ОАО «Электросвязь» — одно из старейших предприятий Иркутского региона, оно предоставляет услуги связи уже свыше 130 лет. История компании началась 1 января 1864 года, когда генерал-губернатор Восточной Сибири отправил в Санкт-Петербург Государю Императору депешу с новогодним поздравлением. Ответная телеграмма была получена через 17 часов.
Сегодня региональный оператор ОАО «Электросвязь» предоставляет все услуги электросвязи на территории Иркутской области. Для этого компания располагает разветвленной сетью филиалов во всех городах и населенных пунктах области, площадь которой почти в полтора раза превышает территорию Франции. Подобная территориально распределенная структура обусловила важность создания информационных систем во всех подразделениях компании.
Реальная же картина автоматизации отделений Иркутской «Электросвязи» на тот момент выглядела очень пестро. Какие-то предприятия не имели автоматизированных систем вообще, а кто-то пользовался бухгалтерскими программами, разработанными силами местных программистов. Наиболее продвинутые в вопросах автоматизации отделения самостоятельно приобретали и внедряли современные системы, например, решения от корпораций «Галактика» и «Парус».
Неудивительно, что в результате в отделениях «Электросвязи» применялись и различные методологии ведения бухгалтерского учета. Информацию, которая приходила в центральный офис даже на бумажных носителях, зачастую было крайне затруднительно сопоставить с аналогичной информацией из других филиалов. Например, в одном и том же отчете могли быть отражены различные операции на одних и тех же счетах. На разнородности отчетов сказывалось и то, что в одних филиалах доминировали чисто бухгалтерские решения, а в других — экономическо-управленческие.
Попытки консолидировать эту информацию изначально были обречены на провал. Разнородность или отсутствие систем автоматизации бухгалтерско-экономической работы и принципиальные различия между методиками учета (как в качественном плане, так и по глубине охвата) и послужили основными предпосылками к началу внедрения единой корпоративной информационной системы.
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Проблема: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Число сотрудников: Решение: |
Первый тендер
«Еще в 1995 году, когда я только начал работать в этой должности, у нас появился представитель компании SAP, предлагавший свои услуги, — вспоминает Виктор Филиппович Полещук, заместитель директора компании «Электросвязь» Иркутской области. — Я спросил, есть ли опыт внедрения. Мне назвали Челябинск, но там все было только на стадии внедрения. Во-вторых, сыграла роль стоимость продукта, она была просто космической. Кроме того, стоимость сопровождения была сопоставима с первоначальной стоимостью системы». Поэтому, когда в 1997 году компания стала выбирать решения для своей корпоративной информационной системы, то рассматривались отечественные пакеты, в первую очередь «Галактика» и «Парус». К решениям на базе «1С» в то время относились как к системе, которая широко распространена на малых предприятиях, но потребности такого предприятия, как «Электросвязь» Иркутской области, удовлетворить не в состоянии.
В ходе тендера мнение комиссии разделилось. И у «Паруса», и у «Галактики» было одинаковое количество баллов. Но корпорация «Парус» была представлена в регионе своим иркутским партнером — научно-производственной фирмой «Форус», которая к 1998 году была к тому же одной из сильнейших ИТ-компаний региона. Видимо, это и определило окончательный выбор решения на основе системы «Парус». «Нам было сказано, что договор с нами заключается потому, что заказчика интересует не только бухгалтерский учет, но еще и управленческий», — вспоминает Сергей Цодиков, генеральный директор «Форус».
| Научно-производственная фирма «Форус» http://www.forus.ru |
| Основана в январе 1992 года, занималась разработкой и внедрением собственного ПО, в том числе программ для ЖКХ. Сегодня сфера деятельности компании — поставка делового ПО; разработка и внедрение бухгалтерского, налогового и управленческого учетов; внедрение систем класса MRP, аналитических управленческих систем; обучение пользователей. «Форус» имеет статусы Microsoft Certified Partner и регионального партнера "1С" (дистрибьютора, франчайзи, авторизованного учебного центра). «Форус» имеет партнерскую сеть, охватывающую Иркутскую область, часть Читинской области и Бурятии. В штате компании более 60 сертифицированных специалистов. |
В рамках первой стадии внедрения системы на платформе «Парус» было начато экспресс-обследование предприятия. Однако как раз в это время было объявлено о слиянии компании «Парус» и корпорации «Галактика», что немного затормозило процесс. А затем наступил кризис 1998 года, и проект был остановлен. Причины, вынудившие «Электросвязь» пойти на этот шаг, заключались в изменившемся после кризиса соотношении рублевых и долларовых цен. В результате оказалось, что стоимость контракта с «Парусом» превышает финансовые возможности компании, и «Электросвязь» была вынуждена объявить повторный тендер.
Второй тендер
К участию во втором тендере представители «Электросвязи» пригласили уже знакомые им компании, но или в новом качестве или с новыми предложениями: это были «Галактика», «Парус» и та же иркутская компания «Форус», только на сей раз уже как партнер компании «1С». Дело в том, что к 1999 году компания «Форус» по ряду причин прекратила партнерские отношения с корпорацией «Парус», переориентировавшись на решения «1С». Однако к решениям на платформе «1С» у «Электросвязи» оставалось скептическое отношение. Кроме того, несмотря на то, что проект с «Парусом» не был доведен до ощутимого результата, в него уже были вложены средства. Поэтому среди менеджмента «Электросвязи» существовало мнение, что проект следует продолжить, чтобы сделанные инвестиции были не напрасны.
Чтобы доказать состоятельность своего предложения, специалисты «Форус» предложили провести тестовые испытания на реальных данных. «Представители «Галактики» сказали, что им на эту работу нужен месяц, а нам потребовалось примерно четыре дня, — рассказывает Сергей Цодиков. — За это время мы ввели данные из биллинговой системы в бухгалтерскую и выдали всю эту информацию. Это произвело впечатление на службу АСУ. Потом мы настроили сервер, сняли скоростные характеристики удаленного доступа к системе. Буквально за неделю мы показали работоспособность платформы».
«Когда система на платформе «1С» была протестирована на быстродействие, на возможности выделенных рабочих мест и расширения, то на окончательный выбор повлияло и то, что мы уже знали фирму «Форус», которая будет это решение сопровождать. Мы стремились минимизировать организационные проблемы, на которые уходит в таких проектах до 90% всех усилий», — говорит Виктор Полещук.
Превратности внедрения
Прежде всего необходимо было выявить и снова проанализировать требования предприятия. «Это был самый большой камень преткновения, который у нас возник, — признается Виктор Полещук. — Все хотели разного, выразить эти пожелания, а уж тем более их формализовать, было очень сложно. Все это было скорее на уровне эмоций. И здесь мы сильно затормозили».
А необходимо было четкое ТЗ. Для этого специалисты «Форус» выделили точки приложения усилий, или, как они их называют, ФРМ — функциональные рабочие места. Со стороны заказчика были выделены сотрудники в качестве экспертов по конкретным участкам работы. На основании их знаний был описан график документооборота, составлен реестр операций, выполняемых на предприятии, реестр отчетов, которые должны получаться на рабочих местах, и все это было сведено в единое описание.
График и сроки работ были достаточно напряженными. Первый срез информации по дирекции был получен в феврале–марте 1999 года. Эта информация была передана в два подразделения, с тем чтобы они дополнили ее своими пожеланиями и уточнениями. На этой основе был составлен некий проект системы. Но к сентябрю ничего так и не было утверждено. Кроме того, на стадии выявления требований проявилась задача ведения раздельного учета доходов в разрезе различных видов деятельности. Появились смежные вопросы, и выяснилось, что на предприятии их некому решать.
Вот тут-то и было предложено для решения этих проблем создать в «Электросвязи» отдельный временный комитет — методологический совет, который, по сути, стал играть роль управляющего органа проекта. В него вошли ключевые сотрудники, каждый из которых мог что-то привнести в проект: главный бухгалтер, заместитель директора компании, представители ИТ-отдела. Вошли в него и специалисты компании «Форус». Перед ними стояла инженерная задача проектирования системы на основании полученных данных. «Хотя «Форус» и старается подчеркнуть, что они делали то, что мы хотели, тем не менее они к этому процессу относились неформально и вносили свой вклад. Они подсказывали, какие существуют типовые решения, какие решения они уже использовали в других проектах и как будет лучше», — говорит Виктор Полещук. Это не было полноценной работой по проведению реинжиниринга предприятия, хотя такие попытки делались. Но в итоге были выработаны единые подходы к построению системы в виде требований и документации.
Развертывание системы
Однако в мае 2000 года, перед самым началом внедрения, неожиданно возникла критическая ситуация. Дело в том, что решение для бухгалтерии нельзя внедрять в произвольный момент времени. Ближайший подходящий период для внедрения бухгалтерского учета был 1 июля, а следующий только 1 января. Чтобы успеть к июлю, нужно было начинать немедленно. В этой ситуации руководство «Электросвязи» приняло решение о начале внедрения и обеспечило скорейшее утверждение и согласование необходимых для этого документов.
В середине мая 2000 года началась адаптация и программирование системы под требования «Электросвязи». Созданная система получила название «Автоматизированная система бухгалтерского учета ОАО «Электросвязь». 1 июля было начато внедрение опытного макета автоматизированной системы (версии 1.0) в филиале города Шелехов. За основу была взята типовая конфигурация «1С:Бухгалтерия 7.7», редакция 3.1. В ней был переписан план счетов, исходные шаблоны заполнены другим содержанием, вместо типовых документов, функционировавших не так, как требовалось «Электросвязи», подготовлены новые. В период с июля по сентябрь система прошла опытную эксплуатацию, подверглась доводкам и доработкам и в октябре (в версии 1.5) была сдана в промышленную эксплуатацию.
Когда все настройки системы были завершены, встал вопрос о тиражировании решения в филиалах «Электросвязи». И тут выяснилось, что в одном из городов области уже была самостоятельно внедрена крупная система, которая, по мнению сотрудников этого филиала, вполне справлялась с поставленными задачами и отвечала корпоративным требованиям. Для решения вопроса была сформирована комиссия, в которую вошли инженер Дирекции «Электросвязи» и представитель компании «Форус». В ее задачу входило сравнение двух систем на уровне детальных операций. Сравнение показало, что «Автоматизированная система бухгалтерского учета ОАО «Электросвязь» обеспечивает такой же функционал, что и более дорогостоящая система, уже внедренная в филиале. В итоге было принято решение о том, что нецелесообразно поддерживать разнородные системы, тем более что это вызывает ряд проблем при консолидации информации. А к тому времени в «Электросвязи» уже ставили задачу типизации не просто отчетных документов, но и всей информации в системе.
Если на стадии разработки рабочего макета системы основные задачи решались силами программистов и инженеров компании «Форус», то на этапе развертывания системы акцент сместился, и основные трудности пришлось решать методологическому комитету. «Мы организовали администраторов первого и второго уровня, которые занимались внедрением, — вспоминает Виктор Полещук. — Первый уровень — это те, кто занимался этими вопросами в целом в масштабе корпорации, а второй — по филиалам».
Прежде чем довести систему до пользователя, была создана сеть администраторов второго уровня. Одновременно на базе администраторов первого уровня в Иркутске был создан центр компетенции, который поддерживал администраторов филиалов. Кроме того, в центре компетенции прошли обучение все ключевые пользователи. Только после проведения этой подготовки компания смогла приступить к массовому развертыванию системы.
Был сформирован план, в соответствии с которым определялась стратегия развертывания, сроки и критерии результативности. Стратегия предполагала внедрение системы в группах из пяти филиалов. Если в филиалах возникали проблемы, то администраторы обращались в центр компетенции в Иркутск. Если вопрос не снимался центром компетенции, то привлекались специалисты компании «Форус».
Когда система была сдана в промышленную эксплуатацию, ее конфигурация примерно на 99% соответствовала требованиям методического совета «Электросвязи». Но через какое-то время застывшая конфигурация стала расходиться с требованиями предприятия. Поэтому была проведена серия проектов по доработке системы и поддержанию ее в актуальном состоянии. Был создан совет конфигурационного управления, в задачи которого входило накапливать изменения и дополнения к системе, утверждать их и только после этого выделять их в отдельный проект. На сегодня в текущей версии системы от типовой конфигурации осталось не более 20—30%.
Эффективность
Внедрение автоматизированной системы позволило всей компании «Электросвязь» перейти на принципиально другой уровень бухгалтерского учета. Например, переход на новый план счетов несколько лет назад в старой разнородной системе вызвал бы массу затруднений. Пришлось бы привлекать дополнительных программистов, так как в каждом филиале этот переход проводили бы самостоятельно и в разное время. Все это могло повлечь за собой ошибки и проблемы с совместимостью. Сегодня, выполнив модернизацию продукта в центральном офисе, эти изменения легко растиражировать по филиалам области. «Система позволяет нам делать изменения в сфере бухгалтерского учета и элементов управленческого учета централизованно, на высоком уровне, одновременно и однотипно, — отмечает Виктор Полещук, — уже не говоря о том, что повысилось качество самого учета и сократилось количество работников. У нас произошло очень серьезное сокращение в период реорганизации и укрупнения филиалов». По данным «Электросвязи» Иркутской области, ежегодно объем доходов компании растет примерно на 25% и одновременно на 5% падает численность персонала.
Сегодня в «Электросвязи» считают, что смогут окупить затраты на адаптацию и развертывание системы в компании и в филиальной сети в течение полутора лет — во-первых, за счет сокращения персонала, во-вторых, за счет того, что уменьшилось количество бухгалтерских ошибок, которые влекут за собой штрафные санкции. «Я бы добавил сюда еще и централизованную поддержку системы, — говорит Виктор Полещук. — Если бы разные системы в филиалах постоянно сопровождали местные специалисты, это была бы огромная головная боль. Представьте себе, что могло бы случиться, если, к примеру, пять филиалов обратились бы в критических ситуациях за поддержкой в разные фирмы. А сегодня мы сопровождаем систему целиком централизованно из Иркутска».
Одним из требований «Электросвязи» в проекте было то, что систему передают на сопровождение ИТ-службе заказчика. «У нас достаточно высокая квалификация ИТ-работников, — утверждает Виктор Полещук. — Кроме того, всегда есть опасность негативных последствий, когда попадаешь в зависимость к внедренческой компании». Сейчас группа поддержки состоит из четырех администраторов и одного разработчика. Эта пятерка полностью обслуживает всю информационную систему «Электросвязи» по Иркутской области. Причем численность персонала обусловлена в первую очередь не столько необходимостью постоянной поддержки системы, сколько соображениями надежности и взаимозаменяемости сотрудников в нештатных ситуациях. За счет централизованного управления и снижения требований к администраторам второго уровня и инженерам в филиалах удалось существенно облегчить задачу подбора персонала в небольших населенных пунктах области.
Перспективы
Сегодня перед специалистами компании «Форус» стоит задача объединения данных из различных информационных систем в единое пространство. Так получилось, что в «Электросвязи» задачи биллинга решает одна система, бухгалтерский учет ведется в другой, а бюджетирование — в третьей. Для решения поставленной задачи предполагается создать единую систему хранения данных. С ее помощью пользователи компании-клиента смогут самостоятельно по индивидуальному запросу выбирать из этого хранилища необходимую отчетность и на ее основе формировать требуемые отчеты. Этот проект под названием «Создание системы произвольной управленческой отчетности» должен быть завершен к концу года.
| ОАО «Электросвязь» Иркутской области http://www.esir.ru |
| История предприятия насчитывает более 130 лет, оно относится к числу старейших в Иркутском регионе. В нынешнем виде ОАО «Электросвязь» образовано в 1994 году в результате приватизации ГПСИ «Россвязьинформ». Сегодня «Электросвязь» предоставляет услуги телефонии, в том числе с использованием технологий передачи данных ISDN и ADSL, услуги доступа в Интернет, а также кабельного телевидения. Со 2 декабря 2002 года главная телекоммуникационная компания Иркутской области стала региональным филиалом ОАО «Сибирьтелеком», управление которым осуществляется из Новосибирска. |
