочей группы со стороны корпорации "УРАЛСИБ" входили сотрудники отдела по работе с персоналом. Можно сказать, что практически все сотрудники этого отдела участвовали в реализации проекта - кто-то давал интервью, кто-то делал аналитику, кто-то принимал участие в принятии решений", - рассказывает Светлана Павленко.
В ходе реализации проекта все филиалы корпорации были объединены централизованной системой управления персоналом. В "УРАЛСИБе" также ввели единую методологию расчета заработной платы и организации оплаты труда, управления и контроля рабочего времени, унифицировали процессы кадрового администрирования. Наряду с этим была сформирована централизованная система управления персоналом филиалов, унифицированы и полностью контролируются процессы управления персоналом, повысилось качество отчетности и оперативность ее получения.
Благодаря системе автоматизирована связь между службой управления персоналом, финансовой и бухгалтерской службами, появилась возможность контролировать доступ к данным и распределение бизнес-функций между сотрудниками различных служб. "Данные по персоналу требуются не только отделу по работе с персоналом, они нужны всем структурам и модулям корпоративной информационной системы, - подчеркивает Светлана Павленко. - А с учетом масштабов корпорации решить перечисленные задачи вручную было бы невозможно". Новая система позволяет контролировать и важнейшие процессы кадрового администрирования: замещение штатных должностей, продолжительность отпуска, окончание испытательного срока, окончание действия трудового договора и т. д.
Проблемы внедрения
"Во многом проект был первым для нас и для наших коллег, - говорит Светлана Павленко. - Поэтому что-то приходилось менять и корректировать по ходу его реализации. В частности, многое пришлось изменить в методиках расчета заработной платы". Непросто было пройти и переходный этап опытной эксплуатации, когда сотрудники около трех месяцев одновременно работали в двух системах - старой и новой. Люди не сопротивлялись появлению системы и новых правил работы, однако, по словам Светланы Павленко, некоторое недопонимание тем не менее возникало. Но здесь помогло доведение информации из центра до каждого из сотрудников, которым пришлось работать с системой. Специалисты центральной службы персонала проводили обучающие семинары для руководителей филиалов, кадровиков, сотрудников бухгалтерии, занимающихся расчетом заработной платы.
Результаты и планы
Сейчас новая система управления персоналом и структурой корпорации охватывает в общей сложности 63 юридических лица, включающих 225 филиалов, расположенных в 75 городах России. На сегодняшний день в каждом отделении установлено как минимум одно рабочее место mySAP ERP HCM. Система оперирует базами данных по персоналу, которые содержат 23 000 записей по 34 видам данных. По итогам проекта экономия средств за счет снижения трудозатрат на ведение учета и расчета заработной платы, а также за счет возможности управлять разовыми выплатами и сокращать трудозатраты на аудит систем оплаты труда, по оценке специалистов копрорации "УРАЛСИБ", превысит 1,2 млн. долларов в год.
"Задачи корпорации по управлению персоналом никогда не ограничивались ведением кадрового делопроизводства. Пока мы реализовали базовую функциональность системы - кадровое делопроизводство, организационную структуру, расчет заработной платы. Это 10% от возможностей системы, но без них нельзя двигаться дальше, - говорит Светлана Павленко. - Не имея первичных данных о персонале, нельзя говорить о его развитии, создании профилей компетенций, контроле затрат на персонал". Таким образом, первый этап проекта стал основой для наращивания дальнейших возможностей системы.
Сейчас в планах корпорации - реализация второго этапа проекта, который предполагает расширение функциональности системы в области стратегического управления персоналом, планирования и моделирования затрат. Благодаря mySAP ERP HCM станет возможным расчет показателей эффективности работы персонала, формирование профилей компетенции каждого сотрудника и планирование в соответствии с ними развития его карьеры и обучения. С помощью системы будет обеспечено управление мероприятиями и планирование командировок. Предполагается также ее интеграция с корпоративной системой дистанционного обучения, работающей сейчас отдельно. Второй этап проекта, в ходе которого будут реализованы эти функции, должен завершиться в январе следующего года.
