Гибкая система для гибкого бизнеса

На вопрос о том, какие стимулы побуждают отечественные предприятия внедрять комплексные системы, специалисты сейчас отвечают по-разному. Одни утверждают, что до сих пор здесь доминируют "стихийные факторы", другие уверены, что сегодня предприятия в России уже имеют долгосрочную стратегию развития. Думается, что в действительности мы достаточно часто наблюдаем некоторую промежуточную ситуацию. Редко случается, что формальным импульсом к началу работ по внедрению служат «пробелы», вдруг обнаруженные в практике управления компанией. Однако речь, как правило, не идет и о строгом расчете, выполняемом с перспективой на несколько лет вперед. Стимулом чаще становятся проблемы оперативной поддержки бизнеса. Преодолевая их и одновременно более детально знакомясь с внедряемым продуктом, заказчик уясняет для себя подходы к перспективным задачам.

Профиль клиента
Компания: «АСБ Рейтинг» Местонахождение: Москва Руководитель: Сергей Носов, директор по развитию бизнес-процессов Проблема: Внедрение современной ERP-системы

Профиль партнера
Компания: Columbus IT Partner Местонахождение: Москва Руководитель: Владимир Демин, президент Решение: Комплексное внедрение системы MBS—Axapta

Задача — заменить мотор

Когда компания «АСБ Рейтинг», один из крупнейших дистрибьюторов хозяйственных товаров в России, начала при помощи фирмы Columbus IT Partner внедрение системы Microsoft Business Solutions—Axapta, это определенно было связано именно с проблемами оперативной поддержки бизнеса. В то же время, говоря о длительности проекта, руководство «АСБ Рейтинг» вполне открыто и ответственно называет срок в три-четыре года. В отрыве от конкретных целей и в контексте нынешнего российского рынка такая перспектива может показаться достаточно долгосрочной: не секрет, что формально декларируемые сроки проектов для систем среднего класса сейчас измеряются месяцами. Однако, если столь большие сроки действительно основаны на глубоких объективных расчетах, оперировать ими не только целесообразно, но, пожалуй, и необходимо.

Columbus IT Partner http://www.columbus.ru

Columbus IT Partner — международный поставщик управленческих решений, имеет представительства в 27 странах мира. Основное направление бизнеса компании — консультационные услуги по выбору и внедрению корпоративных информационных систем. Ключевые продукты, продвигаемые Columbus IT Partner, — ERP-система Microsoft Business Solutions—Axapta и Microsoft Business Solutions—Navision. Российское представительство Columbus является восточно-европейским Центром экспертизы по системе Axapta и имеет самую обширную в России консалтинговую практику по этой системе.

Для "АСБ Рейтинг" замена системы предшествующего поколения, работающей в среде DOS, на Axapta во многом была продиктована принципиальной невозможностью обеспечивать информационной поддержкой даже самые основные бизнес-процессы. «Любая корпоративная система — это зеркало, отражающее бизнес-процессы компании, а наш старый продукт не позволял в полной мере реализовать текущие бизнес-процессы и создавать новые, — говорит директор по развитию бизнес-процессов «АСБ Рейтинг» Сергей Носов. — Кроме того, существовали и физические ограничения. Наша DOS-система могла хранить не более 2 млн транзакций, что соответствовало приблизительно 4 месяцам работы. Естественно, закрывать годовой баланс после трехкратного архивирования данных было очень сложно».

Но как бы серьезна ни была проблема, ее решение вряд ли напрямую сводится к поиску системы с наиболее адекватным для данного бизнеса готовым функционалом. Скорее речь здесь идет об оценке стандартного набора возможностей ERP-продукта, а также параметров базовых технологий, заложенных в его реализацию. Сергей Носов сравнивает задачи, стоящие на данном этапе внедрения, с заменой двигателя в автомобиле. Аналогом автомобиля при этом выступает бизнес компании, а под двигателем подразумевается информационная система. И двигатель в данном случае воспринимается даже не как агрегат, имеющий множество собственных параметров и конструктивных возможностей, а исключительно как средство повышения мощности.

На время выполнения первого этапа проекта изменения бизнес-процессов были целенаправленно «заморожены» — во избежание возможных проблем с «заменой мотора». По словам Сергея Носова, специалисты Columbus IT Partner и «ACБ Рейтинг», не меняя логики работы системы, сконцентрировались на «механическом» перенесении информационной поддержки бизнес-процессов «АСБ Рейтинг» со старой КИС в систему Axapta. Логическим завершением работ по «замене двигателя» должно было стать построение в «АСБ Рейтинг» системы управленческого учета и бюджетирования.

На сегодняшний день в результате первого этапа проекта в установленной системе Axapta поддерживается работа с заказами, закупками и складскими операциями — с одновременным отражением соответствующих операций в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете.

Уточним понятие «комплексное внедрение»

Здесь целесообразно вспомнить о временных рамках проекта и еще раз отметить, что в последнее время формально декларируемые сроки подобных работ имеют явную тенденцию к сокращению. Не в последнюю очередь это связано с тем, что многие предприятия (в основном, по нашим наблюдениям, из категории "среднего рынка") в настоящее время приступают к внедрению промышленных и уже хорошо обкатанных на российском рынке ERP-систем, имея у себя в арсенале готовые локальные рабочие места и достаточно функциональное ПО предшествующих поколений. Заметим, что поддержка 2 млн транзакций, с которыми, напомним, способна была справляться старая система, в принципе предполагает наличие достаточно развитых возможностей. Также примем во внимание, что системы на базе DOS в российском среднем и даже крупном розничном и дистрибьюторском бизнесе имеют, пожалуй, самую долгую и богатую историю в сравнении с другими отраслями (если, конечно, не брать в расчет системы для военных применений). Данный рынок в известном смысле консервативен, и DOS-системы здесь совершенствовались вплоть до возможности их интеграции с Интернет-приложениями, о чем мы в свое время также рассказывали. В результате «механический», не затрагивающий бизнес-процессы перевод предприятия с подобных систем на современную ERP действительно может происходить достаточно быстро. И тем более это справедливо в том случае, когда на возможность изменения процессов на предприятии наложены жесткие административные ограничения.

Когда подобную миграцию называют комплексным внедрением, с формальной точки зрения в этом практически нет никакого лукавства. Речь ведь действительно может идти пусть и только об оперативной, но все же комплексной автоматизации бизнеса, реализованной в системе, которой еще недавно на предприятии вообще не существовало. В нашем случае «замена двигателя» также не затянулась: срок выполнения работ не превысил пяти месяцев.

Что же касается законченного к сегодняшнему дню этапа, посвященного информационной поддержке управленческого учета, а также продолжающихся работ по автоматизации бюджетирования, то здесь аналогия с заменой мотора уже не столь прямая. На этой фазе услуги бизнес-консалтинга, предлагаемые компанией Columbus IT Partner, востребованы уже в явном виде. Более четко в этом случае проявилась и необходимость в формировании совместной проектной команды. «У нас была сформирована группа, состоящая из ключевых пользователей бизнес-процессов и сотрудников Columbus, — говорит Сергей Носов. — В ходе многочисленных интервью, организованных специалистами Columbus, наши сотрудники получили достаточно ясное видение функционала внедряемых модулей информационной системы. Это видение в конце концов обрело форму ТЗ — документа, обращенного к профессионалам, адаптирующим систему под требования конкретного бизнеса».

Пока мы говорили только о первой стадии проекта, которая пока длится чуть более года. Вместе с тем, как было отмечено, проект рассчитан на достаточно длительный срок, а значит, большую часть работ еще предстоит сделать.

Сила и слабость дистрибуции

Прежде чем рассказывать о проекте дальше, поясним, какие особенности характерны для дистрибьюторского бизнеса. Сергей Носов в числе прочего отмечает, что перенасыщение складских площадей в дистрибуции не столь критично, как, например, в промышленности, — проводя целенаправленную работу со стоковыми товарами, дистрибьютор может быстро решить возникшую проблему излишков запасов. Соответственно преимущество дистрибьюторского бизнеса состоит в потенциальной гибкости, возможности конфигурировать бизнес быстро и в широких пределах. И роль «смазки», снижающей инерционное сопротивление бизнеса такому переконфигурированию (продолжим автомобильную аналогию), во многом играют информационные технологии.

С другой стороны, дистрибьюторскому бизнесу, как никакому другому, необходимо постоянно доказывать собственную значимость в цепочке управления товарными потоками, конечными звеньями которой выступают производитель и потребитель. Доказывать же это, как мы хорошо знаем, в современных условиях становится все сложнее, а возрастающая сложность опять-таки связана с развитием методологического и программного обеспечения, которые в совокупности способны сильно приблизить друг к другу производство и розничную торговлю. Например, активно обсуждаемое в компьютерной прессе направление, связанное с управлением цепочками поставок (Supply Chain Management, SCM), во многом являясь концепцией информатизации, предполагает в то же время существенное упрощение прямого взаимодействия между поставщиком и розницей. Иными словами, с помощью оптимально спланированных алгоритмов информационного обмена удается перестроить и бизнес-процессы в цепочке поставок. Например, производитель может взять на себя заботу о пополнении складов своего партнера по рознице. В этом случае он самостоятельно определяет необходимость в подсортировке того или иного товара, его оптимальном количестве и, исходя из этого, планирует собственное производство.

Дистрибьюторская компания, всегда находясь между производителем и розницей, на активизацию их прямого взаимодействия вынуждена также реагировать весьма активно, например, реализуя те или иные услуги — чисто информационные, логистические, услуги по консолидации заказов и т. д. Востребованность таких услуг в цепочке производитель — розничный продавец — потребитель максимальна именно сегодня. И в подобных инициативах дистрибьюторам может помочь их уже упомянутое неоспоримое преимущество — гибкость.

Задачи на перспективу

Представители «АСБ Рейтинг» признают, что перечисленные проблемы в дистрибьюторском бизнесе действительно существуют. «Практика нашей отрасли показывает, что дистрибьютор становится лишним, если он не оказывает качественных услуг на большой территории, если поставщики и розница реально не заинтересованы в его работе, — утверждает Сергей Носов. — Более того, сейчас на рынке все чаще видны попытки производителей купить ту или иную дистрибьюторскую компанию, сделав из нее по сути проводника лишь одного брэнда — их собственного. Иногда такие шаги имеют очевидные негативные последствия для всего рынка. Чтобы выстоять на рынке в качестве самостоятельной компании, мы должны постоянно предлагать клиентам новые услуги — оптимальную упаковку, ассортимент, логистические схемы и т. д., выставляя их в качестве товара. Будучи, к примеру, крупнейшим поставщиком новогодних аксессуаров, «АСБ Рейтинг» имеет возможность заранее формировать заказы на их производство на ряде предприятий — наших поставщиков. Складских запасов в данном секторе на Россию просто не хватает. Все это, естественно, отечественной рознице трудно было бы осуществить напрямую. И это также можно рассматривать как перспективную услугу, которую необходимо совершенствовать и удешевлять — в том числе на базе информационных технологий. Другое дело, что востребованность тех или иных услуг, предлагаемых дистрибьютором, изменяется очень быстро, и планировать их, как планируется деятельность внутри компании, вряд ли возможно. Если вчера узким местом цепочки был ассортимент, то сегодня им может стать логистика".

При построении логистической цепочки наиболее остро стоит задача организации взаимоотношений с клиентами компании. В рамках автоматизации этого процесса сейчас в компании «АСБ Рейтинг» разрабатывается CRM-технология. Ее реализация предусмотрена на следующем этапе внедрения, включающем освоение CRM-модуля MBS—Axapta.

Отметим, что «АСБ Рейтинг» развивает собственную розничную сеть, построенную, между прочим, на Navision Attain. Работа этой сети детально отслеживается — в том числе и с целью прогнозирования спроса на различные предлагаемые «АСБ Рейтинг» продукты.

Понятно, что все эти факторы имеют самое непосредственное отношение к информационной системе, к ее деталям, тесно привязанным к специфике бизнеса. Другими словами, на этом этапе привычный рекламный слоган «гибкая система» наполняется конкретным значением. В рассматриваемом нами случае заказчик должен быть уверен, что всегда сможет реализовать ИТ-поддержку необходимых новых сервисов, в том числе и таких, о которых в начале внедрения, скорее всего, никто и не думал.

Решив наиболее острую проблему "замены двигателя", уже можно начать детально разбираться в его дополнительных — по сравнению со старой моделью — возможностях. «Axapta — это конструктор, позволяющий внести существенный вклад в оптимизацию и развитие бизнеса, каким бы путем ни шел соответствующий процесс, — признает Сергей Носов. — Другой вопрос, что это конструктор непростой, им надо уметь пользоваться. Многие компании сегодня, я думаю, просто не готовы к работе с ним».

Среди конкретных задач на перспективу, по словам Сергея Носова, в первую очередь выделяется автоматизация оформления заказов. «У нас данная процедура достаточно сложна, на нее уходит порядка трех суток, а это в ближайшем будущем может обернуться серьезным проигрышем в конкурентной борьбе за предоставление необходимой рынку услуги, — говорит руководитель. — За счет оптимизации процессов и внедрения соответствующих модулей MBS—Axapta нам бы хотелось сократить этот срок до 24 ч».

Достичь этого не в последнюю очередь предполагается благодаря автоматизации работы торгового представителя «в поле», или, выражаясь техническим языком, внедрения мобильных рабочих мест на платформе КПК и реализации соответствующей программной логики в Axapta. Достаточно перспективным направлением в рамках данного проекта руководство «АСБ Рейтинг» считает внедрение функций так называемого автозаказа. Речь идет о прогнозировании продаж и методах формирования специальных отчетов, позволяющих маркетологам в случае необходимости вносить определенные коррективы в прогнозы. Частью функций автозаказа является также логика подсортировки необходимых товаров через многоуровневую систему оптовых складов компании «АСБ Рейтинг».

Кроме того, в настоящее время ставится задача организовать взаимодействие с рядом VIP-клиентов на базе корпоративного портала, также основанного на MBS—Axapta. Предполагается, что с помощью такого портала сотрудник компании сможет не только оформить заказ, но и получить необходимую маркетинговую информацию — это может быть ретроспектива заказов на данный товар, динамика его продвижения в отдельных регионах, спрос на сопутствующую продукцию и т. д.

Характерно также, что в настоящее время в «АСБ Рейтинг» работает отдельная группа бизнес-аналитиков, задача которых, по словам Сергея Носова, состоит в том, чтобы выделять в работе компании узкие места на уровне более высоком, чем «механика» отдельных бизнес-процессов. Выдача обоснованных рекомендаций, касающихся повышения эффективности деятельности компании в конкретных условиях, также входит в задачи данного коллектива. Активно ведущаяся в настоящее время работа по формированию ключевых показателей результативности (KPI) призвана поставить деятельность группы бизнес-анализа на рельсы апробированных методологий.

Разумеется, примеры управленческих инноваций, равно как и перспектив их автоматизации, можно приводить и дальше. Но, вероятно, важнее будет обозначить общие идеи будущего развития и перечислить основные направления дальнейшей автоматизации в «АСБ Рейтинг», в частности, следующие:

• совершенствование эффективности и качества предоставления существующего в компании спектра услуг;
• анализ корпоративных данных с целью выявления потребности в новых услугах, которые способна предоставлять рынку дистрибьюторская компания;
• разработка адекватной информационной поддержки, сопутствующей реализации новых сервисов.

Еще раз подчеркнем, что выявлять потребности в новых услугах даже при наличии мощного подразделения бизнес-аналитиков можно лишь в ограниченной временной перспективе. В дальнейшем потребуются нововведения, предсказать развитие которых сегодня просто невозможно. И без уверенности в потенциальных возможностях системы MBS—Axapta как универсального конструктора бизнес-приложений строить долгосрочные планы развития бизнеса для «АСБ Рейтинг» было бы затруднительно. «Развивая тесное партнерство с Columbus IT Partner в области консалтинга по ИТ и по бизнесу, мы рассчитываем сотрудничать еще в течение длительного времени», — утверждает Сергей Носов.

«АСБ Рейтинг» http://www.hoztorg.ru

Дистрибьюторская компания, созданная в 1993 году, специализируется на поставке и продаже на российском рынке хозяйственных и сопутствующих товаров для дома. Все поставляемые «АСБ Рейтинг» товары представлены, как правило, известными европейскими производителями. «АСБ Рейтинг» работает с немецкими компаниями Coronet, Fackelmann, Korona, Tesa, Friedola и Gies, нидерландскими Curver и Multy, швейцарской Wida, словенской Paloma, испанскими Nupik, Rayen и San Ignacio, французскими Franco Belge, Line и Pyrex, итальянскими Scab и Speedy Clean, шведской Rorets. Клиенты компании — международные торговые сети «Рамстор», Меtro, Аuchan, Marktkauf, крупнейшие российские сетевые торговые структуры «Седьмой континент», «Перекресток», «Мульти» и «Патэрсон».