Не знаю, где и когда был изобретен метод прямых продаж, — вероятно, его история уходит в глубокую древность. Суть метода такова: компания-производитель продает небольшие партии товара предпринимателям-индивидуалам, а те, в свою очередь, продают товар непосредственно конечным потребителям. Кроме того, выполняющие роль промежуточного звена предприниматели могут также заниматься и рекрутированием, то есть привлекать в ряды распространителей продукции новых людей, получая потом процент от их деятельности.
Недавно мне довелось увидеть работу такого предпринимателя. Он оказался пассажиром маршрутного такси, в котором я ехала к метро воскресным вечером. Из черной папки, на которой тиснением было выведено слово Oriflame, он достал что-то небольшое в упаковке, также с фирменной надписью Oriflame, и передал его сидящей рядом женщине, вероятно, своей знакомой. Сразу произошел расчет, и молодой человек, рекламируя продукцию фирмы, протянул своей покупательнице красочные каталоги, чтобы она выбрала что-то еще. Женщина, одетая по православному обычаю — в длинную темную юбку и головной платок, действительно что-то выбрала и сделала заказ на следующую покупку. У молодого человека в папке нашелся и небольшой калькулятор, с помощью которого он что-то тут же начал подсчитывать. Вскоре женщина вышла, а молодой человек продолжил подсчеты, время от времени отвечая на звонки по мобильному телефону.
В нашей стране метод прямых продаж используют некоторые западные фирмы, в частности, косметическая компания Oriflame, о которой и пойдет речь.
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Проблема: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Руководитель: Решение: |
Oriflame в мире и в России
Созданная в 1967 году в Стокгольме компания Oriflame сегодня превратилась в известный международный брэнд. Компания предлагает более 500 наименований парфюмерной и косметической продукции в полусотне стран мира. Свою экспансию на российский рынок компания Oriflame начала в 1992 году. В течение прошедших десяти лет компания активно развивалась и, по словам ее представителей, делала все возможное для того, чтобы условия обслуживания клиентов также развивались и выходили на новый уровень.
До 1996 года Oriflame вела продажи косметических средств обычным методом — через оптовиков. Затем она перешла к схеме прямых продаж, которая и сегодня остается для нее основным методом сбыта. Первый уровень распространителей своей продукции Oriflame называет консультантами. Они, не будучи штатными сотрудниками компании, покупают косметику либо для себя, либо для продажи конечным потребителям. Круг консультантов Oriflame очень широк — в мире их насчитывается порядка 1,3 млн. Впрочем, в бизнесе компании остается и небольшой процент оптовых поставок продукции в магазины. Но это очень узкий канал продаж.
Сегодня российское подразделение Oriflame включает 13 филиалов, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Казани, Воронеже, Екатеринбурге, Уфе, Ярославле, Самаре, Новосибирске, Краснодаре, Хабаровске и Иркутске. Кроме того, у компании здесь действуют пять сервисных центров. В 2000 году Oriflame открыла два филиала в Казахстане и Грузии. К настоящему времени открыты сервисные центры в Минске, Астане, Бешкеке, Ташкенте, Ереване и Улан-Баторе. В планах компании — открытие в России завода по производству продукции Oriflame.
Эволюция бизнеса и автоматизации
Метод прямых продаж очень сложен из-за системы скидок и бонусов. Имея в виду эту специфику, чешские программисты в свое время разработали для Oriflame уникальную систему учета продаж Orico. В ближайшем будущем ожидается выход новой версии этой системы, OriSales, на базе СУБД Oracle.
Для финансового учета, ведущегося отдельно от учета продаж, Oriflame изначально пользовалась системой Scala, которая в начале 1990-х работала еще под управлением DOS. Отметим, что многие отделения компании Oriflame по всему миру и сейчас работают с этой системой. Традиционно здесь использовались модули “Главная книга”, “Книга закупок” (расчеты с поставщиками), “Заработная плата”, “Основные средства”, а также “Консолидация”. Последний модуль трансформирует данные учета, получаемые из филиалов, в единую форму — это обусловлено тем, что наряду с ведением российской системы учета компания должна была отчитываться перед головным европейским офисом по международным бухгалтерским стандартам.
Сначала Scala была установлена в каждом филиале Oriflame как отдельная система. Потом условия лицензии были изменены, и система, установленная на сервере в московском офисе, стала единой для всех филиалов. Связь с центральным сервером поддерживалась через каналы Интернета. Новая схема оказалась намного удобнее — теперь менеджеры в Москве могли сразу видеть все действия филиалов. Здесь же, в центральном офисе, отчетные данные трансформировались в соответствии с международными финансовыми стандартами. “Пережили мы со Scala и деноминацию, и переход на евро для западной отчетности, — вспоминает менеджер по корпоративному учету Oriflame Наталья Саукова. — Позже мы стали вести западный учет в рублях тоже в системе Scala. Другими словами, учет в компании был автоматизирован хорошо. Однако с ростом числа филиалов система Scala начала давать сбои. Данные разных филиалов иногда конфликтовали друг с другом, строка проводки одного филиала могла непостижимым образом оказаться в отчете другого. Руководство Oriflame стало опасаться за целостность данных. Встал глобальный вопрос: куда двигаться дальше — внедрять ли следующую версию Scala или выбрать другой продукт".
При выборе решающими оказались два фактора. Первый — необходимость перехода на новую систему учета продаж OriSales, которая, напомним, базируется на СУБД Oracle. В то же время следующая версия Scala основана на СУБД Microsoft SQL Server. Второй фактор — внедрение в головном офисе Oriflame шведской ERP-системы IFS Applications (к слову, базирующейся на СУБД Oracle, как и OriSales).
Чаша весов склонялась в сторону IFS Applications, и в начале 2002 года российский офис Oriflame приступил к внедрению данной системы. Договор о внедрении был заключен с компанией "Корпоративные финансовые системы” (КФС).
| “Корпоративные финансовые системы” http://www.cfsystems.ru |
| Компания КФС основана в 2001 году на базе подразделения холдинга "Форс", с 1994 года осуществлявшего проекты по внедрению ERP-системы IFS Applications. КФС представляет в странах СНГ и Балтии шведскую корпорацию IFS, занимаясь, в частности, продвижением, поставками, локализацией и внедрением ERP-системы IFS Applications. У компании 11 партнеров в России, Белоруссии, Украине и Казахстане. |
Конечно, можно было выбрать следующую версию Scala, тем более что сотрудникам Oriflame — как в московском офисе, так и в филиалах — эта система была хорошо знакома. Можно было, в частности, разработать интерфейс, связывающий Scala и систему учета OriSales. Но руководство решило, что будет лучше, если финансовая система и система учета продаж будут базироваться на единой платформе. Специалисты московского офиса консультировались с представителями головного офиса Oriflame, стараясь учесть их опыт решения возникающих при внедрении проблем, и решили внедрять IFS Applications. “Мы рискнули, и получилось”, — констатирует Наталья Саукова.
Проект
“Нечасто встречается ситуация, когда заказчик идет на проект, как говорится, с открытыми глазами, четко понимает, в какие сроки и что ему нужно, и главное, какие усилия он сам должен приложить, чтобы проект был выполнен в срок, — утверждает Андрей Николаев, исполнительный директор компании КФС. — Проект предполагает совместную работу, и ни заказчик, ни партнер в одиночку этой задачи решить не могут. В Oriflame мы встретили полное взаимопонимание”. Благодаря такому оптимальному взаимодействию все работы были выполнены точно в срок — внедрение длилось полгода.
Первый этап проекта стал самым длительным. Он включал в числе прочего и знакомство исполнителя с заказчиком, и описание бизнес-процессов. “Наши консультанты принимали участие во многих проектах, однако каждый новый проект — это знакомство с новым бизнесом”, — отмечает Андрей Николаев.
На втором этапе уже заказчик детально знакомился с возможностями системы. Потом последовал короткий период согласования — была составлена спецификация, уточнялись задачи, которые предстояло решить в ходе внедрения.
На следующем этапе для специалистов Oriflame был организован тренинг. Это был ответственный момент: заказчик предъявил к тренингу жесткие требования. Занятия проходили в специально оборудованном зале, где собрались представители московского офиса и филиалов — будущие пользователи системы. Обучение охватывало все направления учета, как локального, так и корпоративного.
Последняя, самая ответственная фаза проекта — период опытной эксплуатации. Около полутора месяцев две системы (Scala и IFS Applications) эксплуатировались параллельно, у участников проекта была возможность сравнивать получаемые результаты. К этому времени в новую систему уже были занесены данные, все ее настройки также были уже подготовлены. На данную фазу внедрения всегда выпадает выявление множества ошибок, мелких несоответствий, вопросов, которые нельзя было учесть при предварительном планировании, а также спонтанно возникающих изменений в постановке задач. Это был период максимального напряжения сил и для заказчика, и для партнера. Далее новая система была передана в промышленную эксплуатацию, а специалисты КФС переключились на режим сопровождения.
Отладив систему в московском офисе, специалисты заказчика проводили ее внедрение в филиалах уже самостоятельно. “Как оказалось, в IFS Applications это делать несложно, — говорит Наталья Саукова. — За основу мы взяли то, что внедрено в московском офисе, а в филиалах внедрили лишь то, что им конкретно необходимо”.
С 1 октября 2002 года и московский офис, и все филиалы Oriflame начали вести учет в системе IFS Applications. “Этот октябрь наши партнеры, наверное, не забудут никогда, — вспоминает Наталья Саукова. — Это были ежедневные звонки, град вопросов". Определенные сложности были связаны с тем, что каждый месяц российская бухгалтерия “закрывается” на пятый рабочий день. Это пиковый период, когда в систему заносится самое большое количество проводок, а по иронии судьбы, это самое “закрытие” бухгалтерии зачастую приходится на праздники (в России практически все праздники бывают в начале месяца). Но специалисты компании КФС оказывали помощь заказчику и в праздничные дни. "Конечно, первое время было тяжело, потому что наряду с освоением новой системы приходилось заниматься повседневной работой, но благодаря серьезной поддержке со стороны наших партнеров мы эти осенние месяцы прожили благополучно", — подчеркнула Наталья Саукова. В настоящее время в системе работает 25 пользователей, со временем их число должно увеличиться.
Для заказчика было очень важно, что проект был окончен в срок, в начале осени, потому что зима для Oriflame — особенно насыщенный событиями и мероприятиями сезон. К тому же в конце осени компания составляет бюджет на следующий год, и в этот период на проект уже просто не хватило бы сил.
Анализируя полученный опыт
Подводя итоги проекта, отметим, что в Oriflame было внедрено классическое финансовое решение. Автоматизация охватила большую часть направлений деятельности компании, связанных с ведением российского учета, а также учет по западному стандарту. Проект как раз интересен тем, что все это выполняется в единой системе. Конфигурация IFS Applications в данном случае достаточно стандартна — внедрялись модули "Главная книга" (здесь, в частности, происходит трансформация данных для западной отчетности), "Расчеты с поставщиками", "Основные средства". На использование модуля "Основные средства" в данном случае следует обратить особое внимание, потому что расчет амортизации для налогового учета в российской и западной бухгалтерии осуществляется по-разному.
В целом IFS Applications построена по компонентной технологии, поэтому ее модификация, по словам специалистов из КФС, хотя и представляет собой большую и сложную задачу, но тем не менее достаточно хорошо регламентирована. А среда разработки, которая поставляется вместе с системой, в сочетании с открытыми кодами обеспечивает понятный, последовательный цикл модификации. Это очень важно, так как проблема частого изменения российского законодательства создает значительные трудности для разработчиков и поставщиков автоматизированных систем. Кстати, приспособить систему к изменению плана счетов, введенного в 2003 году, было нетрудно, так как здесь это один из стандартных элементов настройки. Другими словами, существенно трансформировать код нет необходимости, потому что все изменения учитываются обычной перенастройкой системы. Применительно к специфике бизнес-процессов Oriflame система IFS Applications оказалась весьма удачной, поэтому кардинальных изменений в ней не потребовалось.
Андрей Николаев обратил внимание на отношение руководства Oriflame к пожеланиям своих сотрудников в связи с модификацией системы. Как известно, иногда такие пожелания вызваны действительной необходимостью, но зачастую они носят вкусовой характер. Здесь важно четко определить, что по-настоящему необходимо сделать, а что следует попросту отвергнуть. "Наши заказчики очень трезво оценили ситуацию, и это не дало проекту расползтись и утонуть в мелочах, — говорит Андрей Николаев. — Мы сконцентрировались на основном содержании проекта, и это привело к успеху".
Преимущества использования системы в подобных случаях, как известно, лучше всего ощущает топ-менеджмент компании, в частности, когда дело доходит до получения аналитических отчетов. Так, в предыдущей системе, с которой работали в Oriflame, можно было использовать только три аналитических признака. В IFS Applications их число выросло до десяти, причем признаки с помощью соответствующей функции можно задействовать в различных сочетаниях. Эти аналитические возможности распространяются и на российский, и на западный учет. При этом исключается риск ошибок, так как система сообщает пользователю, какие признаки нельзя применять в том или ином запрашиваемом сочетании.
"Для меня главное — возможность быстро получить отчет, в любой момент консолидировать данные, узнать, что происходит по затратам, прибылям и убыткам, — поясняет Татьяна Егорова, региональный финансовый контролер Oriflame стран СНГ и Балтии. — При этом менеджер может быстро реагировать на ситуацию, внося необходимые изменения. Кроме того, ему практически в режиме реального времени доступна отчетность каждого филиала". По словам Татьяны Егоровой, сотрудники в филиалах компании уже вполне освоили систему, и поэтому информацию оттуда сейчас можно получать достаточно быстро.
В планах российского представительства Oriflame — переход на новую версию IFS Applications, появившуюся весной 2003 года и обеспечившую более эффективные решения для организации и локального, и западного учета. Планируется также внедрить модуль, позволяющий автоматизировать прогнозирование (сейчас используются только аналитические функции системы). Кроме того, косметическая компания намерена решить задачу интеграции ERP с системой OriSales. Ожидается внедрение IFS Applications и на заводе, который будет открыт компанией в ближайшем будущем. Здесь сотрудничество с КФС, скорее всего, продолжится.
"В течение всего времени внедрения специалисты КФС оказывали нам полную поддержку, связанную с обучением персонала, с локализацией, настройкой, внедрением, тестированием программы, — констатирует Татьяна Егорова. — Хотелось бы отметить четкое управление проектом. Мы считаем, что внедрение IFS Applications в компании Oriflame прошло удачно во многом благодаря компании КФС".
| Oriflame http://www.oriflame.ru |
| Косметическая компания Oriflame была основана в Стокгольме в 1967 году. Сегодня это одна из самых быстрорастущих в мире компаний данного сектора, использующих схему прямых продаж. Компания действует на рынках более чем 60 стран мира, предлагая более 500 наименований парфюмерной и косметической продукции; объем продаж составляет около 500 млн евро в год. Число распространителей продукции Oriflame в мире насчитывает порядка 1,3 млн человек. |
